Erfahrungsbericht: Zukunftsfähigkeit mit vertrauter Basis
Wie lässt sich eine ERP-Landschaft weiterentwickeln, ohne Bewährtes über Bord zu werfen? Die Münch Immobilien Treuhand GmbH & Co. KG aus Köln hat darauf eine klare Antwort gefunden. Nach mehr als zehn Jahren mit RELion und aktuell RELion 10 hat sich das Unternehmen für den nächsten Schritt entschieden: den Wechsel zu RELion ONE. Dabei möchte Münch die bewährte fachliche Basis mit den technologischen Möglichkeiten der neuen Lösung verbinden.
Rund 11.000 Einheiten und 50 Jahre Erfahrung in der Immobilienverwaltung
Die Münch Immobilien Treuhand GmbH & Co. KG blickt 2026 auf ihr 50-jähriges Bestehen zurück. Mit rund 60 Mitarbeitenden betreut das Kölner Unternehmen Immobilien in Köln und Umgebung. Gemeinsam mit der Tochtergesellschaft Münch Wohnungsverwaltung GmbH umfasst das Portfolio rund 7.500 Einheiten in 150 Wohnungseigentümergemeinschaften sowie etwa 3.500 Miet- und Gewerbeobjekte, insgesamt also knapp 11.000 Einheiten.
Dabei geht das Leistungsspektrum über die klassische Immobilienverwaltung hinaus. Zum Unternehmen gehören unter anderem ein eigener Architekt für Bestandsumbauten und Sanierungen sowie eine angegliederte Vertriebsstruktur für Vermietung und Verkauf. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an das zentrale ERP-System.
Die Umstellung auf RELion ONE begleiten Dirk Hennies, geschäftsführender Gesellschafter und seit knapp 30 Jahren im Unternehmen, sowie Sebastian Litzenburger, verantwortlich für Digitalisierung und Unternehmensentwicklung.
Münch nutzt RELion bereits über 15 Jahren. Seitdem hat das Unternehmen mehrere Programmversionen durchlaufen und arbeitet aktuell mit RELion 10. Ein Großteil der Belegschaft nutzt die Lösung im täglichen Arbeitsalltag. Damit ist RELion seit vielen Jahren ein zentraler Baustein für die kaufmännischen und immobilienwirtschaftlichen Prozesse des Unternehmens.
Eine bewusste Entscheidung für die Zukunft
Die Entscheidung für RELion ONE entstand nicht aus einem kurzfristigen Impuls und auch nicht aus einer grundsätzlichen Unzufriedenheit mit RELion 10. Die bestehende Lösung erfüllt auch heute ihren Zweck. „RELion 10 läuft immer noch völlig akzeptabel“, beschreibt Sebastian Litzenburger die Ausgangssituation. Entscheidend war daher, wie sich die über viele Jahre etablierte ERP-Landschaft technologisch weiterentwickeln lässt.
Im Rahmen der Evaluation hat das Unternehmen auch andere Lösungen am Markt betrachtet. Die Anforderungen waren klar: Eine zukünftige ERP-Plattform sollte die fachliche Tiefe bieten, die Münch aus der bisherigen Arbeit mit RELion kennt, bestehende Prozesse zuverlässig abbilden und gleichzeitig neue Möglichkeiten für Digitalisierung, Automatisierung und KI eröffnen.
Dass die Entscheidung am Ende erneut auf RELion fiel, ist damit eine bewusste Entscheidung für Kontinuität und Weiterentwicklung zugleich. „In der Gesamttiefe und in der Komplexität, so wie wir das Programm nutzen, ist RELion sehr gut“, fasst Dirk Hennies die langjährige Erfahrung zusammen.
Warum fachliche Tiefe für Münch den Ausschlag gab
Gerade diese Programmtiefe spielt für Münch eine zentrale Rolle. Das Unternehmen nutzt RELion nicht nur für klassische Aufgaben der Immobilienverwaltung. Auch die eigene Unternehmensbuchhaltung wird über das ERP-System abgebildet. Damit muss die Lösung unterschiedliche Anforderungen zusammenbringen: die Verwaltung von Miet-, Gewerbe- und WEG-Beständen ebenso wie umfassende buchhalterische Prozesse. Besonders wichtig ist für Münch, dass RELion auch Anforderungen der Bilanzbuchhaltung abbilden kann.
Für Hennies ist dies ein entscheidender Aspekt bei der Bewertung eines ERP-Systems. Einzelne spezialisierte Lösungen am Markt können in bestimmten Teilbereichen Vorteile bieten. Für Münch zählt jedoch das Gesamtbild: Eine zentrale Lösung muss in der Lage sein, die Komplexität des Unternehmens möglichst umfassend abzubilden. Genau hier liegt eine Stärke von RELion.
Der richtige Zeitpunkt für den Wechsel
Trotz der langjährigen Nutzung von RELion war für Münch zunächst offen, wann der richtige Zeitpunkt für den Wechsel zu RELion ONE gekommen ist. Das Unternehmen beobachtete die Entwicklung der neuen Produktgeneration über einen längeren Zeitraum und wog die Entscheidung sorgfältig ab. „Es war keine Entscheidung, die innerhalb einer Woche gefallen ist, sondern wir haben wirklich lange eruiert“, sagt Litzenburger. Noch vor einigen Jahren sah Münch die Voraussetzungen für einen Wechsel nicht vollständig gegeben. Mit der Weiterentwicklung von RELion ONE änderte sich das.
Entscheidend ist für Münch vor allem die Verbindung der immobilienwirtschaftlichen Fachlichkeit von RELion mit der technologischen Basis von Microsoft Dynamics 365. „Man kann nicht von der Hand weisen, dass Dynamics mit Microsoft dahinter natürlich eine enorme Power hat“, so Litzenburger.
Damit eröffnen sich Möglichkeiten, die über die klassischen Funktionen eines ERP-Systems hinausgehen: „Der ausschlaggebende Punkt ist, dass wir KI- und Automatisierungslösungen wollen“, erklärt Litzenburger weiter. Zwar lassen sich solche Ansätze grundsätzlich auch in der bisherigen On-Premise-Landschaft umsetzen, aus Sicht des Unternehmens jedoch mit höherem Integrations- und Entwicklungsaufwand. Münch prüfte daher auch alternative KI-Lösungen und Möglichkeiten, die bestehende Infrastruktur entsprechend zu erweitern.
Letztlich überzeugte der Ansatz, diese technologischen Möglichkeiten direkt mit dem zentralen ERP zu verbinden, anstatt die bestehende Systemlandschaft um weitere Einzellösungen zu ergänzen. Mit RELion ONE sollen künftig ERP-Daten, Automatisierung, KI und Anwendungen aus dem Microsoft-Ökosystem enger zusammenspielen.
Vertraute RELion-Logik erleichtert den Wechsel
Der Wechsel zu einer neuen ERP-Generation ist für jedes Unternehmen bedeutendes Projekt. Gleichzeitig profitiert Münch davon, dass RELion im Unternehmen seit vielen Jahren etabliert ist. Denn auch wenn RELion ONE technologisch auf einer neuen Basis steht und sich die Benutzeroberfläche verändert, bleibt ein Teil der fachlichen Logik für die Anwenderinnen und Anwender vertraut.
„Es sieht zwar anders aus und vielleicht muss ich hier und da einen Klick anders setzen. Aber wenn ich als Buchhalter die Grundfunktion von RELion verstanden habe, funktioniert die Logik weiter“, beschreibt Litzenburger den Vorteil. „Wir werfen nicht alles um, sondern haben eine gewisse Vertrautheit“, führt er fort.
Begleitet wird die Umstellung durch Schulungen und erfahrene Ansprechpartner. Münch greift dabei auch auf Consultants zurück, die das Unternehmen und seine RELion-Nutzung bereits seit vielen Jahren kennen. Dieses gewachsene Know-how soll dabei helfen, die Migration nicht nur technisch, sondern vor allem aus Sicht der täglichen Prozesse erfolgreich umzusetzen.
Wie KI und Automatisierungen künftig den Arbeitsalltag entlasten sollen
Künstliche Intelligenz ist im Unternehmen bereits heute ein konkretes Thema. Microsoft Copilot wird unter anderem bei Recherche, organisatorischen Fragestellungen und der Bearbeitung von E-Mails und Dokumenten eingesetzt. Zusätzlich entwickelt Münch eigene Ansätze für KI-Agenten, beispielsweise für das interne Knowledge Center.
Künftig möchte das Unternehmen diese Möglichkeiten stärker mit den Daten und Prozessen des ERP-Systems verbinden. Besonders bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Analysen erkennt Dirk Hennies Potenzial. Können intelligente Assistenzsysteme künftig auf die relevante Datenbasis zugreifen, könnten Mitarbeitende beispielsweise bei Auswertungen, Abfragen oder Prüfungen gezielter unterstützt werden.
Entscheidend ist für Münch dabei der konkrete Nutzen: KI soll auf strukturierte Unternehmensdaten und etablierte Prozesse zugreifen und Mitarbeitende bei konkreten Aufgaben unterstützen. Dabei bleibt das Unternehmen bewusst pragmatisch. „KI ist nur so gut, wie man sie nutzt“, sagt Litzenburger. Nicht jede neue Anwendung müsse deshalb sofort eingeführt werden. Relevant sei vielmehr der konkrete Mehrwert im Arbeitsalltag.
Offene Systemlandschaft bleibt Teil der Strategie
So wichtig RELion als zentrale Plattform für Münch ist: Das Unternehmen verfolgt bewusst keine Strategie, bei der jede einzelne Anwendung zwingend aus einem System stammen muss. In verschiedenen Bereichen setzt Münch bereits auf spezialisierte Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben, unter anderem für Dokumentenmanagement und Rechnungsworkflows. RELion muss deshalb nicht jeden Prozess selbst abdecken. Entscheidend ist, dass spezialisierte Anwendungen sinnvoll angebunden werden und Daten zuverlässig ausgetauscht werden können.
„Schnittstellentechnologie und Datenübernahme funktioniert mit RELion sehr gut,“ sagt Dirk Hennies. Diese Offenheit soll auch mit RELion ONE erhalten bleiben. Die Dynamics-Basis bietet aus Sicht des Unternehmens zusätzliche Möglichkeiten, das ERP als zentrale fachliche Plattform in eine breitere Systemlandschaft einzubinden.
Der Maßstab für Erfolg: der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden
Was muss in zwei Jahren passiert sein, damit Münch die Entscheidung für RELion ONE als Erfolg bewertet? Sebastian Litzenburger formuliert klar: „Wenn die Mitarbeiter in zwei Jahren immer noch sagen, dass es eine gute Entscheidung war, dass wir den Wechsel gemacht haben. Das ist der Maßstab.“
Der Erfolg von RELion ONE wird sich vor allem darin zeigen, dass die tägliche Arbeit spürbar leichter, schneller und transparenter wird. Wenn Prozesse reibungsloser laufen, Informationen besser verfügbar sind und Mitarbeitende durch intelligente Unterstützung entlastet werden, hat der Wechsel sein Ziel erreicht. RELion ONE schafft dafür die Grundlage, indem es die bewährte fachliche Basis mit den Möglichkeiten von Cloud, Microsoft-Technologien, Automatisierung und KI verbindet und so neue Potenziale für die Weiterentwicklung der gesamten Organisation eröffnet.
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