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Ein Berg aus Papier
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Bye-bye Papier

Die digitale Rechnungsbearbeitung bietet Wohnungsunternehmen einige Vorteile. Am Beispiel des Neusser Bauvereins zeigt sich, warum das so ist.

Immer am Jahresende wuchs in der Geschäftsstelle des Neusser Bauvereins ein Papierberg. Schuld daran war ein freundlicher Post-Zusteller, der eine Reihe von Kartons lieferte. Darin befanden sich tausende von Rechnungen der Stadtwerke Neuss über den Gas-, Wasser- und Stromverbrauch der Mieter des Wohnungsunternehmens. Die Mitarbeiter des Bauvereins öffneten eine Kiste nach der anderen, rissen die darin befindlichen Briefumschläge auf, zogen die Rechnungen heraus, lochten und hefteten sie in Ordnern ab und bearbeiteten sie anschließend weiter. All das dauerte seine Zeit, war umständlich und bei der Verarbeitung der Rechnungen schlich sich manch unabsichtlicher Fehler ein.

„Geht das nicht besser und schneller, vielleicht sogar digital?“, dachten sich manche, allen voran Niki Lüdtke. Der heutige Leiter des Bereichs „Mieten und Bestandbewirtschaftung“ beim Neusser Bauverein hatte zuvor in der IT-Abteilung gearbeitet. Digitalisierung war für ihn kein Fremdwort. Im Gegenteil: das Thema reizte und inspirierte ihn. Seit 2008 hatte er einen sich gut entwickelnden digitalen Kanal zu Handwerkern aufgebaut, über den Aufträge und Rechnungen abgewickelt wurden. Was wäre, fragte er sich, wenn man die Rechnungsstellung der Stadtwerke ebenfalls in digitalen Prozessen abbilden und so den leidigen Papierrechnungen den Garaus machen würde?

Chaos ade
Chaos ade: Die Digitalisierung kann helfen, wenn einem das Papier bis zum Hals steht.

Die Idee brauchte einige Zeit, im Unternehmen Fuß zu fassen; Ende 2014 wurde sie schließlich Realität. Seitdem werden die 3.500 Jahresendrechnungen der Stadtwerke Neuss mit einem Gesamtvolumen von rund 4,5 Millionen Euro vom Bauverein digital und weitgehend automatisch bearbeitet – von der Erfassung der Rechnung, dem Buchen der Kosten über die tatsächliche Zahlung bis hin zur Archivierung. Der weihnachtliche Papierberg ist Geschichte, und fragt man die Beteiligten, ob sich das gelohnt hat, erntet man breite Zustimmung.

Aber worauf gründet die? Was bedeutet der Wandel vom analogen zum digitalen Rechnungsmanagement für Wohnungsunternehmen und seine Dienstleister? Wie bindet man die Mitarbeiter ein? Welche Herausforderungen tauchen auf, und was können andere Wohnungsunternehmen aus den Erfahrungen des Neusser Bauvereins lernen?

Schneller und schlauer

Fragen, auf die Niki Lüdtke Antworten hat. Seit 1997 ist er Mitarbeiter beim Neusser Bauverein, der in und um die Stadt Neuss 860 Häuser mit etwas mehr als 6.800 Wohnungen und rund 21.000 Mietern bewirtschaftet. „Unsere Projektziele haben wir erreicht: weniger Papier, mehr Transparenz und schnellere interne Prozesse“, sagt er und nennt ein Beispiel: In der Vergangenheit kümmerte sich eine Mitarbeiterin 12 Stunden in der Woche ausschließlich  darum, einzelne Zahlungsankündigen zu bearbeiten und in Excel-Listen manuell aufzubereiten. Dank des digitalen Prozesses funktioniert das nun automatisch. Die Dame hat seitdem Zeit, sich um andere wichtigere Aufgaben zu kümmern, sagt Niki Lüdtke.

Im ERP-System des Neusser Bauvereins befinden sich heute die 3.500 Rechnungen als einzelne und eindeutige Finanzbuchhaltungs-Aufträge. Für jeden Wasser-, Gas- oder Strom-Zählpunkt in einem Haus sind im System die entsprechenden Kunden-, Objekt- und Kontierungsdaten hinterlegt. So wird der Betrag später automatisch auf dem richtigen Konto verbucht, die Kosten der richtigen Kostenstelle zugeordnet. „Um die 3.500 Aufträge im System anzulegen, war ein beträchtlicher einmaliger Aufwand nötig“, sagt Niki Lütdke. Aber der falle, wenn man es richtig plant und angeht, eben nur einmal an und nicht ständig, wie früher bei den Papierrechnungen. 

Unterm Strich gewinnt man auf diese Weise Zeit und reduziert jene Fehler, die sich durch die manuelle Eingabe vieler Daten fast automatisch ergeben. „Auch in puncto Archivierung und Planung der Betriebskosten arbeiten wir heute professioneller und vorausschauender“, sagt Niki Lüdtke. 

Auswertung von Rechnungsdaten
Viele Variablen auf einen Klick: Die Auswertung von Rechnungsdaten ist heute effektiver denn je.

Hatte zum Beispiel früher ein Mieter eine Frage zu seiner Betriebskostenabrechnung, musste die entsprechende Stadtwerke-Rechnung von einem geduldigen Mitarbeiter aus den Untiefen des Archivs des Neusser Bauvereins gefischt werden. Das dauerte, und nicht jede Suche war erfolgreich.

Heute lassen sich die digitalen Rechnungen prompt als PDF am Bildschirm aufrufen, ausdrucken und bei Bedarf weiterleiten. Die Digitalisierung hat die Zuordnung und Suche nach Informationen enorm beschleunigt. Auch die jährliche Prognose der Betriebskosten und damit die Finanzplanung ist aufgrund der Auswertung der Daten quasi tagesaktuell machbar. Das schaffe mehr Planungssicherheit.

Einbinden und ermutigen

Der Übergang von der analogen zur digitalen Rechnungsbearbeitung ist kein Selbstläufer. Auch innerhalb eines Unternehmens muss man dafür werben. Niki Lüdtke kann sich gut an eine „gewisse Skepsis“ erinnern, die einige der insgesamt 120 Mitarbeiter des Neusser Bauvereins erfasste, als sie vor Jahren erstmals von dem Projekt hörte. „Die besten Mittel gegen Vorbehalte sind Transparenz und Informationen. Wir erklärten allen Beteiligten möglichst genau, was wir vorhaben, warum es uns nützt und was jeder einzelne zum Gelingen des Vorhabens beitragen kann“, sagt er. Die involvierten Fachbereiche – allen voran Finanzbuchhaltung, Betriebskosten und IT – wurden stets auf dem Laufenden gehalten und ermutigt, aktiv Ideen und Wünsche einzubringen.

Eine unverzichtbare Rolle im Projektteam nahmen von Anfang an die Vertreter der Stadtwerke Neuss ein. „Es gab dort eine große Bereitschaft, auf die elektronische Rechnungsbearbeitung umzustellen“, sagt Niki Lüdtke. Ohne dieses Engagement wäre das Projekt nicht realisierbar gewesen. „Seit Jahren registrieren wir bei Ausschreibungen einen Trend in Richtung elektronische Rechnungsverarbeitung und papierlose Rechnung“, sagt Stefan Isselhorst, der bei dem Versorger verantwortlich für Kundenbetreuung, Abrechnung und IT ist. „Als der Bauverein, der für uns ein wichtiger Kunde ist, ebenfalls Interesse daran bekundete, motivierte uns das zusätzlich, in dieses Zukunftsprojekt zu investieren.“ 

Die Herausforderungen bei der technischen Umsetzung waren nicht gering. Es galt, den Datenaustausch zwischen Bauverein und Stadtwerken zu harmonisieren, teilweise sogar völlig neu zu gestalten. Die Fragen, die in zahlreichen Treffen, Konferenzen und Telefonaten diskutiert und geklärt wurden, waren komplex: Wie funktioniert das ERP-System des Neusser Bauvereins? Wie müssen die Software-Schnittstellen mit den Stadtwerken beschaffen sein, damit ein sicherer und reibungsloser Datenaustausch möglich ist? Welche Informationen müssen wann und wie übermittelt werden?

Einstieg in die digitale Rechnungsbearbeitung

Bloß nichts vergessen: Der Einstieg in die digitale Rechnungsbearbeitung muss gut durchdacht und geplant werden.

„Je höher automatisiert diese Prozesse sind, umso geringer ist für uns und unsere Kunden der Personal- und Kostenaufwand“, sagt Stefan Isselhorst. Schließlich hätten auch die Stadtwerke ein Interesse daran, ihre Papierrechnungen zu reduzieren und irgendwann einmal überflüssig zu machen. Das Projekt mit dem Neusser Bauverein sei ein guter Schritt in diese Richtung. „Die Standards, die hier gesetzt wurden, sind auch für künftige Projekte wertvoll.“

Starten und wachsen

Durchdachte Standards setzen, klein anfangen und Schritt für Schritt größer werden: das ist eine zentrale Empfehlung, die sowohl Stefan Isselhorst als auch Niki Lüdtke geben, wenn man sie nach Lehren aus dem gemeinsamen Projekt befragt. Beim Neusser Bauverein lässt sich das gut veranschaulichen, weil die digitale Rechnungsbearbeitung mit den Stadtwerken auf einem früheren Projekt aufbaut: der digitalen Auftragsabwicklung mit Handwerkern, die das Wohnungsunternehmen im Jahr 2008 gestartet und seitdem sukzessive ausgeweitet hat. „Wir haben mit der Digitalisierung klein angefangen“, sagt Niki Lüdtke. „Aber genau so lernt man Zug um Zug dazu, ohne das eigene Unternehmen und die externen Dienstleister oder Versorger zu überfordern.“

Einer dieser Externen ist Roland Weyer, der 1991 den väterlichen Haustechnik-Betrieb in Korschenbroich übernahm. 15 Mitarbeiter hat der 48-jährige und seit 2010 nutzt er für die Auftragsabwicklung mit dem Neusser Bauverein, von dem er täglich bis zu 20 Instandhaltungs-Aufträge für Sanitär-, Heizungs- und Lüftungsarbeiten erhält, ein Online-Portal. „Schriftliche Aufträge etwa per Fax bekommen wir schon lange nicht mehr“, sagt Weyer. Und er vermisst sie auch nicht, fügt er hinzu.

Denn in dem Online-Portal sind die Aufträge des Neusser Bauverein an ihn hinterlegt, mit allen Informationen über Kunde, Adresse, Art und Schwere des Schadens, inklusive Auftragsnummer. „Wir erhalten so nicht nur schneller die detaillierten Aufträge“, sagt Roland Weyer. „Wir erhalten auch schneller unser Geld, wenn die Order erledigt ist.“ Wenn der Reparatur-Beleg inklusive Unterschrift vom Mieter beim Neusser Bauverein eingeht – an dieser Stelle kommt übrigens doch noch das gute alte Faxgerät zum Einsatz –, dann geht der Rechnungsbetrag innerhalb weniger Tage auf Weyers Konto ein, was seiner Liquidität zugute kommt. Früher, in den rein analogen Zeiten, dauerte der Zahlungseingang nicht selten drei bis fünf Wochen.

Ob es ihn nicht störe, dass der vollständig papierlose Prozess noch nicht möglich sei? „Ach was“, winkt Weyer ab. „Wenn die Soft- und Hardware bereit dafür ist, werden wir das gerne auch umsetzen, aber man muss ja nicht den zweiten vor dem ersten Schritt machen.“ Bis dahin rattere halt hin und wieder das Faxgerät. Lange, da ist sich der Mittelständler sicher, werde man das Geräusch ohnehin nicht mehr hören. Also kann man es genauso gut noch ein bisschen genießen, bevor es endgültig aus dem Büro verschwindet.

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