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Aareon Forum 2015
Vortrag

Ihre Prozesse > Unternehmen organisieren

Neues Release von Wodis Sigma: So verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement!

Auf dem Aareon Forum in Hannover informierten sich die Teilnehmer über die jüngsten Neuerungen in Sachen Vertragsmanagement: Die wichtigsten Informationen aus einem Vortrag von Aareon-Experte Rainer Wendt zum Wodis Sigma Release 7 haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Von der integrierten Archivlösung bis zum Aktivitätenmanagement hat Aareon mit dem jüngsten Release von Wodis Sigma kürzlich einige spannende Funktionalitäten für das Vertragsmanagement veröffentlicht. So können Wohnungsunternehmen jetzt Wartungsaufträge aus Wartungsverträgen per Knopfdruck im System erstellen, integrieren und effizient managen.

Auf dem Aareon Forum im November stellte Rainer Wendt, Key Account Consulting bei Aareon, das Release 7 im Rahmen eines Vortrags dem Publikum vor und ging dabei im Detail auf die spannendsten Neuerungen im Modul Vertragsmanagement ein: So ist die effiziente Vertragsverwaltung zwar bereits seit längerem Bestandteil des ERP-Systems – allerdings hat Aareon nun an einigen Stellen zusätzliche Bedürfnisse und Kundenwünsche umgesetzt, um die Arbeitsabläufe der Wohnungswirtschaft noch besser abbilden und optimieren zu können. Durch die neugewonnene Flexibilität lassen sich Wartungsverträge mit dem neuen Release optimal erstellen und bearbeiten.



Diese Informationen können Sie jetzt zu jedem Vertrag einsehen:

Neben vordefinierten Eingabefeldern können Wohnungsunternehmen die Inhaltsfelder zu den Verträgen frei definieren. Diese freidefinierbaren Inhaltsfelder reichen von Datumsangaben über freie Texteingaben bis hin zu Fotos. Dabei können Sie entscheiden, ob die Angaben verpflichtend sind und als Pflichtfeld gekennzeichnet und angelegt werden, oder nicht. So können zu jedem Vertragstyp bestimmte Informationen und damit Anforderungen individuell umgesetzt werden. Denn es lassen auch Versicherungsscheinnummern oder Sonderklauseln zu einzelnen Vertragsarten ergänzen. In der Anlage lässt sich auch ein vorhandener Rahmenvertrag hinterlegen, der jedem Einzelvertrag zugeordnet werden kann. Auch in der Strukturierung von Anlagen haben Sie damit eine größtmögliche Flexibilität.

In der Rechteverwaltung kann genau definiert werden, welcher Mitarbeiter welche Verträge sehen oder bearbeiten darf. Diese Rechte lassen sich auch zu Benutzergruppen zusammenfassen.

Vorteile für Wohnungsunternehmen ergeben sich nicht allein in deren internen Arbeitsprozessen, sondern auch im Zusammenspiel mit Handwerkern: Zu jedem Wartungsvertrag können die Mitarbeiter Aufgaben erstellen, die sowohl den Handwerker als auch das Wohnungsunternehmen gleichermaßen an die Wartung erinnern. Gerade bei der Verkehrssicherung spielt die Kontrolle durch das betreiberpflichtige Wohnungsunternehmen eine große Rolle.

Durch die Verknüpfung mit dem Handwerkerportal Mareon lassen sich Wartungsaufträge direkt über das System versenden und auch die Rechnung landet automatisiert im ERP. Natürlich sind all diese Informationen auch direkt beim Vertag selbst abgelegt – vollautomatisch. Rechnungen und Verträge können aber auch individuell und vertragskonkret zugeordnet werden.

Integration und Transparenz als Basis für die aktive Steuerung

Den Mitarbeitern von Wohnungsunternehmen kommt eine aktive Rolle zu, denn sie können die Dinge selbst in die Hand nehmen: Durch die Verknüpfung zur Archivlösung „Aareon Archiv kompakt“ sowie zum Aktivitätenmanagement in Wodis Sigma wird es möglich, zahlreiche Auswertungen zu machen. Auf einen Klick wird so sichtbar

„Durch die Integration aller Informationen und die hohe Transparenz sowie optimale Steuerungsmöglichkeiten können Wohnungsunternehmen ihre Verträge aktiv managen“, fasst Wendt zusammen.

Die Zukunft des Vertragsmanagements

„Natürlich optimieren wir unsere Systeme auch weiterhin“, betont Wendt und gibt einen Ausblick in die Zukunft: „Dazu gehört die Integration des Rechnungswesens in unser ERP-System, damit die umlagefähigen Kosten der Wartungsverträge künftig ohne Mühe verteilt werden können.“ Aber auch die Instandhaltung soll mit dem Vertragsmanagement integriert werden. Konkrete Pläne dazu sollen die in der Version 2 des jüngsten Releases umgesetzt werden, die voraussichtlich Mitte des Jahres 2016 erscheinen wird.

Möchten Sie mehr über das neue Release erfahren?

Hier sehen Sie die Video-Zusammenfassung des Vortrags:

Die Folien zum Vortrag von Rainer Wendt können Sie sich hier herunterladen:

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