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Aktivitäten- und Vorgangsmanagement

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Aktivitäten- & Vorgangsmanagement: Integration & Effizienz

Das Aktivitätenmanagement macht die Bearbeitung von Aufgaben effizienter und schafft mehr Klarheit über die Verantwortlichkeiten. Mit dem Vorgangsmanagement lassen sich außerdem mehrere Aktivitäten zu Abläufen koppeln. Beide Module haben eine wichtige Rolle in der Aareon Smart World.

Nahtlose Verwaltung von Aufgaben in Wodis Sigma

Ob Wohnungsübergabe, Reparaturtermin oder Kundenanfrage – das Wodis Sigma Aktivitätenmanagement erlaubt Ihrem Unternehmen, Aufgaben zentral im ERP-System zu steuern. Mit dem kostenlosen Tool haben Sie jederzeit alle Tasks unter Kontrolle und absolute Klarheit über die Verantwortlichkeiten und den Bearbeitungsstand. Ähnlich der Aufgaben in Microsoft® Office Outlook® – nur viel tiefer in Aareon Wodis Sigma integriert – umfasst das Modul alle notwendige Funktionen wie Zuweisung der Aktivitäten an Systemnutzer, Terminierung oder Erinnerung. Aktivitäten können mit nahezu jedem Objekt in Wodis Sigma gekoppelt sein. Ein Doppelklick auf die Verknüpfung Wodis Sigma Cockpit oder Kalender genügt und der verantwortliche Mitarbeiter kann mit der Bearbeitung der Aufgabe an der richtigen Stelle in Wodis Sigma beginnen.

Aktivitäten durch das ERP-System automatisieren

Über das Wodis Sigma Aktivitätenmanagement lassen sich Angelegenheiten nicht nur manuell von einem Kollegen an andere zuweisen. Das Modul lässt sich auch individuell so einrichten, dass neue Aufgaben automatisch erstellt werden. Wie umfänglich das System dafür eingerichtet wird, bleibt Ihnen freigestellt. Wird etwa in der Bearbeitung ein Status geändert oder ist eine Freigabe von Eingaben notwendig, kann der betroffene Nutzer durch Wodis Sigma automatisch eine Aktivität erhalten, die ihn auf diese Aufgabe hinweist. Eine manuelle Information des Kollegen entfällt, die Arbeit wird effizienter und Aufgaben geraten nicht in Vergessenheit.

Eine besondere Rolle erhalten die Aktivitäten im Kontext der Aareon-Smart-World-Lösungen. Ein Beispiel: Ein Mieter zieht aus. Für eine reibungslose Übergabe weisen Sie dem zuständigen Mitarbeiter des Facility Managements im Vorfeld die Aufgabe zu, am Termin teilzunehmen. Über Wodis Sigma bekommt er zunächst eine Nachricht. Außerdem findet er den Termin direkt in seinem Outlook®-Kalender. Kurz vor der Übergabe erhält der Mitarbeiter eine Erinnerung und kommt so sicher seiner Verantwortung nach. Die von ihm mobil erfassten Daten der Abnahme triggern automatisch den nächsten Arbeitsschritt.

Vorgangsmanagement bündelt Aktivitäten

Nicht selten sind Aktivitäten Teil komplexer Prozesse. Dem trägt das Vorgangsmanagement Rechnung, denn es erlaubt die Kopplung einzelner Aufgaben zu einem Ablauf. Mit dem Vorgangsmanagement lassen sich darüber hinaus Regeln für die Bearbeitung erstellen. So schaffen Sie zusätzliche Transparenz und reduzieren die Komplexität für die Systemnutzer. Ihre Mieter, Geschäftspartner und Mitarbeiter profitieren, denn funktionierende Prozesse steigern die Service Level.

Auch hier trägt ein Beispiel aus der Praxis zum besseren Verständnis bei: Ein umfassendes Modernisierungsverfahren steht bevor. Der Auftrag dazu muss jedoch zunächst von Prokurist A (Aktivität 1) und dann von Prokurist B unterzeichnet (Aktivität 2) werden. Anschließend soll das Dokument durch das Sekretariat kuvertiert (Aktivität 3) werden.

Mit dem Vorgangsmanagement wird der Ablauf einmal festgelegt und kann immer wieder durchlaufen werden. Durch die Informations- und Erinnerungsfunktion werden die Beteiligten informiert, wenn Handlungsbedarf besteht. Dies kommt einer zügigen Abwicklung erheblich entgegen.

Ein gutes System muss jedoch auch mit Ausnahmen und Sonderfällen umgehen können. Eine weitere Funktion innerhalb des Vorgangsmanagements erlaubt es, noch komplexere Prozesse abzubilden. So lässt sich das Aufgaben-Routing an „wenn-dann“-Regeln knüpfen.

Automatisierung von Aktivitäten aus CRM-Portal

Elementar ist das Aktivitätenmanagement für Ihr Unternehmen, wenn Sie Ihren Mietern das Aareon CRM-Portal zur Verfügung stellen. Durch die Anbindung an Wodis Sigma lassen sich Erstellung und Routing von Aufgaben automatisieren und Effizienz steigern. Stellt ein Mieter beispielsweise eine Beschwerde ins System ein, wird eine Aktivität generiert und automatisch der zuständigen Stelle im Unternehmen zugewiesen. Nötig ist dafür lediglich ein einmaliges Setup.

Selbst die Bereitstellung von Dokumenten, wie eine Mieterbescheinigung, lassen sich komplett automatisieren. Der Mieter fordert auf Knopfdruck im Aareon CRM-Portal die Bescheinigung an und eine automatisch in Wodis Sigma generierte Aktivität steuert den Prozess der Erstellung. Die Mieterbescheinigung wird im ERP-System angelegt und dem Mieter über die Dokumentenbox im Aareon CRM-Portal zur Verfügung gestellt. Die

Vorteile liegen klar auf der Hand: kein manueller Aufwand im Service-Center des Wohungsunternehmens, standardisierter Prozess und einheitliches Schriftstück für die Erstellung der Mieterbescheinigungen – egal über welchen Kanal (Mieterportal-Portal, Telefon, Mietersprechstunde, …) der Mieterwunsch dem Wohnungsunternehmen kundgetan wird.

Intuitive Bedienung

Ein großer Vorteil bei der Nutzung beider Module – also Aufgaben- und Verlaufsmanagement – ist das intuitive Bedienkonzept. Wie bei allen Anwendungen legt Aareon größten Wert auf eine optimale User Experience, die sich konsequent durch alle Module zieht. So lassen sich alle Aufgaben und auch komplexe Vorgänge einfach, schnell und effizient steuern.

Ihre Vorteile: mehr Klarheit, Kontrolle & Effizienz
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