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E-Journal

Lösungen > ERP-Systeme > SAP®-Lösungen > Integrierte Lösungen von Aareon
Lösungen > ERP-Systeme > SAP®-Lösungen > Blue Eagle ERP-System

Einkauf und Technik – eine perfekte Symbiose?

In den meisten Prozessen von Wohnungsunternehmen liegt erhebliches Verbesserungspotenzial. Welche Vorteile beispielsweise eine Verzahnung von Einkauf und Technik auf einer digitalen Plattform bringt, lesen Sie in unserem Beitrag.

Die Wohnungswirtschaft ist ständig bestrebt, ihre Prozesse zu verbessern. Dabei wird der Schwerpunkt häufig auf die Optimierung der Strukturen innerhalb eines Prozesses gelegt. In seltenen Fällen erfolgt diese Optimierung prozessübergreifend. Dabei bergen genau diese prozessübergreifenden Verzahnungen großes Verbesserungspotenzial im Hinblick auf Schnelligkeit, Transparenz und Entlastung von Mitarbeitern.

Die Verzahnung von Einkauf und Technik weist nachweislich bereits große Vorteile auf. Hierbei werden die Prozesse beider Bereiche auf einer einheitlichen Plattform zusammengefasst, neu ausgerichtet und optimal miteinander verzahnt.

Die Grafik zeigt, welche Prozesse verbessert werden können:

Einkaufsprozesse
Einkaufsprozesse

Bestandsdatenpflege – aufwendig oder automatisiert?

Bestandsdatenpflege ist im Alltag eines Mitarbeiters eine ständig wiederkehrende, zeitintensive Aufgabe, die zudem viel Aufmerksamkeit erfordert. Zeitmangel und fehlende Möglichkeiten, die Bestandsdaten zu erfassen, sind ein Grund dafür, dass viele Bestandsdaten veraltet sind. Über das Service-Portal Mareon können Handwerker Bestandsdaten zeitnah nach einer Erneuerung oder Reparatur pflegen. Zudem bietet Aareon für Mitarbeiter des Wohnungsunternehmens die Möglichkeit, Bestandsdaten über das FM-Portal direkt beim Mieter vor Ort mobil zu erfassen.

Die in beiden Fällen gewonnenen Daten werden automatisch in das SAP®-System eingespielt. Das spart Zeit und erhöht die Genauigkeit und Aktualität der Daten.

Pauschale Beauftragung – Entlastung ohne Detailverlust

Häufig führen pauschale Beauftragungen neben einer Entlastung der Eigenorganisation auch zu einem Detailverlust. Mit der digitalen Leistungsrückmeldung kann diesem entgegengewirkt werden. Zu Auftragsstatus und -historie werden detaillierte Informationen gesammelt. Dadurch wissen die Mitarbeiter ohne Mehraufwand, was wann gemacht wurde und welchen Wert die erbrachten Leistungen tatsächlich haben. Ebenfalls lassen sich Folgeaufträge durch die digitalen Leistungsrückmeldungen optimieren.

Neue Auftragsarten – automatische Auftragsvergabe

Statt eines hohen Aufwands durch das wiederkehrende manuelle Auslösen und Nachhalten von Pflege- und Wartungsverträgen werden Terminpläne für Pflege und Wartung direkt im System hinterlegt. Durch die Verknüpfung von Einkauf und Technik können diese hinterlegten Termine zu gegebener Zeit automatisch eine Beauftragung über Mareon auslösen. Das sorgt für mehr Transparenz, die den Handwerkern zugute kommt.

Verkehrssicherungspflichten – wichtiges, risikoreiches Thema

Verkehrssicherungspflichten stellen für Unternehmen aufwendige und äußerst wichtige Aufgaben dar. Mit der Vernetzung von Einkauf und Technik können Verkehrssicherungstermine und Begehungen systemgestützt terminiert und überwacht werden. Auch die Beauftragung Dritter mit den Verkehrssicherungspflichten kann automatisch in diesem Prozess berücksichtigt werden. Die Aufträge erhalten das Kennzeichen Verkehrssicherung und Folgeaufträge werden direkt ausgelöst. Dadurch können Haftungsrisiken minimiert, Nachweispflichten erfüllt und Mitarbeiter im Tagesgeschäft entlastet werden.

Leistungsanforderungsblatt – transparent ohne Medienbrüche

Anstatt jede Maßnahme individuell zu kalkulieren, können Mitarbeiter aus diesem Katalog Einzelpositionen direkt in einen konkreten Auftrag ziehen. Auftrag und Kalkulation werden so schneller erstellt, das fertige Dokument wird in digitale Freigabeverfahren integriert und somit Transparenz geschaffen.

AV(A)-Cockpit- Anfrage/Angebot – übersichtlich und effizient

Das AV(A)-Cockpit (Angebot-Vergabe-(Auftrag-)Cockpit) ist ein projektbezogenes „Vergabe-Cockpit“, um Ausschreibungen – speziell für immer wiederkehrende Ausschreibungen wie z. B. Badmodernisierung – bis zum Vergabevorschlag übersichtlich und einfach organisieren zu können. Das AV(A)-Cockpit harmonisiert die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Ausschreibungen und Vergabe werden über die AV(A)-Software eingebunden und jede Anfrage lässt sich an eine beliebige Zahl von Dienstleistern versenden. Alle Maßnahmen lassen sich im SAP©-System verfolgen.

Unternehmerbewertung – individuell und auftragsbezogen

Schließlich können die Unternehmen durch eine Verzahnung der Prozesse auch die Stärken und Schwächen ihrer Geschäftspartner klar herausarbeiten. Dazu dient eine Unternehmensbewertung, in der die Lieferanten auftrags- und leistungsbezogen nach individuell gewichteten Kriterien bewertet werden können.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Verzahnung

In technischer Hinsicht bietet Aareon mit Blue Eagle Individual eine optimale Basis für diese Verzahnung. Das Service-Portal Mareon fungiert als Online-Plattform zur Kommunikation und Beauftragung der Handwerker. Mobile Endgeräte erlauben eine Vor-Ort-Bearbeitung der Aufgaben im Massengeschäft.

Erfahrungsgemäß liegt die größte Herausforderung eines solchen Projekts jedoch weniger in der technischen Umsetzung als in einem gemeinsamen Verständnis für alle Prozesse und Teilelemente innerhalb des Unternehmens. Ist dieser Grundbaustein gelegt, so ebnen solche digitalen Lösungen ohne Systembrüche den Weg zu völlig neuen, zukunftsweisenden Einkaufsprozessen.

aus: e-journal 3/2013

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