WEG-Verwaltungssoftware: Alle Prozesse zentral steuern
Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlung, Zahlungsverkehr und laufende Eigentümeranfragen
WEG-Verwalter koordinieren viele sensible Prozesse gleichzeitig. Eine spezialisierte WEG-Verwaltungssoftware bündelt Daten, Aufgaben und Kommunikation in einem System, reduziert manuelle Übertragungen zwischen Tabellen, E-Mails, Ordnern und einzelnen Fachprogrammen und unterstützt Mitarbeitende zunehmend durch KI-gestützte Funktionen bei der täglichen Arbeit, etwa bei der Informationssuche, der Bearbeitung von Anfragen, der Dokumentation oder der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Funktionen eine WEG-Software abdecken sollte, wie sich unterschiedliche Lösungsansätze vergleichen lassen und welche Software zu Größe, Arbeitsweise und IT-Strategie Ihrer Verwaltung passt.
Expandierende Verwaltungen
Neue Mandate sollen übernommen werden, ohne dass Personalaufwand und Fehlerquellen proportional mitwachsen.
Verwaltungen mit Insellösungen
Buchhaltung, Dokumente, E-Mail, Tickets und Eigentümerversammlung liegen in getrennten Systemen. Daten müssen mehrfach gepflegt werden.
Hohes Kommunikationsaufkommen
Eigentümer erwarten schnelle Auskünfte, aktuelle Dokumente und einen nachvollziehbaren Status ihrer Anliegen.
Notwendiger Systemwechsel
Die bestehende Anwendung ist technisch überholt, schwer skalierbar oder passt nicht mehr zur gewünschten Cloud- und Integrationsstrategie.
Anwendungsbeispiel #1
Jahresabrechnung vorbereiten
Die Buchhaltung importiert Bankumsätze, ordnet Zahlungen regelbasiert zu und verknüpft Rechnungen mit Buchungen. Vor der Abrechnung prüft das Team offene Posten, Umlageschlüssel und Eigentümerwechsel. Die Jahresabrechnung entsteht auf Basis der laufend gepflegten Daten, statt am Jahresende aus mehreren Dateien zusammengesetzt zu werden.
Anwendungsbeispiel #2
Eigentümerversammlung durchführen
Der Verwalter übernimmt Eigentümer- und Stimmrechtsdaten, erstellt Einladung und Tagesordnung, verwaltet Vollmachten und dokumentiert Abstimmungsergebnisse. Beschlüsse und Protokoll werden anschließend der Gemeinschaft zugeordnet und den berechtigten Eigentümern bereitgestellt.
Praxisbeispiel:
In einer von Aareon veröffentlichten Kundenreferenz verwaltete Wohnfühl Immobilien rund 1.500 Einheiten und mehr als 50 Eigentümerversammlungen pro Jahr. Nach der Integration von Vulcavo in Karthago liefen 95 Prozent der Versammlungen über die Lösung; das Unternehmen bezifferte die Zeitersparnis auf drei Stunden je Versammlung. Das ist ein einzelnes Kundenergebnis und nicht ohne Weiteres auf andere Verwaltungen übertragbar.
Anwendungsbeispiel #3
Hausgeldrückstände bearbeiten
Offene Posten werden nach Objekt, Eigentümer und Fälligkeit ausgewertet. Das Team prüft Mahnsperren, startet den vorgesehenen Mahnlauf und dokumentiert die weitere Bearbeitung. Rückfragen lassen sich direkt aus Konto und Vorgang beantworten.
Anwendungsbeispiel #4
Schaden und Handwerkerauftrag steuern
Eine Schadensmeldung wird als Vorgang erfasst, dem Objekt und der Einheit zugeordnet und an die zuständige Person weitergeleitet. Angebote, Auftrag, Termine, Kommunikation und Rechnung bleiben miteinander verknüpft. Eigentümer erhalten bei Bedarf Statusinformationen über das Portal.
Anwendungsbeispiel #5
Eigentümerwechsel abbilden
Der bisherige Eigentümer wird mit Übergabedatum beendet, der neue Eigentümer mit den erforderlichen Stamm- und Abrechnungsdaten angelegt. Berechtigungen, Korrespondenz, Vorschüsse und spätere Abrechnung greifen auf dieselbe Änderungshistorie zu.
Anwendungsfall #6
KI unterstützt bei Informationssuche und Routineaufgaben
Eine Eigentümeranfrage geht ein oder für einen Vorgang werden kurzfristig Informationen benötigt. Statt mehrere Masken, Dokumente und E-Mails zu durchsuchen, fragt der Mitarbeiter die benötigten Daten direkt über die KI ab. Die Lösung führt beispielsweise Informationen zu offenen Posten, Verteilerschlüsseln, Ansprechpartnern oder Vertragsfristen zusammen und bereitet auf dieser Grundlage einen Antwortentwurf oder den nächsten Arbeitsschritt vor.
Auch bei der Rechnungsverarbeitung kann eine KI - wie beispielsweise KIAAN - unterstützen: Sie erkennt Rechnungsdaten, ordnet Lieferanten und Objekte zu, schlägt eine Kontierung vor und weist auf mögliche Dubletten oder unvollständige Angaben hin. Der zuständige Mitarbeiter prüft das Ergebnis und gibt den Vorgang frei.