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Jederzeit und überall: Was Eigentümerportale leisten können

Zeitliche und örtliche Unabhängigkeit bei der Dateneinsicht, schnelle Kommunikation mit Verwaltern und Austausch mit anderen Eigentümern – was Eigentümerportale heute und in Zukunft Wohnungseigentümern bieten, um schnell an nötige Informationen zu kommen und die Kommunikation zu unterstützen.

Das Wohnen in den eigenen vier Wänden ist und bleibt der Traum vieler Menschen. Wer Wohneigentum besitzt oder selbst nutzt, der lernt aber auch schnell: Eine Wohnung will gut verwaltet und bewirtschaftet sein, damit man möglichst lange die Wohnqualität erhalten kann. Diese Situation betrifft hierzulande sehr viele Menschen: Zwar liegt der Anteil der Wohnungen, die von den Eigentümern selbst bewohnt werden – die sogenannte Wohneigentumsquote – in Deutschland im europäischen Vergleich mit 45 Prozent eher auf einem hinteren Platz. Aber im bevölkerungsreichsten Land Europas macht das immerhin noch über 16 Millionen Wohnungen aus. Dazu kommen 1,8 Millionen Wohnungseigentümergemeinschaften. 

Digitale Lösungen wie etwa Eigentümerportale können einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung von Verwaltungsprozessen für diese Wohnungen und ihre Eigentümer leisten. Sie unterstützen Wohnungseigentümer und Investoren, Wohnungseigentümergemeinschaften sowie die Verwaltung von Wohneigentum durch Wohnungsgesellschaften gleichermaßen. Informationsaustausch und die Herbeiführung von Beschlüssen zur Umsetzung technischer und verwalterischer Maßnahmen zwischen allen Beteiligten unterliegen gesetzlich geregelten, mitunter zeitaufwändigen Prozessen. Für die Verschlankung dieser Abläufe bieten sich digitale Plattformen an: Sie sorgen als jederzeit aufrufbare, zentrale Informationsquellen für Kosteneffizienz und eine zeitliche Entlastung bei Eigentümern und Verwaltern und schaffen Freiräume für andere Aufgaben.

Der Eigentümer als Informationssuchender

Nehmen wir als Beispiel einen Wohnungseigentümer, der das Eigentum nicht bewohnt. Er lebt an einem anderen Wohnort und lässt seine Investition von einem Immobilienunternehmen verwalten. Was kann ein digitales Eigentümerportal für ihn leisten? Franziska Wolf, Solution Manager New Digital Solutions bei der Aareon AG: „Das Portal ermöglicht den Einblick in Informationen und Datenbestände, die immer wieder von Eigentümern angefragt werden, wie zum Beispiel Vertragsdaten oder im Fall von Wohnungseigentümergemeinschaften den Saldo des Eigentümerkontos. Die passenden Ansprechpartner des Verwalters sind hier jederzeit ebenso zu finden wie wesentliche Informationen der digitalen Wohnungsakte: Wirtschaftspläne, Hausordnungen oder Abrechnungen stehen direkt zur Verfügung.“ Der große Vorteil des Portals für den Eigentümer liegt darin, dass die Daten immer dann bereitstehen, wenn er sie einsehen möchte – nämlich außerhalb von Geschäftszeiten und bequem zum eigenen Feierabend, wenn nach der eigenen beruflichen Einbindung Zeit für die Beschäftigung mit dem Wohneigentum vorhanden ist. 

Der Eigentümer möchte über Online-Portale aber vielleicht nicht nur Informationen über die Wohnungen in seinem Eigentum aufrufen können. Für ihn sind eventuell auch Angaben zu den Mietern interessant: Wer wohnt wie lange in der Wohnung, wie sieht es mit dem Wohn- und Zahlungsverhalten aus, gibt es einen Mieterwechsel und so weiter. Der eine Eigentümer ist an der reinen Wirtschaftlichkeit seiner Wohnung interessiert – ein anderer will sich ein Bild von seinen Mietern machen. 

„Hier wird deutlich: Die Datenbereitstellung ist eine sensible Angelegenheit“, erläutert Franziska Wolf die Herausforderungen an Eigentümerportale. „Denn trotz aller Eigentümerrechte müssen digitale Plattformen auch dem Datenschutz entsprechen und die Weitergabe von personenbezogenen Daten muss geregelt sein.“ Sind diese Fragen geklärt und ist der Informationsfluss sauber definiert, wird das digitale Instrument Eigentümerportal zur zentralen Drehscheibe für das Beziehungsdreieck Eigentümer-Verwalter-Mieter. 

Effizienzsteigerung durch Verknüpfung mehrerer Plattformen

Gerade die Integration von anderen digitalen Systemen steigert den Mehrwert des Eigentümerportals: Für Unternehmen der Wohnungswirtschaft und Verwalter bietet die nahtlose Verwendung von Daten aus CRM- und ERP-Systemen die Möglichkeit, aus dem digitalen Kundenkontakt heraus Beauftragungen für Partnerunternehmen auf den Weg zu bringen. Der Sachstand zum Beispiel von Reparaturaufträgen kann dann über das Portal an die Eigentümer zurückgemeldet werden. Kommunikation, Verwaltung und Instandhaltung gehen somit auf digitaler Basis Hand in Hand. Plant ein Eigentümer den Verkauf seines Eigentums oder den Umbau der Wohnung, so kann er Wartungsberichte, Protokolle, Belege und Beschlussfassungen einsehen und hiermit verbundene Fragen – über das Eigentümerportal – an die Mitarbeiter des Verwalters richten. 

Insbesondere wenn Dritte ins Spiel kommen – etwa wenn Anleger Angaben zur Bewertung einer Immobilie erhalten möchten, deren Miteigentümer sie sind oder wenn es um vermietetes Sondereigentum geht – ist die Einsicht in wirtschaftlich relevante Daten zur Wohnung von großer Bedeutung. In der Regel ist diese Zielgruppe des Eigentümerportals nicht am Ort – der digitale Fernzugriff auf Informationen erfüllt da den zentralen Kundenwunsch nach schneller Einsicht.

Ein Portal auch für Eigentümergemeinschaften?

Eigentümer, die in einer Wohnungseigentümergemeinschaft mit anderen Eigentümern Beschlüsse herbeiführen müssen, kennen das: Es muss ein Termin für eine Versammlung gefunden werden, im Vorfeld müssen Informationen ausgetauscht, Abrechnungen zusammengestellt, Wirtschaftspläne erstellt und allen zur Verfügung gestellt werden. Ein mitunter nicht geringer Aufwand. Ließe sich eine Eigentümerversammlung mit einem Eigentümerportal auch digital vorbereiten oder sogar virtuell abhalten? 

„Eigentümerportale sollten berücksichtigen, welche Nutzungsgewohnheiten sich durch die mittlerweile weite Verbreitung digitaler Services allgemein etabliert haben oder absehbar etablieren werden“, erläutert die Expertin für Digitallösungen Franziska Wolf die künftige Entwicklung der Portale. So sind im Berufsleben Online-Meetings und virtuelle Konferenzen schon lange nicht mehr nur für Konzerne gang und gäbe, sondern werden zunehmend auch vom Mittelstand genutzt. „Wir entwickeln daher aktuell Nutzungsszenarien, in denen die Möglichkeiten zur gleichzeitigen Bereitstellung von Dokumenten und Online-Kommunikation konsequent auch auf den Fall ‚Eigentümerversammlung’ angewendet werden.“ 

So könnte es dann in der Praxis aussehen: Die Agenda für eine Eigentümerversammlung wird im Vorlauf allen Beteiligten über die Online-Plattform bereitgestellt. Relevante Dokumente, Belege und Beschlussvorschläge sind für alle in zeitlicher Unabhängigkeit im Vorhinein einsehbar, müssen nicht mehr kosten- und zeitaufwändig postalisch (oftmals sogar mehrfach) versendet werden und bilden die Grundlage für den gemeinsamen wahrgenommenen Termin. Die Vision: Auch die Versammlung selbst wird digital als Online-Konferenz durchgeführt. „Hier sind aber noch rechtliche Fragen zu klären: Wie sieht es mit der Stimmabgabe über das Internet aus, wie lässt sich sicherstellen, dass die bereitgestellten Dokumente rechtssicher sind?“, weist Franziska Wolf auf die Herausforderungen auf dem Weg zu umfassenden digitalen Szenarien hin. Die technologischen Lösungen existieren aber bereits und die Abläufe lassen sich auch vollständig digital abbilden.

Die Vision: Die Digitalisierung komplexer Informations- und Kommunikationsprozesse

Ein weiteres Szenario für die Wohnungswirtschaft schließt weitere Beteiligte mit ein: Bestellen die Wohnungseigentümer einen Verwaltungsbeirat, so ergeben sich auch hier durch den Einsatz von Eigentümerportalen Optimierungs- und Einsparpotenziale. Der zu begutachtende Wirtschaftsplan kann über das Portal bereitgestellt werden, digitalisierte Belege von Beiratsmitgliedern online eingesehen und überprüft werden – und das jederzeit, unabhängig von Öffnungszeiten der Verwaltung der Eigentumswohnungen. Bislang lassen sich die Verwaltungsbeiräte die Belege in Papierform zeigen. Mittlerweile wird eine Vielzahl an Dokumenten schon online in unterschiedlichen Geschäftsprozessen digital aufbereitet und zur Verfügung gestellt – dem Quasi-Standard-PDF sei Dank, dass Rechnungen, Protokolle, technische Informationen und Berichte auf dem PC und sogar mobil auf Smartphone und Tablet aufgerufen werden können. Die Beiräte müssten also zumindest für die Belegprüfung künftig nicht mehr in die Räume des Verwalters kommen, die mitunter aufwändige Abstimmung für Präsenztermine entfällt oder verringert sich auf das Nötigste und alle Beteiligten können Prüfprozesse unabhängig voneinander durchführen und vereinfachen.

In anderen Anwendungsfeldern und Branchen werden weite Teile ähnlicher Abläufe schon umgesetzt. So wenden Verwaltungsräte bei Sparkassen so genannte sichere Datenräume auf Tablet-PCs an, um auf Basis bereitgestellter Dokumente kommende Sitzungen vorbereiten zu können. Auch hier kommt der effizienzsteigernde Charakter jederzeit verfügbarer digitaler Datenbestände zum Tragen.

Die Vision für die ganz nahe Zukunft: Die digitale Unterstützung des Gesprächs zwischen den Wohnungseigentümern. Ist der Austausch „auf dem Hausflur“ nicht möglich, weil die Eigentümer gar nicht alle vor Ort wohnhaft sind, könnten geschützte Kommunikationsräume und Chat-Funktionen das virtuelle Gespräch möglich machen. Die Gewöhnung an weit verbreitete Messenger-Anwendungen wie WhatsApp haben in großen Teilen der Bevölkerung die Hemmschwelle für den digitalen Dialog sehr weit nach unten gesetzt. Wenn man es im Alltag doch schon gewohnt ist, sich mit der eigenen Familie und den Kollegen im Sportverein über das Smartphone auszutauschen und Verabredungen zu treffen – warum sollte das nicht auch unter Wohnungseigentümern funktionieren? Natürlich entstehen auch hier neue Pflichten des Portalbetreibers, denn die Datensicherheit auch solcher Konversationen hat höchste Priorität.

Franziska Wolf ist sich sicher: „Künftig werden Eigentümer das Unternehmen, das ihre Wohnung verwalten soll, auch auf Basis des digitalen Portfolios und der online verfügbaren Dienstleistungen aussuchen. Wer aus anderen beruflichen Zusammenhängen gewohnt ist, über digitale Kanäle Beschlussfassungen und Beauftragungen zu managen, der wird erwarten, dass diese Möglichkeiten auch in Bezug auf die Verwaltung des Wohneigentums zur Verfügung stehen.“

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