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Beste Anbindung

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Wie Facility Manager von mobilen Services profitieren

Die täglichen Aufgaben in der Übersicht, eine direkte Aufnahme von Schäden vor Ort, der Zugriff auf alle relevanten Daten und stets aktuelle Objektinformationen: Eine mobile Anbindung an das ERP-System des Wohnungsunternehmens erleichtert Facility Managern den Arbeitsalltag enorm.

Den Bestand ihres Wohnungsunternehmens kennen Facility Manager oft so gut wie die eigene Westentasche. Wo sind welche Teile verbaut? Wofür gibt es bestehende Wartungsverträge? Und welches Partnerunternehmen ist mit welchen Aufträgen zu betrauen? All das haben Facility Manager im ERP-System des Wohnungsunternehmens hinterlegt und vieles davon mit Sicherheit auch im Gedächtnis. Ist der Facility Manager jedoch vor Ort und benötigt eine fehlende Information, muss er nochmal im Büro vorbeischauen oder sich die nötigen Daten telefonisch von einem Kollegen durchgeben lassen, der Zugriff auf das ERP-System hat. Im Arbeitsalltag kostet das wertvolle Zeit.

Zugriff auf alle relevanten Informationen

„Einsparen lässt sich diese Zeit über eine mobile Anbindung des Facility Managements an das ERP-System. Ausgestattet mit Smartphone oder Tablet, kann der Facility Manager im Bestand unterwegs sein – und je nach Bedarf auf alle Informationen zugreifen, die er vor Ort gerade braucht“, erläutert Sven Dittrich, Mitarbeiter Solution Sales bei Aareon. So findet er darauf eine übersichtliche Darstellung der Aufgaben für den Tag, die der Facility Manager sonst oft in Papierform mitbekommt oder per telefonischer Beauftragung erfährt. Außerdem hat er Zugriff auf sämtliche Bestandsdaten und kann genau einsehen, über welche Ausstattung eine Wohnung verfügt und ob im Fall eines Defekts noch Gewährleistungsansprüche bestehen. Dank hinterlegter Verträge kann er nachvollziehen, mit welchen Dienstleistern es Wartungsverträge gibt und was diese beinhalten. 

„Das umfassende Bild, das der Facility Manager vor Ort über die Immobilie und die Bewohner hat, ermöglicht es ihm Vorgänge zu initiieren und dem Kunden direkte Lösungen aufzuzeigen“, erzählt Thomas Klapdor, Vorstand der VAB Viersen. Die Facility Manager der VAB Viersen erfassen Schadens- und andere Meldungen über eine browserbasierte Portallösung.

Daten und Dokumente einsehen und ergänzen

Wie die Arbeit mit einer mobilen ERP-Anwendung in der Praxis funktioniert, zeigt folgendes Beispiel: Bei einer turnusmäßigen Begehung entdeckt ein Facility Manager, dass es im Keller eines Objekts einen Wasserschaden gibt. Also zückt er sein Handy und greift per App auf den Leitungsplan im ERP-System zu – eine Information, die er sich sonst telefonisch hätte durchgeben lassen oder selbst im Büro recherchieren müssen. Darauf sieht er sofort, wo die Leitungen verlaufen und welche Firma dafür zuständig ist, das Rohr auszutauschen. Direkt im System kann er nun eine Reparatur des Schadens in Auftrag gebenoder die Beauftragung einem Kollegen zum Vier-Augen-Check schicken. Da er den Verlauf des Leitungsrohrs kennt, informiert er zudem die betroffenen Mieter, dass das Wasser abgestellt werden muss. Mit den Daten und Dokumenten aus dem ERP-System ist er also direkt handlungs- und auskunftsfähig. Das beschleunigt die Schadensbehebung und wirkt sich positiv auf die Mieterzufriedenheit aus. „Voraussetzung hierfür ist, dass das Wohnungsunternehmen sein ERP-System konsequent nutzt und etwa sein technisches Bestandsdatenmanagement und die technische Hausakte gut ausprägt und pflegt“, erläutert Aareon-Experte Dittrich.

Was, wenn einmal jemand ausfällt?

Die neu anfallenden Informationen erfasst der Facility Manager nun nicht auf einem Papierbogen, sondern gibt sie über die mobile Lösung direkt ins ERP-System ein. Das aufwändige und fehleranfällige Abtippen der Daten im Nachgang entfällt. Auf diese Weise trägt er zu einer durchgängigen Fortschreibung der Objekthistorie bei und macht sein Wissen gleichzeitig anderen Mitarbeitern zugängig. Für den Fall, dass ein Facility Manager kurzfristig ausfällt, stehen den Kollegen im Wohnungsunternehmen damit alle aktuelle Daten zum Objekt zur Verfügung und Aufträge können neu vergeben werden. Das ermöglicht eine reibungslose Anknüpfung an vorherige Aufgaben.  „Gerade in solchen Fällen ist es extrem hilfreich, wenn der Mitarbeiter auf eine gut gepflegte Bestandshistorie zugreifen kann – und wenn er diese Daten auf dem Smartphone in seiner Hosentasche immer dabei hat“, sagt Dittrich weiter.

„Die Prozesse der Beauftragung, Verkehrssicherheitsprüfung, Wohnungsübergabe, Bestandsdatenpflege sowie die  Bearbeitung von Kundenvorgängen geschehen bei uns mittlerweile vollständig digital und mobil. Diese auch von den Mitarbeitern gewünschte Transparenz und Schnelligkeit wirkt sich positiv auf unsere Kundenbeziehungen aus“, erklärt Thomas Klapdor abschließend.

Wie eine mobile Beauftragung direkt vor Ort in der Praxis funktioniert, erfahren Sie in diesem Video:

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