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Vertragsakten

Ihre Prozesse > Unternehmen organisieren

Die digitale Vertragsakte

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre Dokumente zu digitalisieren. Kein Wunder, platzen die Archive doch vielerorts aus allen Nähten. Wenn es um rechtlich relevante Unterlagen wie beispielsweise Wartungsverträge geht, gibt es dabei allerdings einiges zu beachten.

„Ist nicht Raum der wahre Luxus?“ Mit diesem Slogan bewarb nicht nur einst ein Autohersteller sein neues Van-Modell – auch viele Wohnungsunternehmen würden die Frage sicher mit „Ja!“ beantworten. Insbesondere, nachdem sie einen Blick in ihr Archiv geworfen haben: In den Katakomben vieler Firmen im Immobiliensektor reiht sich Ordner an Ordner, Akte an Akte und Regalmeter an Regalmeter. Die Unterhaltung solch großer Papierarchive kostet jede Menge Ressourcen – vom Aufwand, schnell das passende Dokument zu finden, einmal ganz abgesehen.

Dass sich in den Archiven vieler Unternehmen wahre Papiergebirge auftürmen, hängt im Wesentlichen mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zusammen. Sie verpflichten Firmen rechtlich dazu, Dokumente oft jahre- oder gar jahrzehntelang aufzubewahren. Das gilt auch für Wartungsverträge, die in vielen Wohnungsunternehmen einen nicht zu unterschätzenden Dokumentenmanagement-Aufwand verursachen. „Schließlich fallen unserer Erfahrung nach pro Wirtschaftseinheit oft zehn bis 15 Wartungsverträge an“, erzählt Patrick Heinerich, Solution Manager New Digital Solutions bei Aareon.

Dass sich in den Archiven vieler Unternehmen wahre Papiergebirge auftürmen, hängt im Wesentlichen mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zusammen. Sie verpflichten Firmen rechtlich dazu, Dokumente oft jahre- oder gar jahrzehntelang aufzubewahren. Das gilt auch für Wartungsverträge, die in vielen Wohnungsunternehmen einen nicht zu unterschätzenden Dokumentenmanagement-Aufwand verursachen.

Mit dem jüngsten Release des ERP-Systems Wodis Sigma bietet Aareon seinen Kunden deshalb eine integrierte Archivlösung an. Darin können Wohnungsunternehmen digitale Dokumente revisionssicher archivieren: Die elektronischen Unterlagen werden in der Aareon-Lösung „Archiv kompakt“ abgelegt, mit einer Dokumentennummer versehen – und gemeinsam mit Informationen darüber abgespeichert, wer das Dokument zu welchem Zeitpunkt eingespeist hat. „Ab diesem Moment kann ich den Inhalt der Datei nicht mehr verändern“, erklärt Susanne Lichtenberger, die bei Aareon als Solution Manager im Team New Digital Solutions tätig ist. „Wenn ich sie noch einmal aufrufe, wird sie in einer zusätzlichen Version archiviert.“

Digitale Akte ermöglicht schnellen Zugriff

Kommt ein neuer Wartungsvertrag ins Unternehmen, läuft der Prozess also folgendermaßen ab: Das Dokument wird eingescannt und im elektronischen Archiv abgelegt. Dank der Verbindung zu weiteren Modulen von Wodis Sigma kann ein Mitarbeiter zudem alle relevanten Informationen aus dem Wartungsvertrag in das Modul Vertragsmanagement eingeben und Indizes – etwa die Vertragsnummer – anlegen. Die Informationen werden mit dem archivierten Wartungsvertrag per Link verknüpft. So entsteht eine vollständige, digitale Vertragsakte.

„Die digitale Vertragsakte bedeutet für Wohnungsunternehmen riesige Prozessvorteile im Vergleich zu papiergebundenen Arbeitsabläufen“, erläutert Lichtenberger. „Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen Wartungsvertrag einsehen. Statt lange im Papierarchiv zu suchen, haben Sie ihn nun mit wenigen Klicks auf Ihrem Bildschirm.“ Zudem gibt es zum Beispiel die Möglichkeit, Wartungsaufträge automatisiert aus dem System heraus zu beauftragen.

Erst fragen, dann schreddern

„Dokumente, die in unserer Lösung ‚Archiv kompakt’ archiviert werden, werden als Original angesehen“, erklärt die Solution Managerin. „Bedenkenlos vernichten sollten Unternehmen das ursprüngliche Papierdokument jedoch nicht: Wenn es zum Beispiel um Wartungsverträge  oder andere Vertragsarten geht, empfehlen wir unseren Kunden, auch mit ihrem Anwalt zu sprechen, bevor sie die Papierunterlagen vernichten. Die entscheidende Frage ist dabei, ob die digitalen Verträge ihren Beweiswert behalten – sprich ob sie im Zweifelsfall vor Gericht als Original anerkannt würden. Die Gerichte entscheiden hier aktuell nämlich noch sehr unterschiedlich.“

Wohnungsunternehmen gehen mit den Original-Papierdokumenten sehr unterschiedlich um. Einige vernichten sie nach dem Scannen, andere bewahren sie weiterhin auf. Auch über die Immobilienbranche hinaus herrscht zu diesem Thema große Unsicherheit: Mit Blick auf die immer weiter wachsenden Regalkilometer gehen viele Unternehmen dazu über, ihre Unterlagen zu scannen und die Originale zu schreddern, ohne dabei besondere Maßnahmen zu treffen oder Prozesse einzuhalten. Manchmal geschieht das aus Unwissen, manchmal agieren die Firmen auf gut Glück – in beiden Fällen gilt, dass sie damit den Beweiswert ihrer Dokumente gefährden.

Technische Richtlinie sorgt für Orientierung

Einen wichtigen Wegweiser hin zu mehr Rechts- und Beweissicherheit hat deshalb das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) geschaffen – und zwar mit der Technischen Richtlinie TR-Resiscan. Sie befasst sich mit dem sogenannten ersetzenden Scannen, bei dem Unterlagen digitalisiert und die Originale vernichtet werden. Mit TR-Resiscan gibt das BSI Unternehmen eine Orientierungshilfe an die Hand, indem sie die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen beschreibt.

„Die Technische Richtlinie ist ein hilfreicher Leitfaden auf dem Weg zu mehr Prozesssicherheit beim ersetzenden Scannen. Schließlich stehen in unserer Branche alle Zeichen auf Digitalisierung“, erklärt Lichtenberger abschließend. „Wir gehen davon aus, dass sich in den nächsten Jahren immer mehr Unternehmen dafür entscheiden werden, ihre Unterlagen zu digitalisieren und elektronisch zu verwalten und archivieren.“

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