Archiv kompakt

Eine kompakte Archivlösung mit großem Leistungsspektrum

Archiv kompakt by Aareon bietet alle Vorteile, die man von einem digitalen Archiv erwartet:

Bereits mit dem Basismodul können Anwender ihre Dokumente auch in mehreren Versionen revisionssicher archivieren. Verwaltet werden vor allem Dokumente aus den ERP-Systemen. Aber auch Dokumente, die mit Microsoft® Office (Excel®, Word und Outlook®), Mareon und Rechnungsportal by Aareon erstellt wurden, lassen sich einbinden. Einmal archiviert, können Anwender sekundenschnell zum Beispiel aus dem ERP-System Dokumente recherchieren.

Dabei können auch mehrere Nutzer gleichzeitig ein und dasselbe Dokument abteilungs- und standortübergreifend einsehen. Differenzierte und individuelle Berechtigungen regeln, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen darf. So reduzieren sich die notwendigen Informationen auf das Wesentliche. Das spart Zeit und schafft Überblick.

Prozesse optimieren mit dem Modul „Aufgaben“

Mit Archiv kompakt können zu einem archivierten Dokument Aufgaben definiert und terminiert werden. Durch die damit verbundene Weiterleitung von Dokumenten an einen oder mehrere Empfänger, die automatischen Wiedervorlagen und die Darstellung der Aufgaben in einer Übersicht werden Arbeitsprozesse effizient gestaltet.

Einfache Volltextrecherche bei Dokumenten aller Art mit dem Modul „OCR und Barcode“

Das Modul „OCR und Barcode“ ermöglicht die Volltextrecherche in pdf-Dateien und üblichen Bildformaten wie tiff, jpg, png oder bmp. Im ERP-System werden Barcodes erzeugt und den Dokumenten hinzugefügt. Damit können beim Scannen des Dokuments die entsprechenden Indizes zur Archivierung automatisiert ausgefüllt werden. Der manuelle Aufwand wird reduziert und Fehler bei der Indizierung werden vermieden.

Höchste Integration bei neuester Technologie

Archiv kompakt ist perfekt in das jeweilige ERP-System integriert. Basierend auf den Datenbanksystemen Microsoft® SQL Server® und Oracle Datenbank (Wodis Sigma) wurde mit den neuesten Microsoft-64-Bit-Technologien entwickelt. Das Ergebnis: hohe Performance und umfassende Speicherverwaltung.

Gesetzliche Vorgaben – kein Problem

Ob GDPdU, GoB oder AO – mit Archiv kompakt werden alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten. Änderungen an Dokumenten werden automatisch protokolliert und Manipulationen ausgeschlossen. Die Lesbarkeit wird durch zeitlose Dateiformate über die gesamte Archivierungsdauer hinweg gesichert. So lassen sich alle handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die kaufmännische Belegarchivierung erfüllen – vollständig und (revisions-)sicher.

Alles aus einem Guss und in kompetenten Händen

Ob als hoch integrierte Archivlösung oder als Stand-alone-Archiv, als Inhouse- oder SaaS-Lösung – die Eigenentwicklung Archiv kompakt übernimmt viele Aufgaben im Rahmen einer klassischen Archivierung. Zudem hat der Anwender die Option, Betrieb und Pflege in vollem Umfang Aareon anzuvertrauen.

Die kompakte Archivlösung wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die eine nahezu unbegrenzte Zahl an Dokumenten auf kleinstem Raum zeitnah und revisionssicher archivieren und recherchieren möchten – und hierfür ein vorkonfiguriertes, einfaches und übersichtliches digitales Archiv benötigen. Unschlagbare Argumente, die für Archiv kompakt sprechen.

Archiv kompakt bei der Kreisbaugenossenschaft Kirchheim – Plochingen

Fünf Papierarchive mit einer halben Million Dokumente unterhielt die Kreis­bau­genossen­schaft Kirchheim – Plochingen. Um deren Lesbarkeit dauerhaft zu sichern, schnelleren und stand­ort­un­ab­hängigen Zugriff zu haben und in Zukunft Zeit und Kosten zu sparen, suchte die Genossenschaft seit Jahren nach einer einfachen, aber leistungsfähigen digitalen Archivlösung. In Archiv kompakt hat sie diese gefunden.

Im neben stehenden Download erfahren Sie mehr über das Projekt.

Archiv kompakt bei der Stadtbau Würzburg

Mit der Einführung eines digitalen Archivs verfolgte die Stadtbau Würzburg gleich mehrere Ziele: Zeit gewinnen, Kundenservice verbessern, Kosten sparen und die Ära des papierlosen Büros einläuten. Mit Archiv kompakt fand das kommunale Unternehmen eine Lösung, die genau das ermöglicht – und perfekt auf Anspruch und Größe des Unternehmens zugeschnitten ist.