Kölner Wohnungs­ge­nossen­schaft eG

Mit klarem Anspruch: fair, digital und zukunftsorientiert

Die Kölner Wohnungsgenossenschaft eG ist eine traditionsreiche, aber zugleich zukunftsorientierte Genossenschaft im Ballungsraum Köln. Sie wächst stetig – im Bestand, in der Bautätigkeit und im Team. Damit steigen auch die Anforderungen an die internen Abläufe: mehr Wohnungswechsel, mehr Gesuche und mehr Bedarf an interner Übersicht sowie Transparenz.

Ihr Anspruch geht über reine Wohnraumversorgung hinaus: Ziel ist es, als modernes, dynamisches Unternehmen wahrgenommen zu werden – und gleichzeitig den Bedürfnissen ihrer Mitglieder gerecht zu werden – etwa durch gezielte Wohnungsvergabe, planbare Umzüge oder eine bedarfsorientierte Neubauplanung.

„Unser Ziel ist es, Mitgliedern ein verlässlicher, aber auch zeitgemäßer Partner zu sein – transparent, modern und zugewandt.“

Mattia Löffeler, Abteilungsleiterin Vermietung

Steigende Anforderungen fordern zeitgemäße Prozesse

Mit rund 175 aktiven Gesuchen im System, wachsendem Bestand und zunehmender Neubautätigkeit stieß das bisherige Vermietungsmanagement an seine Grenzen. Die Prozesse liefen teilweise papierbasiert und wenig transparent – für die Mitglieder ebenso wie intern. Informationen lagen dezentral vor, Übergaben im Team waren fehleranfällig, und bei Krankheit oder Urlaub fehlte oft eine lückenlose Übersicht.

„Gerade in Vertretungssituationen war es schwierig, den vollständigen Überblick zu einzelnen Vermietungsprozessen zu behalten. Wenn Unterlagen im Schrank des Kollegen lagen, musste man lange suchen – das hat uns viel Zeit gekostet.“

Mattia Löffeler, Abteilungsleiterin Vermietung

Dabei war klar: Wer als Genossenschaft überzeugen will, muss gezielt, fair und nachvollziehbar vergeben – und erkennen, was wirklich gebraucht wird. Die Lösung musste nicht nur die Kommunikation mit den Mitgliedern verbessern, sondern auch die Zusammenarbeit im Team deutlich erleichtern.

„Wir wollten weg von Zettelwirtschaft und Aktenordnern – hin zu einer Lösung, die zu unserem Anspruch als moderne Genossenschaft passt.“

Mattia Löffeler, Abteilungsleiterin Vermietung

Die Entscheidung für wohnungshelden

„Die Kölner“ entschieden sich für den Einsatz der digitalen Lösung von wohnungshelden – nach einem kurzen Auswahlprozess, bei dem sich die Software durch genossenschaftsnahe Logik und gute Schnittstellenkompatibilität durchsetzte.

„Wir konnten erstmals schwarz auf weiß sehen, was wirklich gesucht wird. Vor der Einführung von wohnungshelden war das viel Gefühl – heute sind es klare Zahlen.“

Mattia Löffeler, Abteilungsleiterin Vermietung

Digitale Abläufe – nachvollziehbar und wirksam

Besonders im Fokus: Transparenz, Automatisierung und Übersichtlichkeit. Die interne Warteliste wurde durch eine digitale Gesuchskartei ersetzt. Freie Wohnungen werden frühzeitig angezeigt, Exposés schneller erstellt und automatisch mit passenden Interessierten abgeglichen. Besonders wichtig für die Abteilungsleitung: das Dashboard mit allen Kennzahlen zum Bedarf – ein Steuerungsinstrument, das inzwischen auch in die Bauplanung einfließt.