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Elektronische Nebenkostenabrechnung

Ihre Prozesse > Lieferantenbeziehungen führen

Elektronische Nebenkostenabrechnung – auf dem Weg bis zu Ihren Mietern

Die Nebenkostenabrechnung zählt zu den aufwändigsten Prozessen der Wohnungsunternehmen. Die Aufwände, die damit einhergehen, nicht umlagefähig und alleine vom Wohnungsunternehmen zu tragen. Umso größer ist das Interesse, diese Prozesse so schlank und effizient wie möglich zu halten.

„Mit einem hohen Grad an Automatisierung lassen sich Massenprozesse wie die Nebenkostenerstellung effizienter gestalten“, sagt Uwe Engelmann, Mitarbeiter des Aareon-Supports. „Im Prinzip lässt sich in diesem Bereich schon heute sehr viel automatisieren. Das geht vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur automatisierten Zahlung, wenn – wie im Falle von BK 01® – die Bank in das ERP-System integriert ist“. Engelmann beschäftigt sich mit Programmen und Systemen zur Abrechnung von Betriebs- und Heizkosten sowie die integrierte Abrechnung von Heiz- und Wasserkosten in Zusammenarbeit mit Wärmemessdiensten. Er blickt auf 25 Jahre Erfahrung zurück.

Mehr Zeit fürs Wesentliche

„Wenn Berechnungen, Daten, Buchungen und Zahlen zwischen Häusern, Systemen und Unternehmen ausgetauscht werden können, dann entfaltet das eine große Wirkung“, erklärt Engelmann weiter. Durch die Automatisierung bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Aber trotzdem muss der Sachbearbeiter jederzeit wissen, was passiert. „So intelligent und selbstständig Systeme auch arbeiten, auf das Fachwissen der Mitarbeiter lässt sich nicht verzichten. Denn bei der Nebenkostenabrechnung gibt es neben den standardisierten Massenprozessen viele Fallstricke und Sonderfälle. Für die bleibt viel mehr Zeit, wenn man sich bei der Nebenkostenabrechnung systemseitig unterstützen lässt“, weiß Engelmann aus Erfahrung. „Man muss den Kopf frei haben, um sich um die großen Herausforderungen der Zukunft zu kümmern. Zum Beispiel um Strategien zur Kostenoptimierung zu entwickeln. So bleiben Wohnungsunternehmen langfristig zukunftsfähig“.

So gelangt die Nebenkostenabrechnung zu Ihren Mietern

Jede Nebenkostenabrechnung innerhalb der Wohnungsunternehmen ist zumindest zum Teil digital. Je mehr Prozessschritte digital abgebildet werden können, umso mehr Sparpotenziale eröffnen sich: Wird die Abrechnung den Mietern im letzten Prozessschritt auch noch digital zur Verfügung gestellt, spart sich das Wohnungsunternehmen Porto – oder Personalkosten, falls die Nebenkostenabrechnung beispielsweise bisher vom Hausmeister verteilt wurde.

Was also müssen Wohnungsunternehmen beachten, damit in Zukunft schon ein PDF reicht? 

Der Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen (GdW) hat seinen Mitgliedern mit einem Schreiben zum „Betriebskostenabrechnung mittels CRM-System“ (17.06.2014)  auf den aktuellen Stand der Dinge gebracht: 

„Grundsätzlich gilt, dass nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB dem Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen ist. Damit der Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann, reicht selbstverständlich keine mündliche, sondern nur die schriftliche Abrechnung aus. Da aber das Gesetz wiederum keine Schriftform vorsieht, ist eine eigenhändige Unterschrift entbehrlich. Die Abrechnung ist also per Telefax oder E-Mail zulässig.“ Nachdem ein Wohnungsunternehmen sich die vertragliche Zustimmung seiner Mieter eingeholt hat, steht einer digitalen Übermittlung der Nebenkostenabrechnung nichts mehr im Weg.

Verfügt ein Wohnungsunternehmen über ein Kundenportal (CRM-System), lässt sich die Nebenkostenabrechnung auf diesem Kanal zur Verfügung stellen. Das geht allerdings nur, wenn es zwischen Mieter und Vermieter ausdrücklich vereinbart wurde. Im Schreiben des GdW heißt es dazu: „Aufgrund der im § 556 BGB genannten Fristen hat eine entsprechende E-Mail an den Mieter zu erfolgen, dass die Betriebskostenabrechnung im CRM-Portal abgerufen werden kann und ggf. eine Abbuchung bei Nachzahlungen erfolgt. Im Fall der Abbuchung hat hier auch ein Hinweis zu erfolgen, wann diese erfolgt.“

Analog und digital im Zusammenspiel

Nicht jeder Mieter verfügt über einen Internetzugang oder ist für die digitale Kommunikation über ein Kundenportal offen. Wohnungsunternehmen arbeiten daher in der Regel zweigleisig zwischen analog und digital. Was im ersten Moment aufwändig klingt, ist ganz einfach: „Bei den Kontaktdaten des Mieters im ERP-System wird einfach nur ein Vermerk gesetzt, ob er die Abrechnung über das Kundenportal bekommen möchte. So ist immer sichergestellt, dass er seine Nebenkostenabrechnung auf dem gewünschten Weg erhält. Das bringt zusätzlich auch rechtliche Sicherheit“, erläutert Engelmann.

Als ersten Schritt sollten Wohnungsunternehmen in allen neuen Mietverträgen den elektronischen Versand der Nebenkostenabrechnung aufnehmen. Bei bestehenden Mietverträgen kann ein Zusatz ausreichen, der mit den Mietern nachvereinbart wird. Wie ein Wohnungsunternehmen seine Mieter von den Vorzügen eines CRM-Portals überzeugen können, ist in dieser Checkliste nachzulesen.

Auch wenn Mieter die Nebenkostenabrechnung in Papierform erhalten, kann es sinnvoll sein, die Abrechnungen trotzdem ins Portal einzustellen. Entscheidet er sich zu einem späteren Zeitpunkt für die digitale Abrechnung, befinden sich schon alle vergangenen Rechnungen im System. 

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