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Lösungen

FM-Portal für SAP®

Objektbetreuer verbringen einen großen Teil ihrer Zeit bei den Mietern vor Ort. Diese erwarten eine zeitnahe und unkomplizierte Bearbeitung ihrer Anliegen. Das FM-Portal ermöglicht einen direkten Zugriff auf aktuelle Informationen und Mieteranliegen, Handwerkeraufträge und Bearbeitungsstatus.

Ihre Vorteile

Über den mobilen Service „FM-Portal“ erhalten Objektbetreuer die Möglichkeit, standort- und geräteunabhängig auf Daten aus Blue Eagle oder einem anderen SAP®-ERP-System zuzugreifen, um so Formulare sowie Aufträge direkt zu bearbeiten.

Passgenaue Funktionalität

Mit dem Mobilen Service FM-Portal für SAP® stehen Mitarbeitern wichtige Werkzeuge zur Verfügung. Die drei Hauptfunktionen des Portals „Meine Aufgaben“, „Meine Termine“ und „Sicherheitsbegehung“ sind optimal auf den Arbeitsalltag und die Aufgabenbereiche eines Facility Managers abgestimmt. Die Funktion „Meine Aufgaben“ dient der Verwaltung von generellen Mieteranliegen, Störmeldungen und Beschwerden. Termine können im Portalarbeitsbereich „Meine Termine“ bearbeitet werden. Die Funktion „Sicherheitsbegehungen“ bietet eine Anbindungsmöglichkeit an die Verkehrssicherung.

Direkt, aktuell und auch offline

Das Portal ermöglicht eine direkte Bearbeitung von technischen Objekt- und Bestandsdaten sowie Formularen und bildet Mieter- und Vertragsdaten mit Verweis auf weitere Vorgangsmeldungen vollständig ab. Interaktive Formulare können sogar offline bearbeitet werden. Es unterstützt bei der Erfassung von Meldungen und Aufträgen sowie der Wohnungsvermittlung. Dadurch werden die technischen und kaufmännischen Sachbearbeiter, die Betreuer vor Ort sowie, falls integriert, auch die Mieter über jeden neuen Sachverhalt informiert.

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Optimal verzahnt

Das FM-Portal ist auf Grundlage von html5 und Web- Frameworks erstellt und im SAP®-NetWeaver™-Umfeld eingebettet. Dadurch können Gerätefunktionen wie beispielsweise Kamera oder GPS genutzt werden. Die Funktionen „Meine Termine“ und „Meine Aufgaben“ sind direkt an das Kundenkontaktmanagement-Backend angeschlossen. Der Themenbereich „Sicherheitsbegehung“ orientiert sich am Sicherheitsbegehungsworkflow in SAP®. Voraussetzung für die Funktionalität ist die Ausprägung des Vorgangsmanagements in SAP®-Lösungen und Blue Eagle beziehungsweise in dem SAP®-Backend-System. Durch die Arbeit mit dem zentralen Kundenkontaktmanagement werden Doppelungen, Verluste oder Verfälschungen der Kundendaten erfolgreich vermieden.

Aus der Praxis:

Die Mobile Wohnungsabnahme

Einer der häufigsten Prozesse ist die Wohnungsabnahme. Sie wird durch die Funktion „Meine Termine“ mobil unterstützt und im FM-Portal als Terminvorgang angezeigt.

Der Objektbetreuer kann sich aufgrund der GPS-Funktionalität eine Kartendarstellung seiner anstehenden Aufgaben anzeigen lassen, um so seinen Tagesablauf optimal zu planen.

Bei Wohnungsabnahmen stehen dem Objektbetreuer dann vor Ort alle Informationen zum Mieter, zur Wohnung und zur Aufgabe zur Verfügung, sofern sie in SAP®-Lösungen und Blue Eagle gepflegt wurden. Dazu gehören unter anderem Status, Datum, Objektnummer, Anschrift, Etage, Lage, Zimmerzahl, Wohnfläche, Vertrags- und Mieterdaten.

Auch das Abnahmeformular wird via HTML über das Portal mit bereitgestellt. Es lässt sich auch offline bearbeiten und dank Unterschriftenmöglichkeit direkt unterzeichnen. Anschließend kann es per E-Mail versendet werden und wird zugleich automatisch in der Mieterakte abgelegt.

Darüber hinaus hat der Objektbetreuer die Möglichkeit, Bilder zum Vorgang abzulegen. Etwaige Schäden können mit der Kamera des mobilen Endgeräts aufgenommen und direkt mit der Abnahme verknüpft werden. Die Fotos erscheinen in SAP®-Lösungen und Blue Eagle in der Anlagenliste zum Vorgang.

Es ist auch möglich, für die weitere Bearbeitung interne Notizen zur Abnahme anzulegen. Diese werden in einem Vorgangstext, der beispielsweise in einem Mieterportal hinterlegt wird, nicht angezeigt.

Die Mobilen Verkehrssicherung

Die Mobile Verkehrssicherung ist eins von drei Hauptelementen des Mobilen Services FM-Portal.

Dank der direkten Anbindung an das Kundenkontaktmanagement haben die Mitarbeiter vor Ort alle Informationen, die sie brauchen.

Termine für eine Begehung werden beispielsweise automatisch von einem Wartungsplan ins Kundenkontaktmanagement übertragen und von dort an das FM-Portal des zuständigen Mitarbeiters weitergemeldet. Vor Ort steht dem Prüfenden eine lückenlose, digitale Checkliste zur Verfügung, die sich problemlos abarbeiten lässt. Dabei kann er direkt auf die technischen Objekt- und Bestandsdaten zugreifen. Alle Befunde werden sofort protokolliert.

Sind die Aufgaben erledigt, werden die Daten wieder ins ERP-System transferiert, ohne dass sie später im Büro erneut eingegeben werden müssen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Das Thema Verkehrssicherung ist so brisant, dass der Gesetzgeber die Verantwortung auf die gesamte Hierarchie verteilt hat: Führungskräfte (bis hin zur Vorstandsebene) sind verpflichtet, die durchgeführten Begehungen stichpunktartig zu prüfen. Deshalb unterstützt die Mobile Verkehrssicherung auch diese Prüfungen der Prüfungen.

Effizient und integriert

Mit dem webbasierten FM-Portal für SAP® steht den Wohnungsunternehmen und Facility Managern ein professionelles Werkzeug zur Verfügung, das trotz des umfangreichen Leistungsspektrums für alle Prozessbeteiligten einfach und intuitiv zu handhaben ist. Mithilfe der Automatisierung standardisierter Prozesse und einer nach Wünschen des Kunden individuell angepassten Einrichtung kann die Effizienz sämtlicher Arbeitsprozesse gesteigert werden. Die Integration aller Prozessbeteiligten gewährleistet eine reibungslose Kommunikation und Bearbeitung sämtlicher Vorgänge. Über das Service-Portal Mareon können auch Handwerker in die Abläufe integriert werden. Somit lassen sich Anwendertagesgeschäft, Kundenbedürfnisse und strategische Unternehmensführung bestens vereinbaren.

Produktbeschreibung

Hier können Sie den Artikel zum Produkt als PDF öffnen und ggf. ausdrucken oder herunterladen.

Produktbeschreibung
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