900 Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Jahr?

Marco Kletti kennt die Herausforderungen der Instandhaltung aus seinem Arbeitsalltag bei der Baugenossenschaft Dormagen eG. Tausende Reparaturaufträge müssen jedes Jahr organisiert, Handwerksbetriebe koordiniert und Rechnungen geprüft werden. Doch warum sollte die Verwaltung bei jeder kleineren Reparatur selbst dazwischengeschaltet sein?

Die Baugenossenschaft Dormagen eG nutzt Mareon für die digitale Auftrags- und Rechnungsabwicklung und geht mit der Handwerkerselbstbeauftragung noch einen Schritt weiter: Rund 1.800 Aufträge wurden 2025 eigenständig durch ausgewählte Handwerksbetriebe angelegt. Daraus ergibt sich ein rechnerisches Entlastungspotenzial von bis zu 900 Stunden im Jahr.

Herausforderung:
Wenn kleine Reparaturen viel Zeit kosten

Eine defekte Armatur oder eine kaputte Toilettenspülung ist oft schnell repariert. Die Organisation verursacht dagegen erheblichen Aufwand: Mieteranrufe entgegennehmen, Aufträge erstellen, Handwerker kontaktieren und Termine abstimmen.

Die BGD wollte diese Koordinationsarbeit weiter reduzieren und gleichzeitig einen unkomplizierten Reparaturservice für ihre Mieter ermöglichen.

Die Lösung:
Handwerker beauftragen sich selbst

Seit 2017 nutzt die BGD die Handwerkerselbstbeauftragung als zusätzliche Möglichkeit innerhalb von Mareon. Dabei melden Mieter kleinere Schäden direkt bei ausgewählten Vertragshandwerkern. Diese erstellen innerhalb vereinbarter Grenzen eigenständig Aufträge über Mareon und koordinieren die Reparatur. Im Folgenden wird dieses Verfahren als Selbstbeauftragung bezeichnet.

Über eine zentrale Telefonnummer werden die Mieter automatisch an einen zuständigen Handwerksbetrieb weitergeleitet. Dieser nimmt den Schaden auf, erstellt den Auftrag und vereinbart direkt einen Termin. Die Verwaltung wird bei Rückfragen, größeren Schäden oder zur Rechnungsprüfung eingebunden.

Sechs ausgewählte Partnerbetriebe beteiligen sich an der Selbstbeauftragung. Eine Auftragsgrenze von 500 Euro brutto sorgt dafür, dass größere Maßnahmen weiterhin durch die BGD gesteuert werden.

2025 wurden rund 1.800 von 3.700 Mareon-Aufträgen über die Selbstbeauftragung abgewickelt. Das entspricht nahezu jedem zweiten Auftrag.

Bei angenommenen 30 Minuten Koordinationsaufwand je Auftrag ergibt sich daraus ein rechnerisches Potenzial von 900 Stunden jährlich – rund 17 Stunden pro Woche. Selbst bei den von Marco Kletti geschätzten 20 Minuten wären es noch 600 Stunden. 

Zusätzliche Effizienzpotenziale entstehen durch die digitale Dokumentation, die ERP-Integration und die Rechnungsbearbeitung mit Mareon – unabhängig davon, ob Aufträge durch die Verwaltung oder die Handwerksbetriebe erstellt werden.

Für die BGD ist die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit ihren Handwerksbetrieben entscheidend. Klare Budgetgrenzen und digitale Prozesse ermöglichen eigenständiges Handeln, ohne die wirtschaftliche Kontrolle aufzugeben. Herausforderungen wie Gewährleistungsfälle, Mieterverschulden oder Doppelbeauftragungen werden dabei bewusst berücksichtigt.

Die Erfahrungen aus Dormagen zeigen, welches Potenzial die Selbstbeauftragung bei geeigneten Rahmenbedingungen bietet. Sie ist jedoch nur eine von mehreren Möglichkeiten, Mareon einzusetzen. Auch bei klassischer Beauftragung durch das Wohnungsunternehmen sorgt die Plattform für transparente Abläufe und eine effizientere Zusammenarbeit mit Handwerksbetrieben.