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Effizienzgewinn durch Digitalisierung

Ihre Prozesse > Unternehmen organisieren

Wartungsverträge digital managen: weniger Papier, mehr Effizienz!

Was früher auf Papier stattfand, wandert heute zunehmend in die digitale Welt. Auch die Wohnungswirtschaft ist längst aufgebrochen in Richtung papierarmer Prozesse: Das Beispiel Wartungsverträge zeigt deutlich, wie viel Potenzial in der Digitalisierung täglicher Arbeitsabläufe steckt.

„Das Thema Wartungsverträge greifen wir hier auf Connect auf, weil es eine so große Bedeutung für die Branche hat“, sagt Patrick Heinerich, Solution Manager New Digital Solutions bei Aareon. Das Managen von Wartungsverträgen kostet Wohnungsunternehmen enorme Ressourcen. Die richtigen Dienstleister müssen gesucht und gefunden werden und das Wohnungsunternehmen sollte jederzeit wissen, welche Wartungsaufgaben wann anstehen und umgesetzt wurden. Gerade weil die Aufgaben und Prozesse beim Thema Wartungsverträge so vielschichtig sind, lässt sich durch eine Digitalisierung der dazugehörigen Prozesse nicht nur viel Zeit einsparen, sondern auch Unmengen an Dokumenten. Wohnungsunternehmen können auf diese Weise hohe Einsparungen erzielen – nicht nur beim Papier, sondern auch in Sachen Arbeitszeit.

„Im Schnitt entstehen für ein Wohnungsunternehmen 15 Wartungsverträge je Wirtschaftseinheit. Hinzu kommen noch Protokolle und Fotos“, sagt Heinerich. Allerdings ändert sich zunehmend die Art und Weise, wie derlei Dokumente ins Unternehmen kommen und dort verarbeitet werden. Während der Schornsteinfeger früher noch einen Blatt Papier übergeben hat, werden Protokolle dieser Art zunehmen digital. Ein Trend, der weiter anhalten wird – da ist sich Heinerich sicher.

„Nur noch zehn bis 20 Prozent der Wohnungsunternehmen bilden ihre Wartungsverträge auf Papier in Ordnern ab“, schätzt Heinerich aus seiner Erfahrung heraus. Der Grund: Kaum ein Unternehmen kann oder will sich ein so umfangreiches Ordner-Archiv leisten – und auch nicht die Ressourcen, die es braucht, um in diesen Papierbergen auf einen einzelnen Vertrag zugreifen zu können.

„Etwa 70 Prozent der Wohnungsunternehmen arbeiten heute mit digitalen Lösungen“, weiß Heinerich. In diesem Fall werden die Dokumente meist händisch eingescannt und in einer Verzeichnisstruktur innerhalb des Netzwerks gespeichert. So sind die Unterlagen schneller auffindbar.

Wenn ein Mitarbeiter für diese Art der Datenablage eine Minute pro Dokument benötigt, dann ist er bei 25.000 Dokumenten, die je Unternehmen zum Thema Verkehrssicherung entstehen,  mehr als 52 Tage mit der Digitalisierung beschäftigt. Eine Lösung, die auf Dauer nicht praktikabel erscheint und die mit einem digitalen Archiv in Verbindung mit dem Vertragsmanagement deutlich effizienter wird.

Mehrwert aus der Integration

„Die restlichen zehn Prozent der Wohnungsunternehmen arbeiten mit einem professionellen, integrierten System für ihre Wartungsverträge“, sagt Heinerich, der mehr als hundert Kunden bei der Einführung von digitalen Lösungen beraten hat.

Mit dem jüngsten Release von Wodis Sigma lassen sich Wartungsverträge jetzt komplett integrieren. „Bisher ließen sich die Wartungsverträge nicht ohne weiteres im ERP-System pflegen. Hier sind wir technisch auf Grenzen gestoßen, die wir nun beseitigt haben“, erklärt Heinerich. Aus der intensiven Zusammenarbeit mit Wohnungsunternehmen weiß Aareon, wo der Schuh drückt, entwickelt seine Lösungen weiter und passt sie an die Bedürfnisse der Kunden an. Mit der neuen Version ergeben sich für Wohnungsunternehmen nun neue Vorteile rund ums Thema Wartungsverträge: 

Prozess- und Arbeitserleichterung

Mit einer ins ERP-System integrierten Lösung wird das Thema Wartungsverträge in Verbindung mit den anderen Arbeitsprozessen im Wohnungsunternehmen behandelt: Nachdem der Vertrag im digitalen Archiv abgelegt wurde, wird er im ERP-System dort verbunden, wo er benötigt wird: Zum Beispiel innerhalb des Vertragsmanagements. Aber auch in der Nebenkostenabrechnung erfolgt die Kennzeichnung, dass die Zuteilung der umlagefähigen Kosten zukünftig ganz automatisch auf Basis des hinterlegten Schlüssels berechnet werden können. Zusätzlich lassen sich die Verträge bei den zugehörigen Wohneinheiten finden – nicht nur vom Büro aus, sondern auch von unterwegs mit Hilfe einer mobilen Lösung. Durch eine Verknüpfung zum Aktivitätenmanagement können sich alle Beteiligten sogar an ihre Aufgaben erinnern lassen.

Sicherheit

Rechtssicherheit spielt bei den Wartungsverträgen eine entscheidende Rolle, wenn es um das Thema Verkehrssicherung geht. Wohnungsunternehmen müssen lückenlos und rechtssicher nachweisen können, dass sie ihren Betreiberpflichten nachgekommen sind. Dazu gehört die Information, wer wann welche Wartungen durchgeführt hat. Mit dem integrierten Vertragsmanagement in Wodis Sigma lassen sich Dienstleister einbinden und ihre Dokumente direkt integrieren. Sie können von mobilen Endgeräten sogar direkt im System dokumentieren, dass die Pflichten erfüllt wurden.

Überblick

Mit dem Management der Wartungsverträge gehen zahlreiche Aufgaben einher: Ein Wohnungsunternehmen sollte deshalb zu jedem Zeitpunkt wissen, wann welche Wartungen fällig sind, aber auch wann Verträge auslaufen und erneuert werden müssen. Ein integriertes System sorgt hier für die nötige Transparenz.

Viele Gründe sprechen dafür, ein integriertes Wartungsvertragmanagement einzuführen. Patrick Heinerich erklärt, wie das am besten gelingt: „Wir empfehlen eine Schritt-für-Schritt-Integration, die sich gut im Arbeitsalltag eines Wohnungsunternehmens bewältigen lässt. Zunächst führt man dafür in aller Regel ein digitales Archiv ein. Dann werden die alten Daten und nach und nach alle bestehenden Prozesse und zugehörigen Unterlagen digitalisiert“, erklärt er. „So ist das Wohnungsunternehmen nach ein bis drei Jahren komplett in der digitalen Welt angekommen.“

Die Zukunft der Wohnungswirtschaft ist die Digitalisierung
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