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Digitales Archiv

Ihre Prozesse > Unternehmen organisieren

Was ein elektronisches Archiv können muss

Was digital ist, soll auch digital bleiben: Wohnungsunternehmen, die ihre Prozesse zunehmend digitalisieren, müssen sich fast unweigerlich auch mit einer Lösung zur elektronischen Archivierung befassen. Aareon-Experte Markus Weiand erklärt, worauf es bei der Auswahl einer passenden Lösung ankommt.

Wer digitale Arbeitsabläufe stringent durchdenkt, landet schnell beim elektronischen Archivieren von Dokumenten: „Wenn ein Wohnungsunternehmen zum Beispiel Rechnungen auf dem elektronischen Weg erhält, sollte es sie möglichst auch elektronisch archivieren“, erklärt Markus Weiand, Teamleiter und Solution Manager für Aareon Archiv kompakt bei Aareon. „Schließlich wäre es wenig sinnvoll, einen Prozess wie die Rechnungslegung und -weiterverarbeitung zunächst zu digitalisieren, um die zugehörigen Dokumente dann doch wieder auszudrucken und in Papierform abzulegen.“ 

Weniger Kosten, mehr Prozesseffizienz

Durch die Einführung eines elektronischen Archivs können Wohnungsunternehmen digitale Prozesse konsequent fortführen. Unternehmen sparen mit der Digitalisierung von Arbeitsabläufen nicht nur Papier- und Druckkosten, sondern viele Regalmeter im Archiv. Vor allem aber gewinnen sie an Prozesseffizienz: Wer ein bestimmtes Dokument benötigt, kann es schnell auf dem Bildschirm aufrufen. Ausflüge in den Keller und langwieriges Suchen in Papierakten des Archivs gehören damit der Vergangenheit an. 

Allerdings, so Archivierungs-Experte Weiand weiter, sollten Wohnungsunternehmen einige wichtige Faktoren beachten, wenn sie sich nach einer geeigneten Archivlösung umsehen. „Zunächst einmal ist es heute wichtig, dass die Archivsoftware nicht nur die Ablage normaler PDFs ermöglicht, sondern zum Beispiel auch von PDF/A3-Dateien, auf denen der ZUGFeRD-Standard aufsetzt. Zudem sollten die Dokumente in jedem Fall revisionssicher abgelegt sein.“ 

Revisionssicher bedeutet, dass ein Dokument nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert wird. In Aareon Archiv kompakt wird das mittels bestimmter Methoden sichergestellt, die automatisch im Hintergrund ablaufen. 

Gute Volltextsuche, intuitive Bedienbarkeit

„Darüber hinaus sollte eine gute Archivlösung dem Nutzer nicht nur eine Stichwortsuche nach Indizes ermöglichen, sondern auch über eine OCR-Volltextsuche verfügen. Das erleichtert die Suche nach einer bestimmten Datei im Zweifelsfall erheblich“, erläutert Weiand weiter. „Hinzu kommen natürlich Kriterien wie eine gute, intuitive Bedienbarkeit der Lösung und nicht zuletzt auch ihre Integrierbarkeit.“ 

Die Lösung Aareon Archiv kompakt schließt sich direkt an die ERP-Systeme von Aareon an, ist aber auch in andere ERP-Systeme integrierbar. Erhält ein Wohnungsunternehmen Rechnungen über den Aareon Rechnungsservice oder die Handwerkerplattform Mareon, lassen sich diese direkt im ERP-System weiterverarbeiten und archivieren – so ist ein lückenloser, digitaler Rechnungsprozess ohne jede Medienbrüche gewährleistet. 

Rechnungen und andere Dokumente lassen sich in Aareon Archiv kompakt im Verbund mit weiteren, inhaltlich zugehörigen Dateien gemeinsam archivieren. Außerdem können Nutzer sie mit Notizen versehen, ohne dass die Revisionssicherheit des Originaldokuments verloren geht. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter von Wohnungsunternehmen auch noch nach Jahren einen guten Überblick über den jeweiligen Sachverhalt verschaffen. 

Digitales Archiv: In ersten Ländern verbindlich

Immer öfter gehen Unternehmen übrigens dazu über, nicht nur neu hereinkommende Dokumente direkt elektronisch zu archivieren – viele digitalisieren auch ihr bestehendes Archiv. Eine Entwicklung, die sich aus Weiands Sicht in den nächsten Jahren fortsetzen dürfte. 

„Wenn wir mal einen Blick nach Italien werfen, müssen dort schon heute alle Dokumente digital archiviert werden. Es gibt also erste Länder, die die elektronische Archivierung verbindlich eingeführt haben und es ist gut vorstellbar, dass es irgendwann auch eine EU-weite Regelung geben wird“, so der Aareon-Experte abschließend. „Unser Anspruch bei Aareon ist es, unsere Kunden auf diesem Weg zu begleiten und ihnen passende Lösungen zur Verfügung zu stellen.“

Ein Infoblatt zu der Lösung Aareon Archiv kompakt können Sie hier herunterladen

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