Quelle: Berliner Häuser Verwaltungs GmbH
Erfahrungsbericht: Digitale Modernisierung mit RELion ONE
In einem Marktumfeld, das zunehmend von regulatorischen Anforderungen, ESG-Kriterien und dem Fachkräftemangel geprägt ist, gewinnt die Modernisierung der eigenen IT-Landschaft an strategischer Bedeutung. Die Berliner Häuser Verwaltungs GmbH verwaltet rund eine Million Quadratmeter Fläche, davon etwa neunzig Prozent im gewerblichen Segment. Das Unternehmen arbeitet seit fast zwanzig Jahren mit RELion und steht nun vor dem Übergang in die cloudbasierte Zukunft mit RELion ONE. Für Stephan Pfeifer, Prokurist und verantwortlich für IT und Transformationsprojekte, ist dieser Schritt ein zentraler Bestandteil der Unternehmensentwicklung. „Ziel ist es, unsere Prozesse effektiver darzustellen und anschließend zu optimieren“, fasst er seinen Anspruch zusammen.
Ausgangslage und Gründe für die ERP-Modernisierung
Ein zentraler Auslöser für den Wechsel war der auslaufende Support der bisherigen Dynamics Umgebung. Gleichzeitig zeigte sich, dass die vorhandene Systemlandschaft nicht mehr die Anforderungen eines modernen Immobilienverwalters erfüllte. Unterschiedliche Tools, parallele Workflows und externe Systeme erforderten manuelle Schnittstellen und führten zu Medienbrüchen. Pfeifer beschreibt die Situation deutlich: „Unsere Systemlandschaft bis dahin war total zerstückelt. Wir hatten das DMS-System separat, wir hatten den Rechnungsworkflow separat und die Schnittstelle dazwischen.“
Hinzu kamen steigende regulatorische Anforderungen, etwa die Bereitstellung unterliegender Verbrauchsdaten ab 2027. Auch ESG-Maßnahmen und das Ziel, papierbasierte Kommunikation zu reduzieren, erhöhten den Modernisierungsdruck. Gleichzeitig spielte der Arbeitsmarkt eine wichtige Rolle. „Je intuitiver das Programm ist, umso leichter sind die Leute zu halten“, betont Pfeifer. Die Cloud Lösung RELion ONE unterstützt mobiles Arbeiten und schafft so ein modernes, flexibles Arbeitsumfeld. „Im alten RELion war es ja nur über einen lokalen Client möglich. Jetzt kann man sich mit allen möglichen Geräten einloggen.“
Marktanalyse und Bedeutung der Datenhistorie
Im Entscheidungsprozess wurden auch alternative Systeme geprüft. Für ein Unternehmen mit einem so hohen Gewerbeanteil kamen jedoch nur wenige Lösungen infrage. Ausschlaggebend war zudem die umfassende Datenhistorie aus zwei Jahrzehnten RELion Nutzung. „Wir haben 20 Jahre historische Daten und diese Daten sind nicht einfach mal so in ein anderes Programm migriert“, erklärt Pfeifer.
Der Wechsel zu RELion ONE bot die Möglichkeit, diese Datenbasis beizubehalten und gleichzeitig von einer modernen, cloudbasierten Systemarchitektur zu profitieren. Das SaaS-Modell überzeugte durch Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit.
Ein weiterer zentraler Punkt war die Schnittstellenoffenheit des neuen Systems. Die Integration des Rechnungsmanagers, des Aareon Archivs kompakt und des Zahlungsdienstleisters konfipay schafft einen durchgängig digitalen Rechnungsprozess. „Man muss nicht mehr zwischen zwei Systemen hin und her switchen“, so Pfeifer. Die direkte Zahlungsfreigabe über konfipay bietet zusätzliche Vorteile: „Man geht nur in RELion, sieht Betrag und Kontoverbindung und kann direkt freigeben.“
Auch die Einbettung in die bestehende Microsoft 365 Welt spielte eine wichtige Rolle. Berliner Häuser nutzt M365 seit 2022 flächendeckend. „Man schickt sich einen Link hin und her und man ist sofort da“, beschreibt Pfeifer den praktischen Nutzen für die Zusammenarbeit und die verbesserte Kommunikation im gesamten Team.
Projektumsetzung: Struktur, Tempo und partnerschaftliche Zusammenarbeit
Der Umstieg auf RELion ONE wurde als umfassendes Transformationsprojekt aufgesetzt und von einer Projektgruppe sowie einem Lenkungsausschuss begleitet. Frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder sorgte für Akzeptanz und klare Entscheidungswege. „Es hat sich jeder auf ein neues Arbeitsumfeld gefreut“, berichtet Pfeifer.
Die Zusammenarbeit im Projekt bewertet er ausgesprochen positiv. „Das Projekt mit der Aareon war ein Vorzeigeprojekt“, sagt er. Herausforderungen und Stolpersteine wurden schnell und lösungsorientiert adressiert. „Alle haben sich sofort an den Tisch gesetzt und das Problem gelöst.“
Ein besonderer Vorteil war die frühzeitige Entscheidung, direkt in die Microsoft Cloud zu wechseln. Dadurch kann Berliner Häuser viele administrative Aufgaben eigenständig erledigen. „Wir können selber Datenbanken anlegen. Wir können die Lizenzen steuern und Updates selbst verwalten.“ Dieses Maß an Unabhängigkeit beschleunigt interne Abläufe und reduziert externe Abhängigkeiten.
Erste Effizienzgewinne und ein spürbar modernerer Arbeitsalltag
Trotz der noch jungen Betriebsphase zeigen sich bereits messbare Vorteile. Der Rechnungsprozess wurde erheblich verschlankt, da ehemals getrennte Systeme nun integriert sind. „Zahlungsfreigaben sind heute entschieden leichter“, sagt Pfeifer. Das intuitive Zusammenspiel aus Rechnungsmanager, Aareon Archiv kompakt und konfipay sorgt für klare Abläufe und weniger manuelle Schritte.
Zudem unterstützt die Cloudstruktur flexibles Arbeiten und eine transparente Prozessdokumentation. Prozesse sollen sauber dokumentiert und im Intranet ausgerollt werden. Ziel ist es, dem Wissensverlust aufgrund von demografischem Wandel aktiv entgegenzuwirken. „Mit jedem Mitarbeiter, der geht, geht Wissen verloren.“ Die neue Systemarchitektur soll helfen, dieses Wissen strukturiert abzubilden und dauerhaft verfügbar zu machen.
Ergänzende Kommunikationslösung mit 365.immo
Neben RELion ONE setzt Berliner Häuser auf die Kommunikations- und Serviceplattform 365.immo von Provaria. Sie bildet Auftragsmanagement, Mieterkommunikation, Mieterportal und Mieter App ab. Die Entscheidung fiel aufgrund der engen Verbindung zur RELion-ERP-Welt. Pfeifer beschreibt das Systemmodell wie ein Gehirn: „Die linke Seite ist die Vertragsseite und die rechte Seite die Kommunikationsseite.“
Wichtig war vor allem, dass Stammdaten nicht mehrfach gepflegt werden müssen. „Wir wollten nur einmal Stammdaten pflegen.“ Die Kombination aus zwei Lösungen, RELion ONE und 365.immo, reduziert die Komplexität, die zuvor aus einer Vielzahl einzelner Softwarekomponenten entstand.
Perspektive: Künstliche Intelligenz als strategischer Entwicklungstreiber
Mit Blick auf die kommenden Jahre setzt Berliner Häuser klare Erwartungen in den Einsatz künstlicher Intelligenz. „Wir wollen profane Prozesse in der Buchhaltung automatisieren und über die KI abbilden“, erläutert Pfeifer. Dies betrifft insbesondere Kontenklärungen, wiederkehrende Buchungen und Auswertungen.
Die Entscheidung für RELion ONE steht für Berliner Häuser im Einklang mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Das flexible SaaS Modell, die Schnittstellenoffenheit und die Möglichkeit zur eigenständigen Administration bilden eine tragfähige technische Grundlage. Ergänzt durch die Integration in die Microsoft Welt, die Erweiterung durch 365.immo und die klare Ausrichtung auf KI entsteht eine moderne, skalierbare und nachhaltige Systemlandschaft.
RELion ONE bildet damit die technologische Basis, um Prozesse zu harmonisieren, Mitarbeitende zu entlasten und die steigenden Anforderungen in der gewerblichen Immobilienverwaltung zuverlässig zu erfüllen.
