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Ihre Prozesse > Lieferantenbeziehungen führen

Digitale Rechnung: Wie sag ich’s meinem Lieferanten?

Wunsch trifft Wirklichkeit: Während sich Wohnungsunternehmen zunehmend einen komplett digitalen Rechnungsprozess wünschen, schicken ihre Lieferanten weiter Papierrechnungen. Dabei bietet die elektronische Rechnung auch ihnen große Vorteile. Mit folgenden Argumenten überzeugen Sie Ihre Lieferanten.

Immer mehr Wohnungsunternehmen digitalisieren ihre Rechnungslegung und -verarbeitung, um effizienter zu werden. Mit dem Aareon Rechnungsservice etwa werden Rechnungen von Lieferanten digital im ERP-System bereitgestellt und können dort direkt weiterverarbeitet werden. Medienbrüche von analog zu digital? Gehören der Vergangenheit an. Papierrechnungen, die sich in Archiven stapeln? Nicht mehr nötig. Das schont die Umwelt und bringt ein enormes Plus an Prozesseffizienz und -sicherheit. 

Bloß: Wie sieht es auf der anderen Seite des Schreibtischs aus? Egal ob Strom- und Gaslieferanten oder Wärmemessdienste, ob Wasser- und Abwasserversorger oder Kabel- und Telefonbetreiber: Viele Lieferanten, mit denen Wohnungsunternehmen täglich zu tun haben, arbeiten mit klassischen Papierrechnungen. Noch – schließlich sprechen auch für  Rechnungssteller viele Argumente für einen digitalen Rechnungsprozess.

1. Kundenbindung und -akquise

„Von der vollen Integration ins ERP-System bis hin zur eingesparten Zeit bietet die digitale Rechnung Wohnungsunternehmen große Prozessvorteile. Insofern sind sie natürlich daran interessiert, möglichst viele Rechnungsprozesse vom Dokumenteneingang bis zur Archivierung komplett digital zu handhaben“, erklärt Elke Höhlein-Schmidt, Solution Team Digital Services bei Aareon. „Indem sie diesen Weg mitgehen, können Lieferanten nicht nur die Bindung zu Bestandskunden aus der Wohnungswirtschaft stärken: Die digitale Rechnungslegung entwickelt sich auch immer mehr zum spannenden Vertriebsargument für die Neukundenakquise. Für Lieferanten ist das ein starkes Argument, um sich der elektronischen Rechnung zu öffnen.“

Gleichzeitig wächst der Druck auf die Lieferanten: Immer mehr Wohnungsunternehmen nehmen in ihre Ausschreibungen zu Medienlieferungen auf, dass Rechnungen über den Aareon Rechnungsservice digital bereitzustellen sind. Wer elektronischen Lösungen offen gegenübersteht, hat also einen klaren Wettbewerbsvorteil vor Lieferanten, die weiterhin auf der klassischen Papierrechnung bestehen.

2. Effiziente Prozesse

Häufig geht mit der Einführung einer elektronischen Rechnungslegung die Umstellung der Zahlungsmodalitäten auf Einzugsermächtigungen einher. Auf diese Weise führt die elektronische Rechnung zu einer schnellen und transparenten Zahlungsabwicklung. 

Zudem wird der Abstimmprozess bei Fragestellungen zu konkreten Rechnungen erheblich erleichtert: Wohnungsunternehmen und Rechnungssteller haben beide schnell und unkompliziert Zugriff auf die Rechnungsdokumente und Rechnungsdaten. Dabei ist es möglich, zugehörige Unterlagen wie zum Beispiel tabellarische Aufstellungen gemeinsam mit der elektronischen Rechnung zu übertragen und damit auch zu archivieren.

Lieferanten der Immobilienwirtschaft haben mit dem Aareon Rechnungsservice die Möglichkeit, einheitliche elektronische Rechnungen an alle Kunden zu stellen statt heterogen auf Einzelwünsche eingehen zu müssen. Die Aareon-Lösung ist hochintegrativ und nicht nur für die Aareon-ERP-Systeme (SAP, Wodis Sigma und GES) und Archivanbindungen verwendbar: „Statt eine Insellösung zu schaffen, haben wir den Rechnungsservice auch für Wohnungsunternehmen geöffnet, die andere ERP-Systeme nutzen“, erklärt Höhlein-Schmidt weiter. „Über den Aareon Rechnungsservice können Lieferanten also fast alle Kunden aus der Wohnungswirtschaft erreichen, unabhängig von deren ERP-System. So dient unsere Lösung als Branchenstandard.“

3. Datensicherheit und Innovation

Der Aareon Rechnungsservice verfügt über höchste Sicherheitsstandards sowohl in der Datenübertragung als auch im Bezug auf die rechtlichen Rahmenbedingungen – ein wichtiges Kriterium für die Datensicherheit sowohl bei Wohnungsunternehmen als auch deren Lieferanten. 

„Unternehmen, die sich auf den Weg der Digitalisierung begeben, kommen dabei fast zwangsweise schnell auch an den Punkt der Rechnungslegung und -verarbeitung“, erklärt Höhlein-Schmidt abschließend. „Die Optimierungspotenziale in diesem Bereich sind so groß, dass ein digitaler Rechnungsprozess zu einem zukunftsweisenden E-Business schlicht dazugehört.“

Rechnungsbearbeitung mit dem Aareon Rechnungsservice

Download „Digitale Rechnung: Vorteile für Lieferanten“

Sie wollen Ihre Lieferanten von der digitalen Rechnung überzeugen? Im Dokument „Digitale Rechnung: Vorteile für Lieferanten“ haben wir Ihnen die wichtigsten Argumente für Ihr Gespräch zusammengestellt. 

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