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Aus der Praxis

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Wodis Sigma: BK01-Kontoinformationen automatisch buchen

Wodis Sigma und das BK01 Verfahren der Aareal Bank mit der neuen Funktion Buchungsautomatisierung. Erfahrungen aus dem Pilotprojekt zur Einführung bei der Wohnungsbau­gesellschaft der Stadt Fürth.

Anfang September 2012 hatte die Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Fürth mbH (WBG) mit dem Projekt zur Pilotierung einer neuen, arbeitserleichternden Funktion begonnen. Mit der BK01 Buchungsautomatisierung müssen die elektronischen Kontoinformationen nicht mehr manuell nach Wodis Sigma übernommen und gebucht werden.

Vor der Jahresabschlussrechnung wollten Medine Kilic und Christian Börner die Pilotierung abgeschlossen haben. „Dem stand auch nichts entgegen“, meint Christian Börner, „das Verfahren funktioniert, die Erleichterung, die wir uns versprochen haben, ist da.“

Bisher hatten die beiden Finanzbuchhalter der WBG zur Übernahme der elektronischen Kontoinformationen mit der Buchungsvorschlagsliste gearbeitet. Eine kleine Hürde ergab sich dabei durch die Tatsache, dass die elektronischen Kontoinformationen erst „abgeholt“ werden mussten, bevor die einzelnen Posten in der Vorschlagsliste erschienen und dort weiterbearbeitet werden konnten.

Mit der Buchungsautomatisierung ist dieser Zeitverzug hinfällig. Medine Kilic erläutert das Verfahren: „Wir haben einen Task definiert, der die aktuellen Kontodaten jeden Morgen abholt und bereits einliest. Wenn wir kommen, sind die Kontoinformationen schon im System, und wir können direkt damit arbeiten.“

Die Entwicklung einer Lösung zum automatischen Einlesen und zur weitgehend automatischen Buchung stellt eine nahezu logische Konsequenz aus dem BK01 Verfahren dar. Im Rahmen dieses Verfahrens ist jeder Zahlungsposten durch eine eindeutige BK01 Kontonummer identifizierbar und kann eindeutig einem buchhalterischen Posten zugeordnet werden. Folglich kann ein Unternehmen grundsätzlich auch definieren, welche Zahlungen es nicht mehr manuell kontrollieren möchte. In Wodis Sigma ist genau das mit der BK01 Buchungsautomatisierung möglich, und die Software kann die ausgewählten Kontoinformationen automatisch buchen.

Um auch unklare Zahlungen weitgehend automatisiert verarbeiten zu können, wird ein CpD-Konto eingerichtet (Conto pro Diverse), das diese Posten aufnimmt. Im Rahmen der BK01 Buchungsautomatisierung kann hinterlegt werden, auf welche Aspekte hin die einzelnen Eingänge geprüft werden und dass sie – falls Abweichungen zum entsprechenden offenen Posten vorliegen – zunächst auf das CpD-Konto gebucht werden. Verglichen werden kann die konkrete Zahlung beispielsweise mit der erwarteten Höhe des Mietsolls. Oder eine Zahlung wird deswegen ausgeworfen, weil für den Posten ein bestimmter Mahnstatus hinterlegt ist. „Wir nutzen diese Funktionalität für Kautionseingänge“, erklärt Medine Kilic, „und überprüfen die Höhe der vorliegenden Kautionsforderung.“

Für das CpD-Konto bietet die Buchungsautomatisierung komfortable Weiterbearbeitungsmöglichkeiten. Beispielsweise ist der Träger einer unklaren Zahlungsdatei über die freie Suche leicht und schnell zu finden und kann vom CpD-Konto aus direkt bebucht werden. „Die Buchungsautomatisierung ersetzt damit komplett die Buchungsvorschlagsliste und das manuelle Buchen über die Buchungserfassung“, fasst Kilic zusammen.

Ergänzt durch eine ebenfalls neue Funktion zur Kontoauszugsübersicht, die den Überblick über die mittels Automatismus und Nachbearbeitung erledigten Buchungen bietet, stellte die BK01 Buchungsautomatisierung die Finanzbuchhalter der WBG Fürth in der Pilotphase zufrieden.

„Wir hatten ein paar Funktionen, bei denen wir noch Verbesserungen empfehlen oder die nochnachzuarbeiten sind“, sagt Christian Börner, „aber das ist in dieser Phase normal. Dass wir uns bei der Optimierung dieser schönen Anwendung noch einbringen konnten, hatte auch etwas für sich.“

Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Fürth MBH

Das 1957 gegründete Unternehmen verwaltet heute rund 3.000 eigene und fremdverwaltete Wohnungen und Gewerbeimmobilien und ist darüber hinaus als Bauträger, im technischen Gebäudemanagement und als Hausverwalter tätig.

Eine zukunftsorientierte Objektgestaltung, eine starke Serviceorientierung und partnerschaftliche Kundenbeziehungen bilden tragende Säulen der Unternehmensphilosophie der Wohnungsbaugesellschaft Fürth.

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