Referenzbericht

„900 Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Jahr?“

Wie Marco Kletti und die Baugenossenschaft Dormagen mit Mareon ihre Instandhaltung neu organisieren und nahezu jeden zweiten Handwerkerauftrag ohne manuelle Beauftragung abwickeln.
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Marco Kletti kennt die Herausforderungen der Instandhaltung aus seinem Arbeitsalltag bei der Baugenossenschaft Dormagen. Tausende Reparaturaufträge müssen jedes Jahr organisiert, Handwerksbetriebe koordiniert und Rechnungen geprüft werden. Doch warum sollte die Verwaltung bei jeder kleineren Reparatur selbst dazwischengeschaltet sein?

Die Baugenossenschaft Dormagen geht deshalb einen anderen Weg: Mit Mareon und der Handwerkerselbstbeauftragung übernehmen ausgewählte Handwerksbetriebe einen großen Teil der Auftragsorganisation eigenständig. Rund 1.800 Aufträge wurden 2025 auf diesem Weg abgewickelt. Bei angenommenen 30 Minuten Koordinationsaufwand pro Auftrag entspricht das einem rechnerischen Entlastungspotenzial von bis zu 900 Stunden im Jahr.

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2.210 Wohneinheiten
343 Objekte
25 Mitarbeitende

„Wenn ich für jeden Auftrag erst den Mieter sprechen, den Auftrag anlegen und anschließend mit dem Handwerker koordinieren muss, bin ich schnell 20 Minuten beschäftigt. Bei der Menge an Aufträgen macht das einen enormen Unterschied.“

Marco Kletti, Baugenossenschaft Dormage

Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zeit für die Instandhaltung

„Wenn ich für jeden Auftrag erst den Mieter sprechen, den Auftrag anlegen und anschließend mit dem Handwerker koordinieren muss, bin ich schnell 20 Minuten beschäftigt. Bei der Menge an Aufträgen macht das einen enormen Unterschied.“

Mit Mareon hat die BGD ihre Auftrags- und Rechnungsprozesse digitalisiert. Heute sind 26 Handwerksbetriebe angebunden. Im Jahr 2025 wurden rund 3.700 Aufträge über Mareon erledigt. Durch die Integration in Wodis Yuneo bleiben sämtliche Vorgänge für die Mitarbeitenden in ihrer gewohnten ERP-Umgebung nachvollziehbar.

„Wir können in unserem System die Auftragshistorie der letzten zehn Jahre einsehen. So wissen wir genau, welcher Handwerker wann in einer Wohnung war und was gemacht wurde. Das ist für uns im Alltag enorm hilfreich.“

Marco Kletti, Baugenossenschaft Dormage

Herausforderung:
Wenn kleine Reparaturen viel Zeit kosten

Eine defekte Armatur oder eine kaputte Toilettenspülung ist oft schnell repariert. Die Organisation verursacht dagegen erheblichen Aufwand: Mieteranrufe entgegennehmen, Aufträge erstellen, Handwerker kontaktieren und Termine abstimmen.

Die BGD wollte diese Koordinationsarbeit reduzieren und gleichzeitig einen unkomplizierten Reparaturservice für ihre Mieter ermöglichen.

Die Lösung:
Handwerker beauftragen sich selbst

Seit 2017 nutzt die BGD die Handwerkerselbstbeauftragung. Dabei melden Mieter kleinere Schäden direkt bei ausgewählten Vertragshandwerkern. Diese erstellen innerhalb vereinbarter Grenzen eigenständig Aufträge über Mareon und koordinieren die Reparatur. Im Folgenden wird dieses Verfahren als Selbstbeauftragung bezeichnet.

Über eine zentrale Telefonnummer werden die Mieter automatisch an einen zuständigen Handwerksbetrieb weitergeleitet. Dieser nimmt den Schaden auf, erstellt den Auftrag und vereinbart direkt einen Termin. Die Verwaltung wird erst bei Rückfragen, größeren Schäden oder zur Rechnungsprüfung eingebunden.

Sechs ausgewählte Partnerbetriebe beteiligen sich an der Selbstbeauftragung. Eine Auftragsgrenze von 500 Euro brutto stellt sicher, dass größere Maßnahmen weiterhin durch die BGD gesteuert werden.

„Für unsere Mieter ist der direkte Kontakt zum Handwerker ein großer Vorteil. Sie können ihr Problem unmittelbar schildern und direkt einen Termin vereinbaren, ohne mehrfach bei uns nachfragen zu müssen.“

Marco Kletti, Baugenossenschaft Dormage

Wirkung: Bis zu 900 Stunden Entlastungspotenzial im Jahr

2025 wurden rund 1.800 von 3.700 Mareon-Aufträgen über die Selbstbeauftragung abgewickelt. Das entspricht nahezu jedem zweiten Auftrag.

Bei angenommenen 30 Minuten Koordinationsaufwand je Auftrag ergibt sich daraus ein rechnerisches Potenzial von 900 Stunden jährlich – rund 17 Stunden pro Woche. Selbst bei den von Marco Kletti im Interview geschätzten 20 Minuten wären es noch 600 Stunden.

Die Selbstbeauftragung entlastet nicht nur die Mitarbeitenden. Mieter profitieren von kurzen Kommunikationswegen, während die Handwerksbetriebe eine verlässliche Auftragsbasis erhalten. Zusätzliche Effizienz entsteht durch die digitale Dokumentation und Rechnungsbearbeitung mit Mareon.

 

„Wenn ich für jeden Auftrag erst den Mieter sprechen, den Auftrag anlegen und anschließend mit dem Handwerker koordinieren muss, bin ich schnell 20 Minuten beschäftigt. Bei der Menge an Aufträgen macht das einen enormen Unterschied.“

Marco Kletti, Baugenossenschaft Dormagen

Wirkung: Bis zu 900 Stunden Entlastungspotenzial im Jahr

 

Für die BGD ist die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit ihren Handwerksbetrieben entscheidend. Klare Budgetgrenzen und digitale Prozesse ermöglichen eigenständiges Handeln, ohne die wirtschaftliche Kontrolle aufzugeben. Auch Herausforderungen wie Gewährleistungsfälle oder Doppelbeauftragungen werden dabei bewusst berücksichtigt.

Das Beispiel Dormagen zeigt: Mareon vereinfacht nicht nur die Auftrags- und Rechnungsabwicklung. In Verbindung mit der Selbstbeauftragung können Wohnungsunternehmen ganze Koordinationsschritte vermeiden und wertvolle Arbeitszeit zurückgewinnen.

 

„Wenn man ein partnerschaftliches und ehrliches Verhältnis zu seinen Handwerkern hat und auf einer Vertrauensbasis zusammenarbeitet, sehe ich eigentlich nichts, was dagegen spricht.“

Marco Kletti, Baugenossenschaft Dormagen

BaugenossenschaftDormagen-Campus-Weilerstrasse

Quelle: Baugenossenschaft Dormagen

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