Sechs Tipps für Ihre jährliche Betriebskostenabrechnung
Alle Jahre wieder im ersten Halbjahr geht es in Wohnungsunternehmen hektisch zu: Die jährlichen Betriebskostenabrechnungen wollen erstellt werden. Für die Mitarbeiter bedeutet das eine große Arbeitsbelastung. Für das Unternehmen die Beanspruchung vieler Ressourcen, die dann an anderer Stelle fehlen.
Dabei lässt sich an dieser Stelle leicht Abhilfe lassen – etwa mithilfe von Teil- oder gar einer vollständigen Automatisierung der relevanten Arbeitsabläufe. In der folgenden Slideshow stellen wir Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten vor, mit denen Sie sich die Abwicklung der Betriebskostenabrechnungen deutlich erleichtern können – und endlich entspannt durchs erste Quartal kommen.
Aufgaben verteilen und überblicken
In der stressigen Phase der jährlichen Betriebskostenabrechnung geht schnell der Überblick verloren. Wer sitzt gerade woran, und wie ist der Arbeitsstand? Mit dem Modul Aktivitätenmanagement in Wodis Sigma können Sie Aufgaben softwaregestützt an Ihre Mitarbeiter verteilen. So weiß jeder, was er zu tun hat – und wie der aktuelle Stand der Arbeiten ist.
Bei SAP®-Lösungen und Blue Eagle ist im Kundenkontaktmanagement der Bereich Einsprüche und Rückfragen nach Abrechnungen abgebildet. Das „Abrechnungs-Cockpit“ unterstützt die Steuerung des eigentlichen Abrechnungsprozesses. Die operative Sicht gewährt Sachbearbeitern den Einblick in den Status einzelner Abrechnungen, die Managementsicht enthält zudem eine Planungsfunktion und ein Reporting des Fertigstellungsgrads.
Wärmemessdienste werden Mitarbeiter auf Zeit
Schon in kleinen Beständen dauert das Vor- und Zusortieren von Heizkostenabrechnungen oft Tage. Mit dem Modul „Integrierte Abrechnung“ können Sie Wärmemessdienste dagegen direkt in den Prozess einbinden und alle relevanten Daten ins System einspeisen lassen. Sie selbst müssen nur noch die Liegenschafts- und Mieterdaten sowie Kostendaten freigeben und schließlich die Betriebskostenabrechnung drucken – fertig.
Große Aussendungen im Handumdrehen erledigen
Bei personalisierten Aussendungen an besonders viele Adressaten stoßen gängige Textverarbeitungsprogramme oft an ihre Grenzen. In Wodis Sigma schaffen die Module „Text“ und „Serienbriefassistent“ abhilfe. Damit findet die komplette Serienbrieferstellung auf einem Workserver statt – über Stunden blockierte Einzelrechner gehören der Vergangenheit an. Zudem ist ein umfangreicher Zugriff auf die Datenbank möglich, der über die vordefinierten Seriendruckfelder hinausgeht.
Bei SAP®-Lösungen und Blue Eagle unterstützt „Dynamic Forms“ die Erstellung von Abrechnungsschreiben sowie sonstiger Vertragskorrespondenz. Schreiben können in der Anwendungsumgebung selbst ausgeprägt werden, ohne dass eine Programmierung nötig ist. Im ASP-Umfeld unterstützt auch die BDA-Textschreibung als Word-Schnittstelle für allgemeine Schreiben.
Ein Klick statt mühsamer Handarbeit
Einen Brief ausdrucken, falzen, kuvertieren, freimachen und versenden, das dauert nicht besonders lange – tausende Briefe jedoch schon. Mit dem Modul „Druck und Versand“ übertragen Sie Dokumente und Adressdateien digital an das Aareon-Rechenzentrum und lagern die zeitraubende Konfektionierung Ihrer Post einfach aus.
Betriebskostenabrechnungen digital übermitteln
Der postalische Versand von Betriebskostenabrechnungen kostet nicht nur jede Menge Zeit, sondern auch Porto. Beides sparen Sie, wenn Sie Ihren Mietern die Dokumente in deren Dokumentenbox digital zur Verfügung stellen. Das ist sowohl über das CRM-Portal als auch die CRM-App möglich.
Rechnungen digital erhalten
Postalische Rechnungen mühsam scannen und die relevanten Daten händisch ins System einpflegen? Das muss heute nicht mehr sein. Über das Handwerkerportal Mareon können Sie Handwerker nicht nur beauftragen, sondern auch die komplette Rechnungsstellung digital abwickeln. Wenn Sie auch sonstige Rechnungen direkt digital erhalten wollen, gibt es dafür den Aareon Rechnungsservice. Damit werden alle nötigen Daten direkt weiterverarbeitbar ins ERP-System vermittelt.