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Mann in Büro
Checkliste

Ihre Prozesse > Lieferantenbeziehungen führen

Zehn Fragen zur digitalen Rechnungsbearbeitung

Worauf sollten Wohnungsunternehmen achten, um ihre digitale Rechnungsbearbeitung möglichst effizient zu gestalten? Und was ist bei der Anbieterauswahl besonders zu beachten? Die folgende Checkliste fasst alle wichtigen Fragen für Sie zusammen.

Digitalisiert ein Unternehmen seine Rechnungsprozesse, können sich daraus große Einsparpotenziale ergeben. Insbesondere dann, wenn Rechnungen auch elektronisch empfangen werden, ergibt sich eine Zeitersparnis von 40 bis 70 Prozent. Mit einer digitalen Rechnungsbearbeitung sparen Wohnungs- und Immobilienunternehmen aber nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Wie hoch die Einsparpotenziale ausfallen, hängt von der Prozesstiefe beim Unternehmen ab:

Elektronische Rechnungsbearbeitung spart bares Geld

Die typischen Verarbeitungskosten rund um eine Rechnung – zum Beispiel für Papier, für die Prüfung oder Archivierung – lassen sich pro Rechnung durchaus halbieren, wenn die gesamte Prozesskette digitalisiert wird. Damit dies gelingen kann, müssen jedoch alle Beteiligten vom Handwerker über Lieferanten bis hin zum Mieter an einem Strang ziehen. 

Damit Wohnungsunternehmen die digitalisierte Rechnungsbearbeitung problemlos einführen und effizient umsetzen können, gilt es, einige wesentliche Faktoren zu beachten. Die wichtigsten Punkte haben wir auf einen Blick für Sie zusammengestellt.

So gelingt die effektive digitale Rechnungsbearbeitung

1. Synergieeffekte erreichen Sie durch Integration. 

    Nur wenn sich Ihr System vollständig in die vorhandene IT-Landschaft und Ihr ERP-System integrieren lässt, können Sie alle Synergieeffekte für Ihr Unternehmen erzielen. So können jegliche Rechnungen ohne manuellen Eingriff im ERP-System landen. Die relevanten Daten sind nun genau dort vorhanden, wo sie benötigt werden, zum Beispiel bei der zugehörigen Immobilie. 

    2. Achten Sie auf Rechtssicherheit!

    Gesetzliche Anforderungen an digitale Rechnungen und deren Archivierung müssen in einem digitalen System abbildbar sein. Dazu gehören zum Beispiel die Notwendigkeit einer elektronischen Signatur oder die revisionssichere Archivierung. Suchen Sie daher einen Anbieter, der Sie langfristig bei der Einhaltung von neuen gesetzlichen Anforderungen wie zum Beispiel ZUGFeRD unterstützt und sein System entsprechend weiterentwickelt. 

    3. Binden Sie Ihre Partner ein! 

    Je mehr Stufen der Prozesskette Sie digitalisieren können, um so mehr Einsparpotenziale können Sie in Sachen Rechnungsbearbeitung erzielen. Und umso schlanker werden Ihre Prozesse, denn dank der automatisierten Prüfung des Systems geht keine Rechnung mehr verloren oder ist formal unvollständig. Gerade beim aufwändigen und zeitraubenden Prozess der Nebenkostenerstellung ist die Integration von Geschäftspartnern wie Wärmemessdienstleistern oder Ver- und Entsorgern für beide Seiten ein echter Zugewinn. 

    4. Sorgen Sie für Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern!

    Durch die Digitalisierung der Prozesse ändern sich interne Abläufe. Bei der Akzeptanz neuer Systeme und neuer Abläufe ist Kommunikation ein entscheidender Faktor. Sprechen Sie daher mit Ihren Partnern und Mitarbeitern über die Vorteile. Suchen Sie sich einen Partner, der Ihnen nicht nur eine Software liefern kann, sondern der Sie darüber hinaus auch bei der Optimierung interner Abläufe berät.  

    5. Achten Sie auf die Sicherheit! 

    Die Wohnungswirtschaft hat es mit besonders sensiblen, personenbezogenen Daten zu tun, denen höchster Schutz eingeräumt werden sollte. Achten Sie daher zwingend auf die Themen Datenschutz und –sicherheit – zum Beispiel dann, wenn es um den Sitz des Rechenzentrums geht: Befindet sich dieses in Deutschland ist das ein Pluspunkt, denn hier gelten mit die strengsten Datenschutzrichtlinien in ganz Europa. 

    Die zehn wichtigsten Fragen rund um die Einführung einer digitalen Lösung für Ihre Rechnungsbearbeitung haben wir für Sie in einer Checkliste zusammengefasst. 

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