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Mobile Recherche: Das Büro in der Hosentasche

Lösungen > Prozesslösungen

Mobile Dokumente: Das Büro in der Hosentasche

Bisher waren viele Hauswarte mit einem Ordner voller Dokumente im Bestand unterwegs. Mit den „Mobilen Dokumenten“ sind diese Zeiten jetzt vorbei. Der mobile Zugriff auf Mieter- und Objektakten macht Mitarbeiter auskunftsfähig und sorgt für Transparenz im Wohnungsunternehmen.

Unterwegs im Bestand, aber genauso gut informiert und informierend wie am Rechner im Büro: Diese Möglichkeit bietet sich Facility Managern und auch anderen Mitarbeitern von Wohnungsunternehmen mit den „Mobilen Dokumenten“. Nutzer können damit per Smartphone oder Tablet einfach und komfortabel Daten und Informationen aus Aareon Archiv kompakt abrufen. Ein Ordner voller Dokumente und Unterlagen? Ist damit überflüssig.

Mieter- und Objektakte per Knopfdruck

Die Stichwort- und Volltextrecherche funktioniert archivübergreifend. Da in der Praxis häufig nicht klar ist, in welchem Archivordner ein bestimmtes Dokument abgelegt ist, erleichtert das die Suche nach Informationen enorm. Die Nutzer erzeugen sich die gewünschte Dokumentenliste mobil und sehen sie auch mobil ein: „Ist ein Facility Manager zum Beispiel im Frühling im Außenbereich seines Bestands unterwegs und sieht eine vom Frost beschädigte Gehwegplatte, kann er auf seinem Tablet im Handumdrehen die nach der Suche entstandene Trefferliste einsehen“, erklärt Patrick Heinerich, Solution Sales Mitarbeiter bei Aareon. „Hier findet er alle wichtigen Informationen – seit wann die Bodenplatte dort liegt, ob sie frostsicher sein müsste, wer der Lieferant war, ob noch Gewährleistung besteht und so weiter. Auf Basis dieser Informationen kann er schnell weiter verfahren und zum Beispiel über Mareon einen Handwerker beauftragen. Diese unkomplizierte und einfache Bedienung bringt im Arbeitsalltag ein deutliches Plus an Effizienz mit sich.“

Mobile Dokumente: Ihre Vorteile auf einen Blick

Auch in anderen Anwendungsszenarien hilft diese neue Art der Recherche schnell und unkompliziert weiter – beispielsweise im Rahmen einer Wohnungsabnahme. Hat ein Mieter Sondervereinbarungen beim Einzug getroffen, die aber schon tief in seinen Umzugskisten stecken, kann der Hausmeister schnell vor Ort die Mieterakte einsehen und überprüfen, ob die Angaben korrekt sind. Es entsteht keinerlei Zeitverzug und der Mitarbeiter ist dem Kunden gegenüber direkt und sicher auskunftsfähig. „Besonders nützlich ist das auch, wenn ein Hauswart einen Kollegen vertritt und deshalb in einem ihm fremden Objekt unterwegs ist“, ergänzt Heinerich.

Die „Mobilen Dokumente“ laufen auf den beiden Betriebssystemen iOS und Android. Es bildet eine ausgezeichnete Ergänzung zu den bestehenden Mobilen Services von Aareon und ist optimal in diese integriert.

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