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Was Eigentümer-Portale und -Apps leisten können

Verwalter, die den Kundenkontakt mit ihren Eigentümern digital gestalten, verschlanken nicht nur ihre Prozesse und reduzieren Aufwände – gleichzeitig erhöhen sie die Kundenzufriedenheit und verbessern ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Während die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft insgesamt immer mehr voranschreitet, basiert das Kunden-Dienstleister-Verhältnis zwischen Eigentümern und Verwaltern bis heute noch stark auf papiergebundenen, analogen Prozessen. Nicht selten verschlingt die Korrespondenz zwischen jedem einzelnen Eigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft und dem verwaltenden Unternehmen im Jahr 120 Blatt Papier – und damit deutlich mehr als zum Beispiel die Korrespondenz zwischen Wohnungsunternehmen und Mieter.

Dabei gibt es weitreichende Möglichkeiten, mit denen Verwalter von Wohneigentum einen Großteil ihres Kundenkontakts digitalisieren können. Bereits heute verfügbare Lösungen unterstützen Verwalter, Eigentümer und Eigentümergemeinschaften sowie Investoren gleichermaßen: Für die Verschlankung des Informationsaustauschs und anderer, aufwendiger Abläufe bieten sich digitale Eigentümer-Portale sowie -Applikationen für mobile Endgeräte an, wie Aareon sie heute schon zur Verfügung stellt. Sie sorgen als jederzeit aufrufbare, zentrale Informationsquellen für Kosteneffizienz und eine zeitliche Entlastung bei Verwaltern und Eigentümern – und schaffen Freiräume für andere Aufgaben.

Mehr Transparenz, weniger Aufwände

Nimmt man als Beispiel einen Wohnungseigentümer, der sein Eigentum nicht selbst bewohnt: Er lebt in einer anderen Stadt und hat die Verwaltung seiner Investition einem Immobilienunternehmen anvertraut. „Über Portal und App hat er komfortablen Zugriff auf Informationen und Datenbestände, die Eigentümer immer wieder gerne und öfter bei ihrem Verwalter anfragen – so beispielsweise Vertragsdaten oder im Fall von Wohnungseigentümergemeinschaften die Teilungserklärung oder den Saldo des Eigentümerkontos. Damit bietet er seinen Eigentümern ein großes Plus an Transparenz“, erklärt Franziska Wolf vom Solution Team Digital Solutions bei Aareon AG, „und spart viel Routineaufwand ein.“

Die passenden Ansprechpartner des Verwalters sind hier ebenso hinterlegt wie wesentliche Informationen der digitalen Wohnungsakte: Wirtschaftspläne, Hausordnungen, Teilungserklärungen, Protokolle der Eigentümerversammlung oder Abrechnungen stehen direkt online zur Verfügung. Relevante Daten und Dokumente liegen damit jederzeit bereit, wenn der Eigentümer sie einsehen will – auch außerhalb von Geschäftszeiten und bequem zum eigenen Feierabend, wenn er Zeit für die Beschäftigung mit dem Wohneigentum hat. Und wenn sich seine Bankverbindung einmal ändert, passt er sie online einfach selbst an. Die Aufwände für den Verwalter sind gleich null – vor allem weil diese Änderungen im ERP-System, wenn gewünscht, automatisch nachgezogen werden.

Digitale Lösungen als Entlastung im Verwalteralltag

Je mehr Angelegenheiten Eigentümer über Portal oder App regeln können, desto seltener müssen sie sich mit ihrem Anliegen per Telefon oder E-Mail an das Immobilienunternehmen wenden. Auf diese Weise reduzieren sich die Aufwände in Sachen Kundenservice beim Verwalter deutlich und Prozesse können effizienter ablaufen. „Außerdem kennen und nutzen viele Kunden – gerade in der Generation ab Mitte 30 – digitale Services heute in diversen anderen Bereichen ihres Alltags und fordern sie auch offensiv ein. Verwalter, die auf digitale Lösungen setzen, können sich damit positiv bei ihren Eigentümern hervorheben und ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern“, erläutert Wolf weiter. „Das eröffnet auch die Chance für neue Geschäftsmodelle. Denkbar ist zum Beispiel, dass Eigentümer künftig mehr oder weniger Verwaltergebühren zahlen – je nachdem, ob sie bestimmte Unterlagen in Papierform per Post erhalten wollen oder sie sich selbst herunterladen.“

Mehr Effizienz dank Verknüpfung von Plattformen

Gerade die Integration von anderen digitalen Systemen steigert den Mehrwert von Eigentümer-Portal und -App: Für Unternehmen der Wohnungswirtschaft und Verwalter bietet die integrierte Verwendung von Daten aus CRM- und ERP-Systemen die Möglichkeit, aus dem digitalen Kundenkontakt heraus Beauftragungen für Partnerunternehmen auf den Weg zu bringen. Der Sachstand zum Beispiel von Reparaturaufträgen kann dann über das Portal an die Eigentümer zurückgemeldet werden. Kommunikation, Verwaltung und Instandhaltung gehen somit auf digitaler Basis Hand in Hand.

Erleichterung rund um die Eigentümerversammlung

Besonders große Aufwände in der Verwaltung von Wohneigentum verursacht die jährliche Eigentümerversammlung: Von der Terminabstimmung über den Austausch von Informationen und das Zusammenstellen von Rechnungen für die Prüfung durch den Beirat bis hin zur Erstellung und dem Versand der Wirtschaftspläne haben Verwalter mit dieser Aufgabe alle Hände voll zu tun. „Unser Ziel ist es, den verwaltenden Wohnungsunternehmen auch bei dieser ressourcenintensiven Aufgabe mit digitalen Lösungen zu helfen, die die Aufwände rund um die Eigentümerversammlung deutlich reduzieren“, erklärt Franziska Wolf abschließend. Sie ist sich sicher: „Künftig werden Eigentümer das Unternehmen, das ihre Wohnung verwalten soll, auch auf Basis des digitalen Portfolios und der online verfügbaren Dienstleistungen aussuchen. Wer aus anderen beruflichen Bereichen gewohnt ist, über digitale Kanäle Beschlussfassungen und Beauftragungen zu managen, der wird erwarten, dass diese Möglichkeiten auch in Bezug auf die Verwaltung des Wohneigentums zur Verfügung stehen.“

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