Landshuter Wohnungsbau eG

Vom Aktenraum zum digitalen Arbeitsalltag

Wie der immotion^®-Kunde LaWoBau eG mit Archiv kompakt neue Effizienzpotenziale erschließt

„Wir haben immer wieder darüber gesprochen – und es doch geschoben und geschoben“

Dieter Hager, Geschäftsführer LaWoBau eG

Die Landshuter Wohnungsbaugenossenschaft eG (LaWoBau) kennt den Spagat zwischen gewachsenen Routinen und dem Anspruch, auch in Zukunft leistungsfähig zu bleiben. Seit Jahrzehnten verwaltet die Genossenschaft Wohnraum in einer dynamischen Region – und wie in vielen vergleichbaren Organisationen war der Umgang mit Aktenordnern, Papierstapeln und ausgedruckten E-Mails lange gelebter Alltag. Doch irgendwann wurde aus Gewohnheit ein Bremsklotz. 2024 fiel die bewusste Entscheidung: Der papierbasierte Modus sollte ein Ende haben. Archiv kompakt, eng verzahnt mit dem ERP-System immotion^®, wurde zum Ausgangspunkt eines systematischen Modernisierungsschritts.

Vom Papierarchiv zur digitalen Herausforderung

Der Arbeitsalltag vor Einführung des Systems liest sich wie ein Protokoll analoger Belastungen: Jede E-Mail wurde gedruckt, Notizen wanderten händisch in Vertragsmappen, Aktenrecherchen dauerten Minuten oder Stunden. Ablageprozesse waren manuell geprägt und fehleranfällig, und Aktenräume beanspruchten wertvollen Platz. Dieter Hager formuliert es nüchtern: „Es war sehr papierreich. Jeder Zettel wurde abgeheftet. Das war einfach extrem aufwendig.“ Mit steigendem Bestand war klar: Die bestehende Arbeitsweise ließ sich weder effizient noch nachhaltig fortführen.

Die Entscheidung:

Warum Archiv kompakt die passende Lösung wurde

Als das Thema Digitalisierung erneut auf die Agenda kam, standen drei Anforderungen im Mittelpunkt: Prozesse sollten spürbar einfacher werden, die Lösung musste nahtlos mit dem ERP-System immotion^® zusammenarbeiten und gleichzeitig intuitiv sowie langfristig nutzbar sein. Archiv kompakt erfüllte diese Erwartungen – und erwies sich als passender Ausgangspunkt für die Modernisierung. „Wir wollten endlich starten – und Archiv kompakt war dafür einfach stimmig“, heißt es aus der Projektverantwortung.

Schrittweise Einführung - begleitet von erfahrenen Spezialisten

Die Umsetzung begann mit der technischen Installation auf dem virtuellen Server, die reibungslos verlief. Anschließend entstand in enger Abstimmung ein strukturierter Aktenplan – die Grundlage für eine saubere digitale Ablage. Ein zentrales Teilprojekt war die Digitalisierung sämtlicher Mietverträge: Systematisches Scannen, saubere Zuordnung, klare Ablagestrukturen. Besonderen Wert legte das Unternehmen auf die Schulung der Mitarbeitenden – ein wichtiger Erfolgsfaktor in einem Team mit unterschiedlichen digitalen Vorkenntnissen. Die professionelle und praxisnahe Vermittlung durch die Kundenberatung wurde besonders positiv aufgenommen: „Echt ein ganz dufter Kerl – der hat das super gemacht!“ Dieses Feedback spiegelt die fachliche Stärke und didaktische Erfahrung des Projektteams wider, das die Teilnehmenden sicher an das neue System heranführte. Ergänzende Online-Termine vertieften das Gelernte und unterstützten einen reibungslosen Übergang in den digitalen Arbeitsalltag.

Zeitersparnis

Zeitersparnis ist unmittelbar spürbar, denn die Volltextsuche ersetzt heute aufwendiges Blättern in Papierakten.

Ordnung

Die digitale Struktur schafft mehr Ordnung und Platz, denn einst überfüllte Schränke und Aktenräume werden nicht mehr benötigt.

Effizienz

Effizienz bei der Recherche hat sich deutlich erhöht: Dokumente sind logisch strukturiert, schnell auffindbar und jederzeit nachvollziehbar.

Akzeptanz

Besonders erfreulich ist die hohe Akzeptanz im Team. Die intuitive Oberfläche ermöglicht einen einfachen Einstieg für die Mitarbeitenden.

Zukunftsfähigkeit

Da Archiv kompakt tief in immotion integriert ist, kann es perspektivisch auch mit anderen Aareon-ERP-Lösungen genutzt werden.

Fazit

Die Einführung von Archiv kompakt markiert für die LaWoBau eG einen klaren Schritt in Richtung moderner, effizienter Arbeitsprozesse. Was einst Papierberge und manuelles Suchen prägten, wurde durch digitale Strukturen ersetzt, die Geschwindigkeit, Übersicht und Sicherheit bieten. Die Kombination aus durchdachter Einführung, praxisnaher Schulung und einer intuitiven Softwarelösung zeigt: Digitalisierung ist dann erfolgreich, wenn sie den Menschen spürbar entlastet und zugleich eine stabile Basis für zukünftiges Wachstum schafft.