WBG NEUES BERLIN eG

Herausforderung: viele Informationen, viele Systeme, hoher Anspruch an Service

Wenn Mitglieder Wohnraum suchen, brauchen sie schnelle und verlässliche Informationen. Gleichzeitig ist der Anspruch von NEUES BERLIN klar: Keine Frage soll unbeantwortet bleiben. Genau das wird schwierig, wenn Informationen in verschiedenen Systemen liegen und Mitarbeitende sich im Alltag durch mehrere Anwendungen klicken müssen.

Gerade bei einer Genossenschaft mit 5.101 Wohnungen und weit über 7.000 Berlinern ist der Bedarf an Wohnraum hoch. Mitglieder warten auf passende Angebote, möchten Besichtigungstermine schnell wahrnehmen und erwarten eine klare Kommunikation zum weiteren Ablauf.

Lösung: Wohnungshelden bündelt den Vermietungsprozess in einem System

Mit Wohnungshelden hat NEUES BERLIN den Prozess rund um Wohnungsgesuche, Angebote, Termine und Selbstauskünfte digitalisiert. Statt zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln, können die Mitarbeitenden zentrale Schritte gebündelt bearbeiten.

Der große Mehrwert liegt im durchgängigen Prozess: Mitglieder können eigenständig Wohnungsgesuche anlegen, Daten pflegen, Änderungen vornehmen und passende Angebote erhalten. Mitarbeitende haben gleichzeitig mehr Übersicht und können schneller reagieren.

Self-Service für Mitglieder

Mitglieder können Wohnungsgesuche eigenständig anlegen, bearbeiten und jederzeit einsehen.

Digitales Matching

Wird passender Wohnraum frei, können Mitglieder gezielt informiert werden – vergleichbar mit einem Matching zwischen Gesuch und Angebot.

Effiziente Termine

Interessenten müssen nicht mehr einzeln informiert werden. Alle relevanten Personen können ausgewählt und gleichzeitig benachrichtigt werden.

Automatisierte Kommunikation

Nach einer Besichtigung erhalten Interessenten automatisiert die freiwillige Mieterselbstauskunft per E-Mail – direkt im nächsten Prozessschritt.

Besonders stark: automatisierte nächste Schritte nach der Besichtigung

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis zeigt den Nutzen besonders gut: Während Interessenten noch in der Wohnung stehen, läuft im Hintergrund bereits der nächste Prozessschritt. Die freiwillige Mieterselbstauskunft wird automatisch per E-Mail versendet. Wenn Rückfragen zum weiteren Ablauf kommen, können Mitarbeitende direkt auf die bereits ausgelöste Kommunikation verweisen.

Wirkung: mehr Übersicht, mehr Tempo, mehr Servicequalität

Wohnungshelden hilft NEUES BERLIN, den hohen Anspruch an Service und Verlässlichkeit im Vermietungsprozess besser einzulösen. Mitglieder erhalten schneller Informationen, können selbst aktiv werden und werden gezielter durch den Prozess geführt.

Für die Mitarbeitenden entsteht vor allem Entlastung: weniger manuelle Informationssuche, weniger Einzelnachrichten, weniger Medienbrüche. Stattdessen gibt es einen digitalen Prozess, der Gesuche, Angebote, Termine und Folgeaktivitäten miteinander verbindet.

Fazit: mutig ausprobieren – und Prozesse spürbar verbessern

Für NEUES BERLIN war entscheidend, dass Wohnungshelden nicht nur technisch funktioniert, sondern sich auch für die Mitarbeitenden und Mitglieder stimmig anfühlt. Die Lösung ist einsatzbereit, lässt sich aber zugleich individuell an die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Die Empfehlung aus der Praxis ist klar: mutig sein, ausprobieren und die eigenen Prozesse konsequent weiterentwickeln.