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BDM: Garantien richtig ausschöpfen

Die Sicherheit aus Garantien und Gewährleistungen können Sie nur dann optimal ausschöpfen, wenn Sie den Umfang und das Ablaufdatum kennen. Ein technisches Bestandsdatenmanagement hilft Ihnen dabei, diese Informationen zugänglich zu machen – und sendet Ihnen sogar Erinnerungen.

Kennen Sie das? Kaum ist die Garantie abgelaufen, gibt die Kaffeemaschine den Geist auf. Die Waschmaschine geht kaputt und nach einem prüfenden Blick auf den Beleg stellen Sie fest: Die Garantie ist vor wenigen Wochen abgelaufen. Eine neue Kaffeemaschine anzuschaffen ist zwar ärgerlich – finanziell steht sie aber in keinem Verhältnis zu den Reparaturen, die Wohnungsunternehmen leisten müssen, wenn etwa die Heizanlage ausfällt, der Aufzug streikt oder eine Photovoltaik-Anlage repariert werden muss.

Um die Kosten in diesem Bereich möglichst gering zu halten, sollten Wohnungsunternehmen bestehende Garantien optimal nutzen. Dabei hilft ihnen ein professionelles, integriertes Bestandsdatenmanagement (BDM).

„Bestandsdaten bilden hierbei die entscheidende Wissensgrundlage“, erklärt Patrick Heinerich, Solution Manager New Digital Solution bei Aareon. „Um Garantien optimal ausschöpfen zu können, müssen Wohnungsunternehmen den Garantieumfang kennen und das jeweilige Ablaufdatum direkt im Zugriff haben. Im Rahmen des technischen Bestandsdatenmanagements können sie Inventargegenstände übersichtlich auflisten und durch entsprechende Informationen ergänzen. Dazu gehören Informationen zu Wartungsintervallen, Datenblätter sowie technische Daten und Informationen zum Ablauf der Garantie.

Die zuständigen Mitarbeiter eines Wohnungsunternehmens können über eine integrierte Bestandsdaten- und Vertragsmanagement-Lösung, wie Aareon sie anbietet, zum Beispiel Kontrolllisten aufrufen. Diese zeigen ihnen transparent und genau, wann welche Wartungsmaßnahmen anfallen oder welche Verträge ablaufen.

Eine Erinnerungsfunktion stellt zudem sicher, dass sie betroffene Inventargegenstände rechtzeitig von einem Techniker oder Hauswart überprüfen lassen. So lässt sich verhindern, dass etwa ein Defekt an einem Aufzug gerade in dem Moment auffällt, wenn die Garantie ausgelaufen ist.

Zudem findet Bestandsdatenmanagement nicht nur am Schreibtisch statt. Über eine mobile  Lösung können auch Hauswarte, Techniker oder externe Dienstleister direkt vor Ort auf die Daten im ERP-System eines Unternehmens zugreifen. Außerdem können sie die Bestandsdaten noch in der Wohnung aktualisieren, wenn ihnen zum Beispiel ein Reparaturbedarf auffällt oder neues Inventar verbaut wurde.  

„Auf diese Weise lassen sich unnötige Kosten verhindern“, erzählt Heinerich abschließend. „Unserer Erfahrung nach können Wohnungsunternehmen, die mithilfe von Bestandsdaten ihre Garantien managen, schnell hohe Einsparungen erzielen.“

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