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mobile Wohnungsübergabe
Die (mobile) Wohnungsübergabe im digitalen Zeitalter
Aus der Praxis

Ohne Papier und Bleistift: Die mobile Wohnungsabnahme

Tablet statt Formular, Datenübertragung statt Abtippen – mit einer App für die mobile Wohnungsabnahme testet die in Bamberg ansässige Joseph-Stiftung ein neues Instrument. Worin die Optimierungspotenziale liegen und welche Faktoren zur Akzeptanz führen, haben wir bei einem Besuch vor Ort erfahren.

Die mobile Wohnungsabnahme funktioniert ganz ohne Stift und Papier.
Die mobile Wohnungsabnahme funktioniert ganz ohne Stift und Papier.

Ein Vormittag Ende Juni 2014: Ich sitze in einem Besprechungsraum und treffe Rudolf Klieve und Holger Engelhardt, zuständig für die Wodis Organisation der Joseph-Stiftung im fränkischen Bamberg und den Sprecher des Vorstandes, Dr. Wolfgang Pfeuffer. Ich möchte mir von ihnen zeigen lassen, wie die mobile Wohnungsabnahme per Tablet funktioniert, die derzeit von ihnen erprobt wird.

Während Rudolf Klieve den Beamer hochfährt und sein iPad anschließt, nutzt der ebenfalls anwesende Pressesprecher Bernhard Schneider die kurze Gelegenheit, mir die Historie des „kirchlichen Wohnungsunternehmens“ zu erläutern. Es wird sofort deutlich, dass der Einsatz zeitgemäßer Informationstechnologien in Bamberg etwas ganz Normales ist:

„Die Einführung innovativer Prozesse und Instrumente gehört bei der Joseph-Stiftung zur Unternehmenskultur. Schon die Gründung der Stiftung als Immobilien-Dienstleister war seinerzeit eine außergewöhnliche Maßnahme“, berichtet Schneider von den Anfangstagen. „Dabei folgten die Gründerväter dem traditionellen Verständnis der Nächstenliebe: Der seinerzeitige Erzbischof Joseph Otto Kolb stiftete den finanziellen Grundstock für ein gemeinnütziges Wohnungsbau- und Siedlungswerk, um nach dem Zweiten Weltkrieg den vielen Flüchtlingen, Vertriebenen und Ausgebombten im Erzbistum eine Heimat geben zu können“.

Mobile Services für ein kirchliches Wohnungsunternehmen

Seit der Gründung im Jahr 1948 ist die Zahl der Mitarbeiter auf rund 180 gestiegen, die sich heute um über 6.200 eigene Wohneinheiten kümmern. Daneben werden ebenso viele Einheiten für Wohnungseigentümergesellschaften und institutionelle Auftraggeber von der Joseph-Stiftung verwaltet. Dabei ist die Stiftung auch als Geschäftsbesorger insbesondere für kleinere Wohnungsbaugenossenschaften tätig.

2008 erhielt die Joseph-Stiftung den DW-Zukunftspreis in der Kategorie „Gesamtkonzept“ – nicht für ein Projekt, sondern als Institution.

Die seinerzeitige Begründung: „Es gibt kaum einen wohnungswirtschaftlichen Arbeitsbereich, in dem die Joseph-Stiftung nicht eine Initiative ergriffen, eine Software entwickelt oder gemeinsam mit Partnern an Innovationen gearbeitet hat“. Dass man sich nun mit digital gestützten Prozessen und neuen IT-Lösungen auf dem Feld der Wohnungsabnahme beschäftigt, folgt also lediglich dem eigenen, seit Jahrzehnten bewährten Anspruch: Innovation aus Tradition.

Die Joseph-Stuftung testet die mobile Wohnungsabnahme.
Die Joseph-Stuftung testet die mobile Wohnungsabnahme.

Die mobile Wohnungsabnahme als Baustein der „optimalen Genossenschaft“

Nachdem ich mir diese Notizen zur Geschichte der Joseph-Stiftung gemacht habe, signalisiert Rudolf Klieve, dass wir jetzt einen Zeitsprung in die Gegenwart und die nähere Zukunft machen können. „Ich zeige Ihnen jetzt einmal die Anwendung, die wir gerade testen, um den Prozess der mobilen Wohnungsabnahme unter Einsatz eines Tablet in der Praxis zu testen“.

Im Rahmen des Projektansatzes zur Strukturierung einer „Optimalen Genossenschaft“ setzt die Joseph-Stiftung ab dem 4. Quartal 2014 iPads bei der Wohnungsabnahme ein. Es geht dabei nicht darum, einer Mode zu entsprechen – sondern um die Optimierung der bisherigen Prozesse.

„Wir arbeiten daran, ein ganzes Setting an Maßnahmen, Instrumenten und Prozessen zu erproben und anwendungsreif zu machen, mit dem eine Genossenschaft optimal verwaltet und geleitet werden kann. Das Ganze hat also Modellcharakter über den Tag hinaus“, ordnet Klieve den Einsatz der Tablets strategisch ein.

In der GEWOG Bad Berneck eG läuft zu diesem Zweck derzeit die Erprobung der Anwendung – als Lackmustest für alle fünf von der der Joseph-Stiftung betreuten Wohnungsbaugenossenschaften. Im Mittelpunkt stehen dabei zwei Fragen: Entspricht die Anwendung den alltäglichen Prozessen einer Wohnungsabnahme? Und ist die App so aufgebaut, dass ein Hausbetreuer sie vor Ort optimal benutzen kann?

Realitätsnaher Test mit „echten“ Bestandsdaten

Rudolf Klieve ruft die Eingabemaske zur Wohnungsabnahme auf: „Wir greifen beim Test auf echte Bestandsdaten zurück, aber natürlich in einer autarken Testumgebung, um den Livebetrieb unserer tatsächlichen Verwaltung nicht zu stören“. Die Live-Verknüpfung mit den Bestandsdaten ist ein vorrangiges Ziel der Anwendung, denn sie wird künftig helfen, Zeit zu sparen und Prozesse zu optimieren. „Die Notwendigkeit, im Nachgang die Daten einer Wohnungsabnahme aus einem Papier-Formular im ERP-System Wodis zu erfassen, entfällt. Und wir vermeiden damit auch eine Fehlerquelle bei der Übertragung der Daten“.

Das fängt bei so einfachen Dingen, wie der Lesbarkeit der bislang auf Papier erfassten Angaben, an. „Nicht nur die Kollegen in der Verwaltung, sondern auch die Hausbetreuer selbst, die ein Abnahmeprotokoll in einigen Fällen unter Zeitdruck erfassen müssen, können mitunter später das Geschriebene nicht mehr so recht entziffern. Mit dieser Anwendung stellen wir die Lesbarkeit auf Dauer sicher“.

Die mobile Wohnungsabnahme wird am Desktop-Rechner im ERP-System vorbereitet. Dabei fließen Daten aus dem technischen Bestandsdatenmanagement mit in den Prozess ein. Während in den bisherigen Formularen alle Varianten der Abnahme in Bezug auf räumliche sowie technische Ausstattung der Wohnung abgebildet werden mussten, wird diese Redundanz durch die neue Anwendung reduziert: Es erscheinen nur die Datenfelder, die auch auf die abzunehmende Wohnung zutreffen – gibt es keinen Abstellraum in der Küche, so taucht hierfür auch kein Eingabefeld auf. Auch diese spezifischen Eingabevorgaben auf Basis der bereitgestellten Daten vermeiden Fehleingaben.

Durch den Einsatz von Tablets können bisherige Prozesse optimiert werden.
Durch den Einsatz von Tablets können bisherige Prozesse optimiert werden.

Der Erfolg liegt in der Akzeptanz der Anwendung

Für den tatsächlichen Erfolg der App im Alltag ist die Akzeptanz bei den Anwendern von zentraler Bedeutung: Wenn die eingespielten traditionellen Abnahme-Prozesse und die Abläufe zur Dateneingabe auf dem Tablet nicht zusammenpassen, könnten die Hausbetreuer dem Einsatz der neuen Geräte mit Skepsis begegnen – oder sie sogar gänzlich ablehnen. „Unser Usability-Faktor Nummer eins ist daher der Hausbetreuer vor Ort. Ein Stück weit muss er sich natürlich mit der Logik dieser App auseinandersetzen und daran gewöhnen – seine Anwenderzufriedenheit hat aber durchaus Gewicht“.

Dass die Anwendung verlässlich und schnell läuft, dafür sorgt sorgen die Funktionen der App: Selbst, wenn das eingesetzte iPad nicht in der Nähe eines Funknetzes ist, gehen die Daten nicht verloren. Die Software erkennt die fehlende Anbindung und speichert die Daten selbsttätig offline auf dem Tablet zwischen. Bei der nächsten Einwahl in ein Funknetz oder WLAN werden die Daten dann übermittelt.

Raum für Raum, Element für Element, Bauteil für Bauteil wird dann in der App der Zustand der Wohnung und die Notwendigkeit von Schönheitsreparaturen oder Instandsetzungsmaßnahmen erfasst und Schadensmeldungen von der App können beim Datenabgleich direkt weitergegeben werden. Der Zustand eines Raumes oder Bauteils kann auch durch Bilder dokumentiert werden, für jedes Datenfeld besteht die Möglichkeit, mit der im Tablet integrierten Kamera Fotos zu machen. Sie Sie sind weiterer Bestandteil des digitalen Abnahmeprotokolls und für jeden Mitarbeiter, der im Nachgang den Vorgang aufruft, immer verfügbar und dauerhaft gespeichert.

Bei der Eingabe der Daten sieht der Nutzer anhand eines grünen Häkchens, welche Räume er schon ohne Beanstandung erfasst hat. Wurde ein Mangel festgestellt oder die Notwendigkeit einer Maßnahme erfasst, zeigt ein Ausrufezeichen das an. Am Ende der Abnahme erfolgt eine elektronische Unterschrift durch den Mieter und den Hausbetreuer direkt auf dem Tablet, der damit das nunmehr als PDF vorliegende Abnahmeprotokoll quittiert. Ab diesem Zeitpunkt ist keine Änderung mehr möglich. So wird sichergestellt, dass nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen werden.

Die Beschleunigung der bisherigen Prozesse werden laut Rudolf Klieve schnell für eine Akzeptanz der Anwendung sorgen: „Die Daten der Wohnungsabnahme können von den Kollegen in der Verwaltung nach Übermittlung sofort genutzt werden, der Hausbetreuer muss nicht mehr an die Übernahme der Daten denken, und kann sich umgehend um andere Aufgaben kümmern.

Übergang in die Anwendungsphase ab 2015

Die Joseph-Stiftung beabsichtigt, nach Abschluss der Testphase die mobile Wohnungsabnahme in der alltäglichen Praxis zum Jahreswechsel 2014/2015 einzusetzen. Vor allem bei den Studentenwohnheimen der Joseph-Stiftung wird sich die Zeitersparnis durch den App-Einsatz bemerkbar machen: „Rund ein Viertel der stiftungseigenen Wohneinheiten bietet Studierenden ein Zuhause. Da kommen zu Semesterwechsel schnell bis zu 50 Wohnungsabnahmen in nur wenigen Tagen zusammen”, schätzt Pressesprecher Bernhard Schneider.

„Künftig werden mobile Anwendungen in der Wohnungswirtschaft sicherlich immer wichtiger“, ergänzt Vorstandssprecher Wolfgang Pfeuffer abschließend. „Der Einsatz der mobilen Wohnungsabnahme steht bei der Joseph-Stiftung daher nicht nur für die Prozessoptimierung, sondern auch als ein erster innovativer Schritt in die mobile Zukunft“.

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