Wodis Sigma Postkorb
Eben noch auf Papier, jetzt schon auf dem Monitor: Dieses Modul unterstützt Sie bei der effizienten Digitalisierung und Weiterverarbeitung Ihrer Eingangspost.
Das Wodis-Sigma-Modul Postkorb ist ein hocheffizientes Verfahren zur Digitalisierung und elektronischen Weiterverarbeitung eingehender Briefe. Post, die im Wohnungsunternehmen ankommt, wird dafür – gewöhnlich von den Mitarbeitern der Poststelle – nach frei zu definierenden Themengebieten sortiert, so zum Beispiel nach Technik, Betriebskosten oder Verwaltung. Auf jedes Schreiben wird ein Barcode aufgeklebt, der es einem Themengebiet zuordnet. Und dann geht es auf den Scanner.
Ihre Vorteile:
- Digitalisierung: medienbruchfreie Verarbeitung von Briefen
- Transparenz: Wissen, welchen Weg ein Dokument gegangen ist
- Automatisierung: lästige, manuelle Arbeitsschritte entfallen
- Schnelligkeit: beschleunigte Bearbeitung der Eingangspost
- Langzeitarchivierung: sichere Ablage von Dokumenten im digitalen Archiv
- Individualisierung: frei definierbare Kriterien für die Zuordnung der Schreiben
Digitalisierung des Posteingangs
Der zuständige Mitarbeiter startet die zentrale Scanstelle in der Multifunktionsleiste von Wodis Sigma und liest die Briefe ein. Der Brief ist damit digitalisiert und eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung ist gewährleistet. Das Postkorb-Modul sorgt nun dafür, dass das gescannte Dokument anhand des Barcodes automatisch dem zuständigen Kollegen zum Beispiel in der Verwaltung zugeordnet wird: Er erhält eine automatisierte Nachricht darüber, dass ein Dokument für ihn eingegangen ist, das er nun zur Bearbeitung übernehmen kann. Der zuständige Mitarbeiter hat nun etwa die Möglichkeit, das Dokument einem bestimmten Mieter zuzuordnen und eine Aktivität (zum Beispiel eine Aufgabe, eine Notiz oder ein Termin) zu einem Geschäftsvorfall (etwa eine Beschwerde oder Schadensmeldung) zuzuweisen. Durch diese Aktion wird das Dokument im passenden Archiv abgelegt – vollautomatisiert und ohne manuellen Aufwand.
Postbearbeitung automatisieren
Natürlich kann jedes Wohnungsunternehmen frei definieren, nach welchen Kriterien die eingehende Post sortiert werden soll. Auch, ob die gescannten Dokumente direkt beim zuständigen Sachbearbeiter oder zunächst einmal beim Abteilungsleiter landen sollen, der sie anschließend verteilt, ist frei wählbar. In jedem Fall beschleunigt Wodis Sigma Postkorb die Bearbeitung eingehender Briefpost enorm. Das Verfahren automatisiert Tätigkeiten, die es bisher manuell zu erledigen galt – und sorgt gleichzeitig für transparente, klar dokumentierte Postbearbeitungswege.
Wodis Sigma Postkorb ist eine Komponente von => Wodis Sigma Kommunikationscenter.