100 Prozent digital, 100 Prozent sicher
Aareon Rechnungsservice ist ein Meilenstein auf dem Weg zur umfassenden elektronischen Rechnungsbearbeitung – und hat den Praxistest mit Bravour bestanden.
„Seit der Einführung von Aareon Rechnungsservice bearbeiten wir unsere Rechnungen wesentlich schneller, haben die Qualität des Rechnungsprozesses deutlich erhöht und konnten sogar eine Einsparung von 42 Prozent erzielen.“ Michael Wagner, Prokurist der HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH in Berlin, weiß wovon er spricht. Anfang des Jahres hat die HOWOGE als bundesweit erstes Unternehmen Aareon Rechnungsservice eingeführt. Rechnungen der Berliner Stadtreinigung (BSR) sowie der Energielieferanten GASAG Berliner Gaswerke und Vattenfall Europe Berlin laufen seither digital bei der HOWOGE ein. Die Daten werden direkt ins GES-ERP-System übernommen und dort bearbeitet, die Rechnung selbst als digitales Dokument revisionssicher und automatisch archiviert.
Sieben von zehn Bearbeitungsschritten eines klassischen Rechnungslaufs macht der neue Service überflüssig.
Seine Vorteile liegen auf der Hand – für Rechnungssteller wie -empfänger. Wohnungsunternehmen, die mit den ERP Systemen GES, Wodis Sigma (ab Release 2.0) oder einem SAP®-und-Blue-Eagle-System (ab Release 6.2) arbeiten, können eingehende Rechnungen wesentlich effizienter bearbeiten.
Kein Wunder, dass sich einige große Unternehmen der Ver- und Entsorgungsbranche in Berlin seit einiger Zeit gemeinsam Gedanken über einen solchen Service gemacht hatten. Ihre Ziele: kürzere Prozesse und reduzierte Kosten bei höherer Prozessqualität, eine engere Zusammenarbeit mit den Kunden und entsprechend engere Kundenbeziehungen. Das Potenzial dafür ist groß – für alle Beteiligten: So hat Berlin rund 1,8 Millionen Haushalte, deren Abfälle von der Berliner Stadtreinigung entsorgt werden. Und aufseiten der Wohnungsunternehmen machen Betriebskostenabrechnungen immerhin fast 40 Prozent des Rechnungseingangs aus. Doch fehlende Standards und eine mangelnde Prozessintegration, so die BSR, schreckten die Nutzer ab und verhinderten den Durchbruch.
Tatsächlich aber existierte bereits ein bewährter Prozess digitaler Rechnungsbearbeitung – wenn auch auf anderem Gebiet. Seit Jahren können Wohnungsunternehmen über das Service-Portal Mareon bis zu 50 Prozent ihrer Rechnungen digital erhalten. Allein die HOWOGE wickelt über Mareon jährlich rund 63.000 Aufträge in der laufenden Instandhaltung ab. Deshalb arbeitete Aareon bereits mit voller Kraft daran, ähnlich kurze Kooperationswege auch anderen Geschäftspartnern zu eröffnen. Mit seiner hohen Prozessintegration bot der Aareon Rechnungsservice genau das, was die BSR suchte.
„Mit Aareon haben wir endlich einen IT-Dienstleister gefunden, der unsere Vision von elektronischen Rechnungen kompetent umsetzen konnte. Das hohe Maß an Sicherheit hat uns überzeugt. Und es hat sich bewährt“, bestätigte Ute Schäfer, Leiterin Kundenbetreuung der BSR, auf dem Aareon Kongress in Garmisch-Partenkirchen.
Im Februar 2010 begann das Pilotprojekt, in dem die HOWOGE, Aareon und die Ver- und Entsorger BSR, GASAG und Vattenfall zusammenarbeiteten. Nach Analyse, Konzeption, Realisierung und Tests war es im Oktober 2010 so weit: Aareon Rechnungsservice ging bei der HOWOGE produktiv. Seit Januar 2011 ist er Teil des operativen Geschäfts. Die BSR übertrug zunächst 1.600 Jahresrechnungen – mit überwältigendem Erfolg. „Der Rücklauf an fehlerhaften Rechnungen war auf Anhieb äußerst gering“, erinnert sich Ute Schäfer. Nur bei rund zwei Prozent der Rechnungen gab es in diesem ersten Lauf noch Klärungsbedarf. Seit Februar erhält die HOWOGE nun auch die Leistungsrechnungen auf digitalem Wege.