Wechselmanagement: Kosten sparen mit Automatisierung
Die Prozesse beim Mieterwechsel waren bisher manuell geprägt und damit sehr fehleranfällig. Aareon Wechselmanagement automatisiert diese Abläufe. Im Interview erklärt Anke Morlath, warum davon nicht nur Wohnungsunternehmen, sondern auch Wärmemessdienstleister und Energieversorger profitieren.
Jeder Mieterwechsel ist zeit- und kostenintensiv. Pro Auszug veranschlagen Wohnungsunternehmen einen Aufwand von über 1.000 €. Der Grund: Jeder Mieterwechsel löst eine Vielzahl von Prozessen aus, die bisher größtenteils manuell durchgeführt wurden. Beteiligt sind nicht nur Wohnungsunternehmen und Mieter, sondern auch Energieversorger und Wärmemessdienste. Aareon Wechselmanagement bietet große Potenziale, viele der Arbeitsschritte zu automatisieren.
Welche das sind und wie viel Ressourcen Wohnungsunternehmen dadurch einsparen können, erklärte uns Anke Morlath, Bereichsleiterin EVU Competence Center und Geschäftsführerin phi-Consulting GmbH, im Interview.
Aareon Smart News: Guten Tag Frau Morlath, was genau macht Mieterwechsel für Wohnungsunternehmen so kostenintensiv?
Anke Morlath: Neben der schieren Anzahl der Fälle liegt das Problem in der Zahl der Prozesse und der beteiligten Akteure. Beides macht einen Mieterwechsel recht komplex. Hinzu kommt, dass die Arbeitsschritte bisher manuell erledigt werden mussten. Leerstandsrechnungen bearbeiten, Zählerstände ablesen, später ins System übertragen, Daten bearbeiten und weiterleiten – all das passiert in den meisten Unternehmen noch manuell. Das beansprucht schon bei reibungslosem Verlauf die Ressourcen und erst recht, weil die manuelle Bearbeitung auch sehr fehleranfällig ist. Deshalb setzen wir genau da an.
So profitieren Wohnungsunternehmen, Energieversorger und Wärmemessdienste von der Automatisierung
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Ressourcenersparnis
Automatische Prozesse bedeuten weniger Zeitaufwand für Bearbeitung, Recherche und Rücksprache.
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Transparenzgewinn
Alle Akteure haben Zugriff auf wichtige Daten, zum Beispiel Verbräuche und Verträge. Durch die Transparenz kann vorausschauend agiert werden.
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Weniger Fehler und Kulanzfälle
Daten werden automatisch synchronisiert, Übertragungsfehler entfallen. Dadurch sinkt die Zahl nachzuverfolgender Einzelfälle.
Aareon Smart News: Können Sie uns das erklären?
Anke Morlath: Gerne, unser Ziel ist es, manuelle durch automatisierte Abläufe zu ersetzen – und das branchenübergreifend. Basis dafür sind gemeinsame Schnittstellen bei allen Beteiligten, also dem Wohnungsunternehmen, den Energieversorgern und dem Wärmemessdienst. Gesteuert werden die automatisierten Prozesse in Aareon Wechselmanagement. Im Endeffekt müssen nur noch die Zähler manuell abgelesen werden. Die dabei ermittelten Daten werden per mobilem Wohnungsmanagement digital zur Verfügung gestellt. Sobald die Daten erfasst sind, werden die Informationen für Abrechnung und Vertragsübernahme automatisch an die Systeme der jeweiligen Partner weitergeleitet – fristgerecht und im richtigen Format. Und auch die Stammdaten werden regelmäßig synchronisiert. Der Austausch per E-Mail oder gar per Post ist damit hinfällig.
Aareon Smart News: Das heißt, dass auch die Zahl der Fehler abnimmt?
Anke Morlath: Genau – und die Anzahl von Fällen, in denen zum Beispiel Wohnungsunternehmen und Energieversorger Rücksprache halten müssen. Dadurch, dass wir Medienbrüche beseitigen und manuelle Eingriffe wegfallen, sorgen wir für mehr Stabilität. Da alle Informationen ebenso wie die Mieterdaten abrufbereit vorliegen, gewinnen die Beteiligten außerdem an Planungssicherheit. Mehr Transparenz bedeutet schließlich, vorausschauender agieren zu können.
Aareon Smart News: Aber wie kann man Wärmemessdienste und Energieversorger davon überzeugen, sich auf das System der Wohnungsunternehmen einzulassen?
Anke Morlath: Das ist tatsächlich kein Problem. Der Markt hat ein sehr großes Interesse an unserer Lösung. Schließlich profitieren alle Teilnehmer vom Wechselmanagement, nicht nur das Wohnungsunternehmen. Die digitalisierten An- und Abmeldeprozesse sind deutlich schneller. Das spart allen Parteien eine Menge Zeit und Geld. Wir haben hier also eine echte Win-win-win-Situation und mal wieder bewiesen, dass Aareon gut darin ist, branchenübergreifend zu denken und Geschäftspartner dadurch näher zusammenzubringen.