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Ein Aktenvernichter bei der Arbeit
Aus der Praxis

Ihre Prozesse > Lieferantenbeziehungen führen

VAB Viersen bindet Handwerker über Mareon an Blue Eagle an

Mit Lösungen von Aareon hat die VAB Viersen einen großen Teil ihres Rechnungseingangs digitalisiert. Was ihre Gründe dafür sind und wie die Dienstleister darüber denken, erfahren Sie im folgenden Praxisbeispiel.

Bei der Viersener Aktien-Baugesellschaft AG (VAB Viersen) fiel vor einigen Jahren die Entscheidung, ihre Rechnungsprozesse soweit wie möglich zu digitalisieren. Der Grund: Bis dahin gingen jeden Tag aufs Neue große Mengen an Papierrechnungen bei dem Wohnungsunternehmen ein – und die vielen Briefe hatten es in sich: „Wegen der aufgeführten Informationen sind solche Rechnungen nicht selten zehn Seiten stark. Wenn ich also 200 Abrechnungseinheiten bekomme, habe ich bis zu 2.000 Blatt Papier vor mir liegen“, erklärt Thomas Klapdor, Geschäftsführer der VIT Viersen. Letztere ist die gemeinsame IT-Tochter der VAB Viersen als städtische Gesellschaft und GWG Viersen als Kreisgesellschaft. „Diese vielen Papierrechnungen haben wir früher manuell zum passenden Projekt zugeordnet,  kontiert und bearbeitet. Das war sehr  zeitintensiv und hat intern viele Kapazitäten gebunden.“

In 2010 führten VIT-Geschäftsführer Klapdor und seine Kollegen deshalb zunächst das Handwerkerportal Mareon von Aareon ein. Seitdem funktioniert die Auftragsvergabe und Abrechnung zwischen VAB Viersen und mehreren Dutzend handwerklichen Betrieben schon komplett digital.

Auftrag kommt digital rein – Rechnung geht digital raus

Orhan Erdal, Geschäftsführer der Erfa GmbH aus Viersen schildert, wie der Beauftragungs- und Rechnungsprozess über Mareon typischerweise abläuft: „Wenn wir zum Beispiel eine Instandhaltung ausführen sollen, bekommen wir über Mareon eine entsprechende Beauftragung. Dieser Auftrag enthält alle relevanten Informationen für den Monteur, der ihn direkt abarbeiten kann.“ Anschließend, so Erdal weiter, schreibt er eine Rechnung in der von Erfa genutzten  Handwerkersoftware. Dank einer Schnittstelle wird diese jedoch ins Handwerkerportal übertragen – inklusive der internen Rechnungsnummer, damit eine fortlaufende Reihenfolge gewährleistet ist. Das Rechnungsdokument inklusive aller relevanten Anhänge wie dem Montagebericht oder zugehöriger Bilder wird elektronisch über Mareon an die VAB Viersen übertragen.

Mit dieser Lösung ist der Erfa-Geschäftsführer recht zufrieden. Zwar ist die Nutzung von Mareon mit Kosten verbunden, sagt er, „aber die Vorteile überwiegen aus meiner Sicht, insbesondere deshalb, weil wir es mit einer großen Menge an kleinen Aufträgen zu tun haben. Für jeden einzelnen davon müssten wir ansonsten eine Papierrechnung aufsetzen. Diese Aufwände, aber auch Material- und Portokosten sparen wir auf diese Weise ein.“

Etwas kritischer steht Sylvia Fimmers dieser Form der elektronischen Rechnungslegung gegenüber. In der Tischlerei Bernd Fimmers, ebenfalls in Viersen ansässig, zeichnet sie für die Rechnungsstellung verantwortlich. Rechnungen versendet der Betrieb üblicherweise per Post. Sylvia Fimmers erzählt von zusätzlichen Aufwänden, wenn ein über Mareon einkommender Auftrag nicht stimmt. „Ist zum Beispiel das Honorar für eine gewisse Leistung zu niedrig angesetzt, müssen wir das per E-Mail klären und erhalten dann einen zweiten Auftrag. Ist die Arbeit erledigt, muss ich zwei Teilrechnungen erstellen.“ Dennoch hat die Tischlerei dem Einsatz des Handwerkerportals zugestimmt: „Wir respektieren an dieser Stelle den Wunsch unseres Kunden, eine solche Lösung einzusetzen.“

Nach zwei Tagen ist das Geld da

Elektromeister Stefan Vahlhaus, Geschäftsführer der Elektro Thomas GmbH aus Schwalmtal, freut sich hingegen über die Mareon-Anbindung: Neben den Einsparungen bei Papier- und Portokosten hebt er vor allem die schnellere Übermittlung und Weiterverarbeitung der Rechnungen über die Handwerkerplattform hervor. Ist zum Beispiel eine Hausinstallation abgeschlossen oder eine Klingelanlage repariert, übermittelt sein Unternehmen die Rechnung quasi in Echtzeit per Mareon an die VAB Viersen – die Zeit, die ein Brief zum Empfänger brauchen würde entfällt genauso wie das manuelle Prüfen und Weiterverarbeiten des Dokuments beim Kunden. „Im Endeffekt heißt das für uns, dass offene Beträge sehr schnell beglichen werden. In der Regel dauert es nicht mehr als zwei Tage, dann ist die Rechnung abgezeichnet und bezahlt.“

Bei der VAB Viersen läuft der Rechnungsprozess durch die Digitalisierung und teilweise Automatisierung nun deutlich ressourcen- und prozesseffizienter ab. Die Arbeit, die die Mitarbeiter früher aufgewendet haben, um das Papier zu digitalisieren, ist heute in einem Bruchteil der Zeit erledigt. Alle relevanten Rechnungsdaten gehen über Mareon digital im Unternehmen ein und werden in der SAP-Lösung Blue Eagle Individual automatisch weiterverarbeitet.

Mehr Zeit für wichtigere Aufgaben

Aus diesem Grund führte die VAB Viersen im Jahr 2014 unter Regie der IT-Tochter VIT zusätzlich den Aareon Rechnungsservice ein. Dabei handelt es sich ebenfalls um ein Portal, über das Rechnungen elektronisch übermittelt werden können. Es richtet sich vorrangig an große Lieferanten wie zum Beispiel Energieunternehmen, die meist recht komplexe Rechnungsdokumente mit vielen einzelnen Positionen versenden. Alleine seit dem 1. Januar 2015 sind über den Aareon Rechnungsservice mehr als 5.000 Rechnungen beim Wohnungsunternehmen eingegangen.

„Durch die Einführung dieser digitalen Lösungen haben wir zudem die Möglichkeit, Plausibilitätschecks durchzuführen: Wie viele Kilowattstunden sind insgesamt verbraucht? Wie hoch war der Vorjahresverbrauch?“, sagt Diplom-Immobilienwirt Klapdor. „Derlei Informationen hätten wir früher mühsam aus  Dokumenten zusammentragen müssen. Nun können wir sie quasi per Knopfdruck aufrufen.“ Für das Wohnungsunternehmen bedeutet das einen großen Zugewinn an Sicherheit. Nicht zuletzt deshalb haben er und seine Kollegen  die Lösung nunmehr auch auf die Kreisgesellschaft GWG ausgerollt und ist dort seit Jahresbeginn ebenfalls im Einsatz.  Sein Ziel ist es, dass irgendwann alle Rechnungen digital eingehen und automatisiert verarbeitet werden können: „Umso mehr Zeit haben unsere Mitarbeiter dann für wichtigere Aufgaben“, so Klapdor abschließend.

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