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Elektronische Nebenkostenabrechnung

Ihre Prozesse > Lieferantenbeziehungen führen

Der Weg der elektronischen Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung zählt zu den arbeitsintensivsten Prozessen der Wohnungsunternehmen. Die Aufwände, die damit einhergehen, sind nicht umlagefähig und alleine vom Wohnungsunternehmen zu tragen. Umso größer ist das Interesse, diese Prozesse so schlank und effizient wie möglich zu halten.

Mehr Zeit fürs Wesentliche

„Mit einem hohen Grad an Automatisierung können Wohnungsunternehmen Massenprozesse wie die Nebenkostenerstellung effizienter gestalten“, sagt Uwe Engelmann, Mitarbeiter des Aareon-Supports. „In diesem Bereich lässt sich schon heute sehr viel digitalisieren und automatisieren: Das geht vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zum elektronischen Versand der Abrechnung.“

„Wenn Berechnungen, Daten, Buchungen und Zahlen zwischen Häusern, Systemen und Unternehmen digital ausgetauscht werden können, dann entfaltet das eine große Wirkung“, erklärt Engelmann weiter. Durch eine Automatisierung aufwendiger Prozessschritte bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Ein gutes Beispiel dafür ist die integrierte Abrechnung mit Wärmemessdiensten . Letztere können damit relevante Daten direkt aus dem ERP-System abrufen, was den Mitarbeitern des Wohnungsunternehmens viele händische Eingaben spart. Die Abrechnung des Wärmemessdienstes wiederum kommt nun digital statt per Post. Das Sortieren und Weiterverarbeiten hunderter Papierrechnungen gehört damit der Vergangenheit an.

So gelangt die Nebenkostenabrechnung zu Ihren Mietern

Je mehr Prozessschritte digital ablaufen, umso mehr Sparpotenziale eröffnen sich. Wird die Abrechnung den Mietern im letzten Prozessschritt digital über ein CRM-Portal oder eine CRM-App zur Verfügung gestellt, spart sich das Wohnungsunternehmen Sachkosten wie Porto- oder Personalkosten.

Was müssen Wohnungsunternehmen beachten, damit in Zukunft schon ein PDF reicht? Der GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e. V.(GdW) hat seinen Mitgliedern inmit einem Schreiben zurm „Betriebskostenabrechnung mittels CRM-System“ dazu Ffolgendes mitgeteilt: „Grundsätzlich gilt, dass nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB dem Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen ist. Damit der Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann, reicht selbstverständlich keine mündliche, sondern nur die schriftliche Abrechnung aus. Da aber das Gesetz wiederum keine Schriftform vorsieht, ist eine eigenhändige Unterschrift entbehrlich. Die Abrechnung ist also per Telefax oder E-Mail zulässig.“ Nachdem ein Wohnungsunternehmen sich die vertragliche Zustimmung seiner Mieter eingeholt hat, steht einer digitalen Übermittlung der Nebenkostenabrechnung nichts mehr im Weg.

Verfügt ein Wohnungsunternehmen über ein Kunden-Portal, lässt sich die Nebenkostenabrechnung auf diesem Kanal zur Verfügung stellen. Das geht allerdings nur, wenn es zwischen Mieter und Vermieter ausdrücklich vereinbart wurde. Im Schreiben des GdW heißt es dazu: „Aufgrund der im § 556 BGB genannten Fristen hat eine entsprechende E-Mail an den Mieter zu erfolgen, dass die Betriebskostenabrechnung im CRM-Portal abgerufen werden kann und gegebenenfalls eine Abbuchung bei Nachzahlungen erfolgt. Im Fall der Abbuchung hat hier auch ein Hinweis zu erfolgen, wann diese erfolgt.“

Analog und digital im Zusammenspiel

Nicht jeder Mieter verfügt über einen Internetzugang oder ist für die digitale Kommunikation über Web und App offen. Wohnungsunternehmen arbeiten daher in der Regel zweigleisig zwischen analog und digital. Was im ersten Moment aufweändig klingt, ist in der Praxis ganz einfach: „Bei den Kontaktdaten des Mieters im ERP-System wird ein Vermerk gesetzt, ob er die Abrechnung analog oder digital bekommen soll. So ist immer sichergestellt, dass er seine Nebenkostenabrechnung auf dem gewünschten Weg erhält. Das bringt zusätzlich auch rechtliche Sicherheit, erläutert Engelmann.

Als ersten Schritt sollten Wohnungsunternehmen in allen neuen Mietverträgen den elektronischen Versand der Nebenkostenabrechnung aufnehmen. Bei bestehenden Mietverträgen kann ein Zusatz ausreichen, der mit den Mietern nachvereinbart wird. Alternativ können die Mieter auch bei Registrierung im Portal und der App einer entsprechenden Vereinbarung zustimmen.

Auch wenn Mieter die Nebenkostenabrechnung in Papierform erhalten, kann es sinnvoll sein, die Abrechnungen trotzdem ins Portal einzustellen. Entscheidet er sich zu einem späteren Zeitpunkt für die digitale Abrechnung, befinden sich schon alle Abrechnungen der Vorjahre im System.

Trotz aller Erleichterung durch Digitalisierung und Automatisierung muss der Sachbearbeiter natürlich jederzeit wissen, was gerade passiert. „So intelligent und selbständig Systeme auch arbeiten, auf das Fachwissen der Mitarbeiter lässt sich nicht verzichten. Denn bei der Nebenkostenabrechnung gibt es neben den standardisierten Massenprozessen viele Fallstricke und Sonderfälle. Für die bleibt viel mehr Zeit, wenn man sich bei der Nebenkostenabrechnung systemseitig unterstützen lässt – eine echte Erleichterung für den Sachbearbeiter“, weiß Engelmann aus Erfahrung. „Auf diese Weise entsteht zudem neuer Freiraum, sich um die großen Herausforderungen der Zukunft zu kümmern. Zum Beispiel, um neue Ideen zur Kostenoptimierung zu entwickeln. So bleiben Wohnungsunternehmen langfristig zukunftsfähig.“.

Wie die Frankfurter Wohnungsgesellschaft GSW mit der Integrierten Abrechnung arbeitet, erfahren Sie hier.

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