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Verkehrssicherung
Aus der Praxis

Ihre Prozesse > Unternehmen organisieren

Die Kontrolle der Kontrolle

In Sachen Verkehrssicherung kennt die LEG Immobilien AG kein Pardon. Schließlich ist das Wohnungsunternehmen mit Hauptsitz in Düsseldorf verpflichtet, für Sicherheit zu sorgen – und zwar für alle 300.000 Bewohner und rund um seine circa 110.000 Wohnungen.

Jeden Tag aufs Neue sind zahlreiche LEG-Mitarbeiter in den Objekten und deren Umgebung unterwegs. Vor Ort sehen sie nach dem Rechten und leiten, wenn nötig, Reparaturen in die Wege. Bis ins Jahr 2013 dokumentierten sie ihre Arbeit dabei auf Papierprotokollen. Des Öfteren gab es dabei Herausforderungen bezüglich der Lesbarkeit und damit bei der Weiterverarbeitung der Dokumente: Mal war die Handschrift für die Kollegen im Büro nicht zu entziffern, mal hatte es während einer Spielplatzbegehung angefangen zu regnen und die Tinte war verschwommen.

Um sicherzugehen, dass sie all ihren Verkehrssicherungspflichten nachkommt und eine lückenlose Dokumentation vorhanden ist, hat das Wohnungsunternehmen mit Hauptsitz in Düsseldorf vor einigen Jahren über alle Hierarchieebenen hinweg eine „Kontrolle der Kontrolle“ etabliert: ein Prüfsystem vom Hauswart bis  zum Vorstand , bei dem alle Beteiligten regelmäßig zum Beispiel die Dokumentation der Verkehrssicherungsmaßnahmen sichten.  Jede Hierarchieebene wird dabei stichprobenweise von der nächsthöheren überprüft. Immer wieder mussten dafür Papierprotokolle händisch herausgesucht werden.

Einstieg in die mobile Welt

„Deshalb wollten wir von Stift und Papier weg hin zu einer elektronischen Lösung“, erklärt Bernd Schlothane, Projektleiter Mobile  Prozesse bei der LEG. „Vor allem war es uns wichtig, unsere Verkehrssicherungsprozesse so transparent und sicher wie möglich aufzusetzen. So sollten alle Beteiligten jederzeit problemlos Zugang zu den relevanten Dokumenten haben, ohne dafür irgendwo einen Ordner aus dem Schrank ziehen zu müssen. Schließlich ist das Thema für uns mit Haftungspflichten verbunden.

Im Rahmen einer unternehmensweiten Digitalisierungsinitiative im Jahr 2013 automatisierte die LEG deshalb ihre Wartungsplanung und startete gemeinsam mit Aareon ein Pilotprojekt zur mobilen Verkehrssicherung. „Letztere gehört zu den Kernprozessen für jedes Wohnungsunternehmen und war deshalb prädestiniert für einen Piloten“, sagt Schlothane. „Wir wollten damit einen Einstieg in die mobile Welt machen und sie zum Beispiel für die Standardbegehung von Gebäuden nutzen.“

Tschüss Stift. Ciao Zettel.

Bei Vor-Ort-Begehungen können die Mitarbeiter Zettel und Stift jetzt getrost zuhause lassen – stattdessen sind sie mit iPads ausgestattet. „Wir haben uns dafür Prüfpläne und Objekte angeschaut und tabellenweise zusammengefasst, wann zum Beispiel die letzte Prüfung stattgefunden hat und welcher Prüfrhythmus gilt“, erklärt Schlothane. „Diese Daten sind jetzt in Wartungsplänen digitalisiert und zentral im System abgelegt. Darauf können die Kollegen mobil zugreifen.“ Dabei setzt die LEG auf die Aareon-Softwarelösung Blue Eagle Individual, die auf SAP® ERP 6.0 basiert.

Das System ruft diese Wartungspläne nun regelmäßig ab und erzeugt Prüflose. Das sind Aufträge, die dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Er kann morgens auf seinem iPad nachsehen, welche Begehungen heute anstehen, und sich seinen Tag entsprechend einteilen. Dabei sagt ihm sein Tablet nicht nur, dass als nächstes zum Beispiel die Überprüfung einer Brandmeldeanlage ansteht. Es zeigt ihm auch an, dass er hier etwa die Sichtprüfung der Gasleitungen durchzuführen hat.

Der Mitarbeiter muss jeden einzelnen Prüfpunkt mit einem Status versehen. Tut er das nicht, lässt sich der Vorgang nicht abschließen. Steht eine Reparatur an oder hat er zu einem Objekt keinen Zugang, lässt sich eine Folgeaktivität einrichten – also etwa eine Reparatur oder ein erneuter Begehungstermin. „Auf diese Weise sorgt unser System für einen  Zugewinn an Prozesssicherheit“, erklärt Arne Schuch, Projektleiter bei Aareon.

Vom Klassiker bis zum Ad-hoc-Prozess

Seit dem Sommer 2014 läuft die mobile Verkehrssicherung bei der LEG im Regelbetrieb. Neben der normalen Gebäudebegehung – quasi dem Klassiker der Verkehrssicherung – hat die LEG zum Beispiel Ad-hoc-Prozesse mobil umgesetzt, die etwa bei Wetterereignissen stattfinden. Hat es laut Wetterdienst einen Sturm gegeben, fahren die zuständigen Mitarbeiter raus und sehen nach, ob es irgendwo Schäden gibt.

Ähnlich ist die Vorgehensweise bei sogenannten Laubereignissen: Stellt ein Hauswart fest, dass rund um ein Objekt rutschiges Laub auf den Fußwegen liegt, kann er über die mobile Lösung sofort einen Folgeprozess in Gang bringen. „Last not least haben wir auch die Spielplatzkontrolle mobil gemacht“, erklärt Schlothane weiter. „Sie muss zum Teil in wöchentlichen Intervallen stattfinden. Dadurch, dass wir das Thema automatisiert und mobil gemacht haben, sparen wir gerade bei einer so hohen Taktung eine Menge Papier und Aufwand.“

Transparent, sicher ... und wetterfest.

Nicht nur die Vor-Ort-Begehungen, sondern auch die internen Kontrollprozesse bei der LEG laufen mit der neuen Lösung geschmeidiger. „Das System versendet automatische Reminder, wenn eine Kontrolle ansteht. Und die entsprechenden Unterlagen sind zentral und transparent einsehbar“, so der LEG-Projektleiter abschließend. „Insgesamt sparen wir eine Menge Zeit. Unsere Verkehrssicherung ist nun transparenter, noch prozesssicherer – und sie ist wetterfest.“

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