Wohnungshelden: „Meine rechte Hand in der Vermietung“

Mit klarem Anspruch: fair, digital und zukunftsorientiert

Als Frau Mai den Bereich übernahm, war der Vermietungsprozess stark manuell geprägt: E-Mails, Excel-Listen, Copy-Paste. Das bedeutete vor allem eines: hoher Aufwand und wenig Übersicht. Anfragen mussten sortiert, gepflegt und nachverfolgt werden – was den Prozess zeitintensiv und wenig transparent machte.

Mit Wohnungshelden hat sich das grundlegend verändert. Alle Daten liegen zentral vor, Interessenten erfassen sich selbst und Prozesse sind klar strukturiert.

Schnell gestartet, direkt produktiv

Die Einführung verlief dabei pragmatisch: Das Team arbeitete bereits mit dem System, bevor die eigentliche Schulung stattfand. Statt langer Projektphasen stand schnell der operative Nutzen im Vordergrund – ein entscheidender Vorteil, gerade für kleinere Teams. „Wir fanden es so gut, dass wir schon vor der Schulung damit gearbeitet haben“. so Jennifer Mai.

25 Stunden Aufwand – heute deutlich reduziert

Der größte Effekt zeigt sich im Alltag: Zuvor fielen im Vermietungsbereich rund 25 Stunden Aufwand pro Woche an. Heute wird der Großteil der Aufgaben von Frau Mai übernommen – mit deutlich geringerem Zeitaufwand.

Viele Anfragen, noch mehr Aufwand – oder eben nicht

Die Genossenschaft arbeitet in einem nachfragestarken Markt. Leerstand ist selten – dafür ist die Zahl der Anfragen hoch. Und genau das war früher das Problem: Viele Anfragen bedeuteten viel manuelle Arbeit. Heute werden Anfragen strukturiert verarbeitet, Rückmeldungen automatisch sichtbar und Prozesse laufen im Hintergrund.

Termine im Griff

Auch die Terminplanung hat sich deutlich verändert. Besichtigungen und Terminänderungen lassen sich heute einfacher koordinieren und transparent nachvollziehen. Das reduziert Abstimmungsaufwand – intern wie extern.

Ein zentraler Vorteil für die Regensburger ist die geringere Fehleranfälligkeit. Da Daten nur einmal gepflegt werden müssen, entfallen die manuelle Übertragung sowie die doppelte Datenpflege. Dadurch sinkt das Risiko von Eingabe- und Übertragungsfehlern deutlich.

Früher bedeutete jeder Schritt im Prozess auch eine potenzielle Fehlerquelle – Daten wurden aus E-Mails übernommen, in Listen eingetragen und mehrfach angepasst. Heute arbeiten alle mit denselben, zentral gepflegten Informationen. Daten werden einmal erfasst und bleiben konsistent im gesamten Prozess.

Das sorgt nicht nur für weniger Nacharbeit, sondern auch für mehr Sicherheit im Alltag. Entscheidungen können schneller getroffen werden, weil die Grundlage stimmt – und die Kommunikation mit Interessenten wird verlässlicher. "Das Ganze ist heute deutlich weniger fehleranfällig“ so Jennifer Mai.

Wohnungshelden ist Ihre rechte Hand.

Der Wendepunkt kam mit einer organisatorischen Neuausrichtung der Vermietung. Nach dem Ausscheiden einer Kollegin stellte sich die Frage, ob die Position neu besetzt oder die Aufgaben intern neu verteilt werden sollten. Jennifer Mai signalisierte ihre Bereitschaft, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen – verbunden mit dem Wunsch nach einer strukturellen Unterstützung durch Wohnungshelden.
„In dieser Konstellation war für mich klar, dass Wohnungshelden die passende Grundlage bietet“, so Jennifer Mai.