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Vertragsverwaltung im ERP-System

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Vertragsverwaltung im ERP-System: Aufwand und Kosten sparen

Selbst kleinere Wohnungsunternehmen verwalten eine Vielzahl von Verträgen. Wenn das Vertragsmanagement manuell erfolgt, können dabei jedoch leicht kostspielige Fehler unterlaufen. Mit der Integration der Vertragsverwaltung in das ERP-System gehören diese der Vergangenheit an. Sie sparen bares Geld.

Noch mehr als in anderen Branchen stellt das Vertragsmanagement Unternehmen der Wohnungswirtschaft vor große Herausforderungen. Der Grund dafür ist die schier unüberschaubare Anzahl der Vereinbarungen, denn zu den üblichen Miet- und Versorgerverträgen – zum Beispiel für Energie – kommen solche für das Gebäudemanagement und eine Vielzahl von Verträgen im Bereich der Verwaltungskosten, z. B. für Leasing, Kommunikation oder Versicherungen. Allein für die Wartung fallen im Schnitt etwa zehn bis 15 Kontrakte pro Wirtschaftseinheit an.

Kostspielige Probleme mit manuellem Vertragsmanagement

Ebenso vielfältig sind die Tücken in der Vertragsverwaltung: Fehlender Überblick über Aufgaben und Fristen, komplizierte Ablage und unklare Verantwortlichkeiten sind nur einige der Fallstricke im Vertragsmanagement. Gemein haben sie, dass im Fall von Fehlern kostspielige Konsequenzen auftreten können.

Denken wir beispielsweise an einen Personalwechsel: Trotz manueller Arbeitsweise wissen Sie, dass das Vertragsmanagement in den fähigen Händen einer gewissenhaften und langjährigen Mitarbeiterin liegt. Doch wegen Krankheit fällt die Schlüsselperson für mehrere Monate aus. Ein Ersatz muss her. Im Unternehmen findet sich jedoch niemand mit dem nötigen Know-how: Keiner kennt das ausgeklügelte Ablage- und Wiedervorlagesystem. Fast zwangsläufig drohen in der Folge Komplikationen – zum Beispiel durch verstreichende Kündigungsfristen oder Wartungspflichten, die unberücksichtigt bleiben. Leidtragende sind dann Kunden, Geschäftspartner und das Wohnungsunternehmen selbst.

Doch es muss nicht immer der schlimmste Fall sein. Häufig sind es schon Kleinigkeiten, die das Wohnungsunternehmen eine Menge Geld kosten können. Fehlt zum Beispiel ein vollständiger Überblick über bisherige Verträge, ist es fast unmöglich, sich optimal auf Neuaushandlungen vorzubereiten – gerade, wenn man mit einem Geschäftspartner über mehrere Geschäftsstellen hinweg zusammenarbeitet. Das schwächt die Position in den Gesprächen und beeinflusst das Ergebnis negativ.

Die Lösung: Vertragsmanagement in ERP-System integrieren

Mit der Integration des Vertragsmanagements in Ihr ERP-System – zum Beispiel Wodis Sigma oder SAP® gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Mehr als das: Auch die alltäglichen Aufgaben in der Verwaltung werden deutlich vereinfacht sowie Kosten eingespart. So ist die integrierte Archivlösung nicht nur revisionssicher, sondern erlaubt auch die zielgerichtete Suche von Vertragsdokumenten. Zugehörige Rechnungen und relevante Informationen, für die ein Vertrag gilt, sind durch automatische Verknüpfungen immer unmittelbar zur Hand. Im Vergleich zur manuellen Suche werden dadurch zeitliche und damit finanzielle Ressourcen in erheblichem Umfang eingespart. Zugleich erlaubt das digitale Archiv die optimale Vorbereitung auf kommende Vertragsverhandlungen. So werden Fakten und Transparenz geschaffen, die Ihrem Unternehmen zugutekommen. Davon profitieren nicht zuletzt auch die Mieter.

Mit der Integration des Vertragsmanagements sind die Vertrags-, Geschäftspartner- und operativen Objektstammdaten direkt und redundanzfrei mit dem ERP-System verknüpft. Doppelungen und damit einhergehende Missverständnisse oder Klärungsprozesse gehören der Vergangenheit an. Außerdem können die mit den Verträgen verbundenen Zahlungsströme direkt aus dem ERP-System gesteuert werden.

Eine weitere Vereinfachung bringt die Nutzung von Aareon Rechnungsservice. Mit ihm können die elektronischen Rechnungseingangsdaten automatisch mit den zugehörigen Verträgen und kostentragenden Kontierungselementen verknüpft werden. Das erhöht die Transparenz und viele manuelle Arbeitsschritte entfallen.

Außerdem übernimmt ein IT-gestütztes Vertragsmanagement eine Vielzahl von Aufgaben automatisiert und damit verlässlicher. Bestes Beispiel ist die Wiedervorlage. Während diese in vielen Unternehmen auch heute noch durch fehleranfällige Tabellen mit vielen Medienbrüchen verwaltet wird, sorgt die Integration im ERP-System dafür, dass kein Termin und keine Frist verpasst werden. Denn durch die Erinnerungsfunktion erfährt der zuständige Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt, dass Handlungsbedarf besteht.

Hier drei Beispiele:

Außerdem haben die Verantwortlichen die Möglichkeit, Aufgaben für externe Vertragspartner zu erstellen. Bei Wartungsverträgen kann so dafür gesorgt werden, dass auch der Handwerker zu einem anstehenden Termin automatisch beauftragt wird. Diese zusätzliche Optimierung der Wartungsprozesse ergibt sich durch das optimale Zusammenspiel von Vertragsmanagement, Instandhaltungsmodul und Mareon. Das Handwerkerportal erlaubt den direkten Versand von Wartungsaufträgen aus dem ERP-System. Dort werden nach Durchführung des Auftrags dann auch wieder alle Rechnungen automatisch erfasst und den passenden Kontrakten zugeordnet. So sinkt der administrative Aufwand für Abstimmung und Kommunikation mit den Partnerbetrieben und die Wartungsprozesse werden optimiert. Die gleichen Synergien lassen sich durch die flexible Verknüpfungen des integrierten Vertragsmanagements bei der Beauftragung und dem Controlling der Verkehrssicherungspflichten heben. Diese werden im ERP-System angelegt und mit dem passenden Vertrag verknüpft. Zum gegebenen Zeitpunkt erfolgt der Prüfungsauftrag automatisch über Mareon.

Ein weiterer Vorteil der ERP-Integration des Vertragsmanagements liegt in der Einhaltung der oft individuellen Compliance-Richtlinien von Wohnungsunternehmen. So können Sie in der Benutzerverwaltung festlegen, welche einzelnen Nutzer oder Benutzergruppen Zugriff auf Vertragsinhalte erhalten sollen. Gerade Leasingverträge für Fahrzeuge oder Handyverträge für die Führungskräfte sollte nicht jeder Sachberater einsehen können.

Ein fast noch wichtigerer Vorzug sind die individuellen Einstellungen bezüglich der Datenpflege – zum Beispiel bei Vertragsänderungen. Ihren eigenen Kriterien entsprechend entscheiden Sie im System, ob beispielsweise die Freigabe durch einen Kollegen auf gleicher Ebene oder einen Vorgesetzten erteilt werden muss. Im Gegensatz zum manuellen Vertragsmanagement tragen diese Möglichkeiten optimal Compliance-Regelungen Ihres Unternehmens Rechnung.

Vertragsmanagement mit Aareon

Der Weg zum integrierten Vertragsmanagement

Die Module von Aareon bieten viele praktische Funktionen, doch kommt es auch auf die korrekte Nutzung an. Dank der intuitiven und nutzerfreundlichen Oberfläche lernen die zuständigen Mitarbeiter allerdings schnell, richtig mit der Software umzugehen. Damit aber auch die Einführung reibungslos vonstatten geht, unterstützt Aareon seine Kunden in dieser Phase – zum Beispiel bei der Ausprägung des Systems zur Abbildung verschiedener Vertragsarten und der Definition der passenden Eingabefelder. Außerdem stehen unsere Experten bereit, um Ihnen bei der Einarbeitung mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Vertragsmanagement vereinfachen
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