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Alles vor Ort erledigen: Mobile Wohnungsabnahme mit SAP®

Die Wohnungsabnahme gehört zu den häufigsten Aufgaben für Objektbetreuer. Wie sich dieser Vorgang mobilisieren lässt, beschreibt unser Beitrag

Ob Hausmeister, Handwerker oder Mieterbetreuer: In der Wohnungswirtschaft werden viele Aufgaben vor Ort beim Mieter oder in leeren Wohnungen erledigt. Bei diesem Vor-Ort-Service lassen sich in erheblichem Umfang Kosten und Zeit sparen, wenn die dahinterliegenden Prozesse mobilisiert sind. Vorteile ergeben sich auch aus einer umfassenden Nutzung von Technik und Hardware des mobilen Endgeräts, beispielsweise der GPS-Funktionalität, der Unterschriftenmöglichkeit und der Kamera. 

Unser Versprechen ist Ihr Nutzen

Aareon bietet seinen Kunden Mobile Services, die vollständig in das ERP-System integriert sind. Bereits vordefinierte Prozesse lassen sich dadurch ohne Medienbruch mobilisieren. Dies führt zu konsistenten Datensätzen, Zeitersparnissen durch den Wegfall von Doppelerfassungen sowie effizienterem Arbeiten durch automatisierte und standardisierte Prozesse vor Ort. Zudem können Nutzer auf aktuelle Mieterdaten zugreifen. Das führt zu einer optimierten Mieterbetreuung sowie zu einer hohen Mieterzufriedenheit.

Damit die Anliegen von Mietern zeitnah und unkompliziert bearbeitet werden können, ist eine reibungslose Kommunikation zwischen dem Wohnungsunternehmen und den Objektbetreuern von Vorteil. Die webbasierte Aareon-Beraterlösung „FM-Portal für SAP®“ ermöglicht dem Objektbetreuer einen standortunabhängigen Zugriff auf vollständige Daten zu Mieteranliegen und Handwerkeraufträgen sowie deren Bearbeitungsstatus. Sie erlaubt darüber hinaus eine direkte Bearbeitung von Formularen und Aufträgen.

Ein Mobiler Service – viele Funktionen

Das FM-Portal bietet drei Hauptfunktionen: „Meine Aufgaben“ dient der Verwaltung der Anliegen wie Störmeldungen oder Beschwerden. Über „Meine Termine“ werden Wohnungsabnahmen, Reparaturtermine oder andere Treffen organisiert. Beide sind direkt an das Kundenkontaktmanagement-Backend in SAP®-Lösungen und Blue Eagle gekoppelt. Die Funktion „Sicherheitsbegehung“ bietet eine mobile Anbindung an die Verkehrssicherungspflichten.

Mobile Wohnungsabnahme – Digitalisierung und Mobilisierung eines Standardprozesses

Einer der häufigsten Prozesse ist die Wohnungsabnahme. Sie wird durch die Funktion „Meine Termine“ mobil unterstützt und im FM-Portal als Terminvorgang angezeigt. Der Objektbetreuer kann sich aufgrund der GPS-Funktionalität eine Kartendarstellung seiner anstehenden Aufgaben anzeigen lassen, um so seinen Tagesablauf optimal zu planen. Bei Wohnungsabnahmen stehen dem Objektbetreuer dann vor Ort alle Informationen zum Mieter, zur Wohnung und zur Aufgabe zur Verfügung, sofern sie in SAP®-Lösungen und Blue Eagle gepflegt wurden. Dazu gehören unter anderem Status, Datum, Objektnummer, Anschrift, Etage, Lage, Zimmerzahl, Wohnfläche, Vertrags- und Mieterdaten. Auch das Abnahmeformular wird via HTML über das Portal mit bereitgestellt. Es lässt sich auch offline bearbeiten und dank Unterschriftenmöglichkeit direkt unterzeichnen. Anschließend kann es per E-Mail versendet werden und wird zugleich automatisch in der Mieterakte abgelegt. Darüber hinaus hat der Objektbetreuer die Möglichkeit, Bilder zum Vorgang abzulegen. Etwaige Schäden können mit der Kamera des mobilen Endgeräts aufgenommen und direkt mit der Abnahme verknüpft werden. Die Fotos erscheinen in SAP®-Lösungen und Blue Eagle in der Anlagenliste zum Vorgang. Es ist auch möglich, für die weitere Bearbeitung interne Notizen zur Abnahme anzulegen. Diese werden in einem Vorgangstext, der beispielsweise in einem Mieterportal hinterlegt wird, nicht angezeigt.

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